Les documents à remettre au salarié à la fin de son contrat

On peut citer le certificat de travail (article L1234-19 du code du travail), le reçu pour solde de tout compte (article L1234-20 du code du travail) mais aussi l’attestation Pôle emploi (article R1234-9 du code du travail).

Nous allons tenter de répondre ci-dessous aux principales questions que vous pouvez vous poser concernant ces documents : Quand remettre le certificat de travail au salarié ? Quelles sont ses mentions obligatoires ? Peut-on contester le reçu pour solde de tout compte ? A quoi sert l’attestation Pôle emploi ? Comment se la procurer ? Quelles sanctions en cas de non remise ou de remise tardive, etc.

Le certificat de travail

Quelles sont les mentions du certificat de travail ?

Le certificat de travail doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• le nom du salarié ;
• le nom de l’entreprise ;
• la date d’entrée du salarié dans l’entreprise quels qu’aient pu être les changements de services, d’établissement ou de forme juridique de l’entreprise (période de stage rémunérée ou période d’essai incluse) ;
• la date de sortie du salarié de l’entreprise, cette date correspondant à la fin du préavis effectué ou non ;
• la nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste) ainsi que les périodes correspondantes.

Le certificat de travail doit également mentionner le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance (risques décès, incapacité de travail, invalidité) pendant toute la période de chômage si le salarié en bénéficiait.

Bon à savoir. Depuis la disparition du droit individuel à la formation (DIF) le 1er janvier 2015, il n’est plus nécessaire de mentionner les éléments suivants sur le certificat de travail :

• le solde du nombre d’heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées, ainsi que la somme correspondant à ce solde ;
• les coordonnées de l’OPCA compétent pour financer le DIF.

Ces mentions n’ont d’ailleurs pas été remplacées par des mentions relatives au compte personnel de formation (CPF).

Toute autre mention est facultative et nécessite l’accord des deux parties (par exemple, une mention relative à la qualité de travail du salarié). Toutefois, il est interdit d’insérer une indication que serait diffamatoire, discriminatoire ou préjudiciable au salarié.

Enfin, n’oubliez pas que le certificat de travail doit être daté et signé par l’employeur.

Quand le certificat de travail doit-il être délivré ?

C’est l’employeur qui doit établir le certificat de travail à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non.

L’employeur peut décider soit de le tenir à la disposition du salarié dans l’entreprise, soit de lui remettre avec le dernier bulletin de salaire.

Bon à savoir. Si la rupture du contrat de travail est la conséquence du décès du salarié, l’employeur devra alors délivrer le certificat de travail aux ayants droit.

Sous quelle forme rédiger le certificat de travail ?

Il n’existe pas de règle spécifique concernant la rédaction du certificat de travail. Il est donc possible de l’établir simplement sur papier libre. Il est toutefois recommandé d’imprimer le certificat de travail sur un papier à en-tête de l’entreprise comportant le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur.

Quelles sont les sanctions en cas de non-délivrance du certificat de travail par l’employeur ?

Si l’employeur ne délivre pas le certificat de travail au salarié, il peut alors être condamné par le tribunal de police à une contravention de 4^e classe. Cette contravention correspond à une amende de 750 € maximum (article R.1238-3 du code du travail).

Par ailleurs, l’employeur peut être tenu de verser au salarié des dommages-intérêts. Dans un arrêt du 13 avril 2016, la Cour de cassation précise que le salarié souhaitant être indemnisé par son ex-employeur en raison de la remise tardive de son certificat de travail (et de ses bulletins de paie) doit donc prouver que ce retard lui a causé un préjudice.

Le reçu pour solde de tout compte

Quelles sont les mentions du reçu pour solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées au salarié, par chèque ou par virement, lors de la rupture du contrat de travail.

Il peut s’agir des sommes suivantes :

• l’indemnité de rupture,
• la rémunération correspondante au mois en cours,
• l’indemnité compensatrice de congés payé,
• l’indemnité compensatrice de préavis,
• le prorata d’une prime de treizième mois,

En principe, les droits futurs, c’est-à-dire les droits dont les montants ne sont pas encore connus ne doivent pas y figurer. Par exemple, la prime d’intéressement ne pouvant être fixée qu’à l’issue de l’exercice social.

Bon à savoir. Le Code du travail n’exige pas que le solde de tout compte mentionne le délai dont dispose le salarié pour dénoncer ce document. La Cour de cassation a récemment confirmé que le délai de dénonciation ne constitue pas une mention obligatoire (Cass. soc. 4-11-2015 n° 14-10.657).

Le reçu pour solde de tout compte doit être établi en double exemplaire. L’un est conservé par l’employeur, l’autre est remis au salarié avec le dernier bulletin de salaire.

Le reçu doit être obligatoirement daté lors de sa remise au salarié, après la rupture du contrat.

Le salarié est-il obligé d’accepter le reçu pour solde de tout compte ?

