Absentéisme : comment calculer son coût réel ?

 Article mis à jour le 16 mars 2021 

Compte tenu de sa complexité, le coût de l’absentéisme est généralement peu connu des DRH. Nous tentons dans cet article d’apporter plusieurs réponses à cette évaluation.

Le calcul du taux d’absentéisme

La formule du taux d’absentéisme

La formule du taux d’absentéisme généralement admise est la suivante :

(Nombre d’heures d’absences de la période / Nombre d’heures de travail en théorie sur la période) x 100

Les périodes retenues sont généralement le mois et l’année.

Exemple : pour une entreprise de 15 salariés, travaillant tous à temps complet (7 heures par jour), on dénombre au cours du 1er mois de l’année, 6 journées d’absence.

Le temps d’absence est donc de 7 heures x 6 jours d’absence = 42 heures.

Le temps de présence théorique est de 22 jours (nombre de jours travaillés en moyenne) x 7 heures x 15 salariés = 2.310 heures

Taux d’absentéisme = (42 / 2.310) x 100 = 1,82%.

Les absences à prendre en compte

Si la formule de calcul est relativement commune à toutes les entreprises, les comparaisons entre entreprises sont dans les faits plus complexes car les types d’absences prises en compte peuvent être différents d’une entité à une autre.

Il est ainsi d’usage d’exclure les absences qui peuvent être programmées comme les congés syndicaux ou pour formation, les congés payés, les congés maternité et paternité.

En revanche, on intégrera dans la formule les absences sur lesquelles l’entreprise peut agir :

• les accidents de travail, de trajet et les maladies professionnelles
• les absences injustifiées ou mal motivées
• les congés enfants malades ou autres événements familiaux.

Il est également possible de prendre en compte les absences pour maladie ordinaires. Les grèves sont en revanche exclues du calcul.

Absentéisme : les autres indicateurs à suivre

Le taux d’absentéisme doit ensuite être décrypté et décomposé par type d’absence. L’article R2323-17 du code du travail  oblige ainsi dans le cadre du bilan social, à préciser les données suivantes :

• Le nombre de journées théoriques travaillées
• Le nombre de journées d’absence (hors conflits sociaux)
• Le nombre de journées d’absence pour maladie
• La répartition des absences pour maladie selon leur durée
• Le nombre de journées d’absence pour accidents du travail et de trajet ou maladies professionnelles
• Le nombre de journées d’absence pour maternité
• Le nombre de journées d’absence pour congés autorisés (événements familiaux, congés spéciaux pour les femmes…)
• Le nombre de journées d’absence imputables à d’autres causes.

Il est également nécessaire de suivre la durée moyenne de ces absences et le nombre d’absences courtes (jusqu’à 3 jours).

Selon les activités, il peut être nécessaire de corriger les données en fonction de la saisonnalité. Tous ces calculs peuvent être réalisés par groupe de salariés ou par zone d’implantation géographique.

Les principaux chiffres au niveau national

Selon AG2R La Mondiale, le taux d’absentéisme s’élèverait à 6,87% en 2020 contre 5,54% en 2019.

La durée moyenne d’absence s’élève à 25,1 jours par an en 2020.

Cette étude offre en outre quelques chiffres intéressants :

• 41% des salariés sont absents au moins une fois dans l’année (chiffre stable).
• 25% des salariés interrogés déclarent s’être absentés en 2020 pour un arrêt lié à la Covid-19.

La crise sanitaire, et le développement forcé du télétravail ont constitué un accélarateur des dégradations sur les postes de travail, et notamment pour les non-cadres.

Selon l’étude, 20% des salaries déclarent ressentir une dégradation de leur santé physique et 35% de leur santé psychologique. 45% des salaries souhaitent changer de poste ou d’entreprise.

Les coûts directs de l’absentéisme

L’évaluation du coût des arrêts de travail est complexe car il prend en compte de nombreuses variables : niveau de rémunération, accord collectif (prise en charge ou non du délai de carence en cas d’absence maladie), du remplacement ou non de l’absent et des modalités retenues pour le remplacement (heures supplémentaires, CDD, intérim, etc.).

Les coûts directs sont les plus simples à évaluer. Ils comprennent principalement le montant des salaires bruts et des cotisations sociales correspondant à la période d’absence du salarié concerné : il faut prendre ainsi en compte le complément patronal pendant l’absence du salarié par rapport aux indemnités journalières de sécurité sociale et le maintien du salaire pendant le délai de carence. Ce coût dépend fortement de la politique RH de l’entreprise et de la convention collective notamment pour le maintien de salaire ou non pendant le délai de carence en cas de maladie pour les salariés dont l’ancienneté est inférieure à 1 an. Pour cette évaluation, il est fréquent, à titre de simplification d’utiliser un salaire moyen journalier (éventuellement décomposé par niveau hiérarchique).

Ce coût est considéré comme celui d’une dépense inutile. En outre, il faut tenir compte du manque à gagner pour l’entreprise, en termes de marge. Chaque salarié participe en effet à la création de la valeur ajoutée de l’entreprise. Il faut donc intégrer au coût direct de l’absentéisme, l’absence de contribution à la valeur ajoutée de ce salarié pendant sa période d’absence.