Le salarié est libre de signer ou non le reçu pour solde de tout compte. En aucun cas, l’employeur ne peut se prévaloir d’un éventuel refus de signature par le salarié pour ne pas verser les sommes dues au salarié.

Si le salarié refuse de signer le reçu pour solde de tout compte

Dans ce cas, le reçu pour solde de tout compte a la simple valeur d’un reçu. Le salarié peut alors contester les sommes dans un délai de 3 ans. Il s’agit ici du délai légal de prescription pour les rappels de salaires.

En pratique, si le salarié refuse de signer le reçu pour solde de tout compte, il est conseillé à l’employeur de prouver la délivrance du reçu pour solde de tout compte (par exemple, un accusé de réception, une décharge, etc.).

Si le salarié accepte de signer le reçu pour solde de tout compte

Si le salarié accepte de signer le reçu sans réserve, il dispose alors d’un délai de 6 mois suivant cette signature pour dénoncer les sommes qui y sont indiquées (article L1234-20 du code du travail). Cette dénonciation s’effectue par lettre recommandée mais la loi n’exige pas d’accusé de réception (article D1234-8 du code du travail). Passé ce délai de 6 mois sans contestation, le reçu devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont mentionnées.

Sachez que si le reçu pour solde de tout compte est signé mais avec mention de réserves, il est alors privé d’effet libératoire. Toutefois, si les réserves portent sur une somme précise, le reçu conserve un effet libératoire à l’égard des autres sommes.

Bon à savoir. L’employeur qui aurait versé, au moment du départ du salarié, une somme supérieure au montant réellement dû, dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer les sommes versées en trop.

L’attestation Pôle emploi

A quoi sert l’attestation Pôle emploi ?

L’attestation Pôle emploi est indispensable au demandeur d’emploi afin que celui-ci puisse faire valoir ses droits à l’allocation chômage. L’employeur doit délivrer ce document quel que soit le motif de la rupture du contrat de travail, la nature ou la durée du contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc).

Notons que la délivrance de ce document est systématique, peu importe que le salarié ait ou non droit aux allocations chômage.

Quelles sont les mentions obligatoires de l’attestation Pôle emploi ?

L’attestation Pôle emploi doit impérativement préciser les mentions suivantes :

• l’identité et la qualification du salarié ;
• le motif de la rupture du contrat de travail ;
• la durée de l’emploi ;
• le montant des rémunérations des 12 derniers mois (les salaires, les primes, les indemnités, le montant du solde de tout compte)

Attention ! En cas de fausse indication le salarié peut prétendre au bénéfice de dommages et intérêts. Il en est notamment ainsi lorsque l’employeur inscrit un motif inexact de rupture du contrat de travail.

Comment établir l’attestation Pôle emploi ?

L’attestation Pôle emploi doit être établie par l’employeur.

Ce document est remis au salarié, en même temps que le dernier bulletin de paie, à la date de rupture du contrat de travail. L’employeur doit aussi en remettre un exemplaire à Pôle emploi. Les modalités de cette remise dépendent du nombre de salariés dans l’entreprise.

Bon à savoir. Le nombre de salariés se calcule au 31 décembre précédant la fin du contrat ou à la date de création d’une nouvelle entreprise.

Dans toute entreprise jusqu’à 9 salariés, l’employeur peut remettre l’attestation Pôle emploi par courrier à l’agence Pôle emploi dont il dépend, ou la transmettre en ligne. Si l’employeur remet l’attestation Pôle emploi par courrier, elle doit être envoyée à l’adresse suivante :

Centre de traitement – BP 80069 – 77213 Avon cedex

Au contraire, dans toute entreprise à partir de 10 salariés, l’attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l’espace « Employeur ». L’établissement de l’attestation en ligne entraîne logiquement sa transmission automatique à Pôle emploi.

Quelles sont les sanctions en cas de non-délivrance de l’attestation Pôle emploi?

Si l’employeur ne délivre pas l’attestation Pôle emploi, il peut alors être condamné par le tribunal de police à une contravention de 5^e classe. Cette contravention correspond à une amende de 1500 € maximum (3000 euros en cas de récidive) (article R.1238-7 du code du travail).

Par ailleurs, l’employeur peut être tenu de verser au salarié des dommages et intérêts.

Les juges considèrent toujours que le défaut de remise ou la remise tardive de l’attestation pôle emploi causent nécessairement un préjudice au salarié sans avoir à justifier d’un quelconque préjudice (et ce, même si le salarié a pu faire valoir ses droits au chômage malgré le manquement de son ex-employeur) (Cass. soc. 9 avril 2008).

Gwendoline Aubourg

Juriste, diplômée en droit social de la Faculté des sciences juridiques, politiques et sociales de Lille, rédactrice RH et auteure de nombreux ouvrages sur les thèmes du droit du travail et des droits du consommateurs.

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