Le plus simple est de retenir une contribution moyenne en utilisant le ratio : valeur ajoutée N-1 / Effectif moyen N-1. Il faut ensuite proratiser ce montant en fonction de la durée de l’absence.

Selon l’institut Alma Consulting Group, le coût direct de l’absentéisme, en prenant en compte la valeur ajoutée s’élèverait 45 milliards € pour les entreprises françaises soit 5,8% de leur masse salariale.

Les coûts indirects de l’absentéisme

Le coût de l’absentéisme ne s’arrête pas aux coûts directs. De nombreux coûts indirects et coûts cachés viennent gonfler le coût de l’absentéisme :

1) Le coût de remplacement : il dépend d’abord de la politique de remplacement de l’entreprise. Est-ce que le salarié absent est remplacé ? Par un CDD, un intérimaire ? Ou est-ce que son travail est réparti sur les autres salariés (heures supplémentaires) ? La seconde solution est souvent moins coûteuse à court terme mais présente un impact négatif sur le climat social.

2) Le coût de gestion : la gestion des absences prend du temps pour les services ressources humaines (temps perdu pour sélectionner et recruter un CDD ou un intérimaire, réalisation du bulletin de paye plus long).

3) Les coûts liés aux dysfonctionnements organisationnels : l’absence occasionne des dysfonctionnements dans le service où travaille le salarié en question. Il faudra dans un premier temps réaffecter les tâches de l’absent entre ses collègues (coût des éventuelles heures supplémentaires), et/ou former son remplaçant.

4) Les coûts d’improductivité : Les personnes remplaçant le salarié absent (collègue, CDD, intérimaire, etc.) devront être formées sur le poste et seront très probablement au début beaucoup moins performantes que la personne remplacée.

 5) Les coûts sociaux : Le surcoût de gestion pour les services ressources humaines et pour le service dans lequel travaille le salarié risque de détériorer le climat social compte tenu de l’augmentation de la charge de travail pour les salariés présents. Cette démotivation peut aboutir à une moindre productivité, un risque accru d’accidents du travail et de l’absentéisme…

6) Les coûts d’image : Compte tenu du risque d’improductivité et social, la qualité du travail réalisé risque d’être moins bonne. Des retards de livraison peuvent également arriver, entraînant ainsi l’insatisfaction des clients.

Toujours selon Alma Consulting group,  en ajoutant les coûts indirects, le coût de l’absentéisme atteindrait au final 60 milliards € en France (45 milliards avec seulement les coûts directs).

Mais cette position est contestée par d’autres organismes comme Malakoff Médéric qui estime que les coûts indirects représentent entre 2 et 4 fois le montant des coûts directs.

A titre de simplification, on retient souvent l’idée selon laquelle un point d’absentéisme coûterait un point de masse salariale (en tenant compte des coûts directs et indirects de l’absentéisme. Evidemment, cette évaluation « à la louche » n’est pas démontrée statistiquement. Il ne s’agit que d’un ordre de grandeur nécessitant un calcul plus approfondi pour chaque entreprise.

Les coûts du présentéisme

Pour aller plus loin dans la démarche d’évaluation et de prévention de l’absentéisme, il est nécessaire de tenir compte du coût de « présentéisme ». Cette notion, beaucoup moins connue, correspond à la situation d’un salarié présent sur son lieu de travail alors que son état (physique ou psychique) ou sa motivation ne lui permet pas d’être normalement productif. Le présentéisme peut notamment prendre la forme d’une insatisfaction au travail ou d’une fatigue extrême due à une surcharge de travail. En d’autres termes, le salarié est bien présent dans l’entreprise, mais est anormalement inefficace dans son travail. Le coût du présentéisme est donc avant tout un coût d’improductivité.

Ce présentéisme est très souvent la première étape pour un salarié avant un absentéisme plus ou moins volontaire.

Le présentéisme doit au moins être autant étudié et analysé que l’absentéisme. Selon le cabinet de conseil en ressources humaines, Midori consulting, le taux de présentéisme serait de 1,4 à 2 fois plus élevé que le taux d’absentéisme ! Si l’on repart sur la base d’un taux d’absentéisme moyen en France de 4,72% en 2014, le taux de présentéisme pourrait atteindre entre 6,61 et 9,44%.

La lutte contre l’absentéisme et le présentéisme, que ce soit au sein des entreprises privées ou de la fonction publique, par une politique et des tableaux de bord RH adéquate peut donc déboucher sur de substantielles économies pour l’entreprise.

Damien Péan

Damien PÉAN est titulaire du Diplôme d’études supérieures comptables et financières (DESCF). Il intervient depuis plusieurs années auprès d’étudiants en licence de comptabilité et de gestion, à qui il enseigne le contrôle de gestion, la comptabilité approfondie, le management, la fiscalité, le droit des sociétés et le droit du travail. Il intervient également en formation continue pour le compte de divers organismes de formation sur des thématiques techniques en comptabilité et fiscalité. Il forme aussi un public de non-initiés aux fondamentaux de la finance.

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