Fiche technique : la Validation des Acquis de l'Expérience (V.A.E.)

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VAE : Valider son expérience par des certifications professionnelles

Qu’est-ce que la VAE ?

La VAE permet à un candidat de convertir son expérience en une certification. Pour y prétendre, toute personne, quels que soient son âge, sa nationalité, son statut et son niveau de formation, doit justifier d’au moins 3 ans d’expérience en rapport direct avec la certification visée.

La certification peut être un diplôme, un titre ou un certificat de qualification professionnelle. Elle doit être inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), car seules les certifications enregistrées au RNCP sont accessibles par la VAE.

Afin d’obtenir la certification, le candidat doit constituer un dossier retraçant son expérience, qui sera évalué par un jury. La demande de VAE doit être adressée à l’autorité ou à l’organisme qui délivre la certification.

On ne peut déposer qu’une seule demande par certification et jusqu’à 3 demandes pour des certifications différentes, au cours de la même année civile.

Les ministères certificateurs et certains organismes ont mis en place un formulaire commun de recevabilité. Pour toutes les autres modalités, il faut être attentif aux notices établies par chaque organisme certificateur.

Qui peut en bénéficier d’une VAE ?

Est éligible à une VAE toute personne :

justifiant d’une activité salariée ou non,
justifiant d’une activité bénévole ou de volontariat,
inscrite sur la liste des sportifs de haut niveau,
ayant exercé des responsabilités syndicales,
ayant exercé un mandat électoral local,
dont la durée d’activité(s) est de 3 ans minimum (de façon continue ou non).

Pour la personne n’ayant pas atteint le niveau de formation V (BEP ou CAP), les périodes de formation initiale ou continue en milieu professionnel sont prises en compte dans la durée minimum d’activité.

L’accès à la VAE est en général une démarche individuelle. L’expérience doit être en rapport avec la certification visée.

Néanmoins, l’employeur (secteur public ou secteur privé) peut également décider d’inscrire dans un plan de formation une ou plusieurs actions de VAE pour un salarié ou un agent. En outre, un demandeur d’emploi, qu’il soit indemnisé ou non, peut également en bénéficier sous certaines conditions.

Quelles procédures pour obtenir une VAE ?

S’informer sur la procédure

Avant de s’engager dans une démarche de VAE, un candidat peut bénéficier gratuitement de l’aide d’un conseiller VAE au sein d’un Point Relais Conseil (PRC).

Cela lui permettra notamment :

d’analyser la pertinence de son projet,
de se repérer parmi l’offre de certification,
de s’orienter vers les organismes certificateurs concernés,
d’envisager les possibilités de financement.

Demande et constitution du dossier de V.A.E.

Le candidat doit déposer sa demande de VAE, appelée dossier de recevabilité, à l’autorité ou à l’organisme qui délivre le diplôme, le titre ou le certificat de qualification, dans les délais et les conditions qu’il a fixés.

Il ne peut déposer qu’une seule demande pendant la même année civile et pour le même diplôme, titre à finalité professionnelle ou certificat de qualification.

Pour des diplômes différents, il ne peut déposer plus de 3 demandes au cours de la même année civile.

Le dossier de recevabilité doit comprendre :

les documents qui rendent compte de son expérience et la durée des différentes activités salariées, non salariées, bénévoles ou de volontariat qui l’ont constituée,
et, le cas échéant, les attestations correspondant aux formations suivies et aux diplômes obtenus antérieurement.

Le dossier de VAE doit préciser les connaissances, les compétences et les aptitudes acquises par l’expérience en relation avec le diplôme ou le titre visé.

Le candidat peut présenter des bulletins de salaires, des attestations d’employeur ou des attestations de formations.

L’autorité ou l’organisme se prononce sur la recevabilité de la demande du candidat après avoir vérifié que les conditions sont remplies, notamment la durée d’activité minimale de 3 ans.

Qu’est-ce que l’étape de recevabilité ?

La recevabilité rend officielle la demande de VAE auprès de l’organisme certificateur. Un dossier de recevabilité sera demandé à la personne intéressée afin de vérifier le respect des conditions d’éligibilité définies par la loi :

L’inscription de la certification visée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP)
Le nombre d’années d’expérience en correspondance avec le contenu du référentiel de la certification (article L6412-1 du Code du travail)

Le référentiel de certification comprend la description des composantes de la certification ainsi que la description des activités du métier, de la fonction ou de l’emploi visé par la certification. Les compétences, las aptitudes et les connaissances requises par le candidat pour l’exercice de ces activités peuvent être également indiquées .

A la suite de l’examen du dossier, l’organisme certificateur se prononcera pour un avis de recevabilité ou de non-recevabilité. Si le dossier est recevable, la personne intéressée recevra une notification dans un délai maximum de deux mois. L’absence de réponse au terme des deux mois équivaut à un refus. La recevabilité administrative de la demande ne préjuge en rien quant à la décision finale du jury.

Comment se compose le dossier de recevabilité ?

Il se compose de 4 rubriques :

Rubrique informations générales : état civil, situation professionnelle, niveau de formation.
Rubrique informations relatives à l’expérience en fonction du diplôme visé (activités professionnelles, associatives, bénévoles, syndicales, électorales…).
Les pièces justificatives à joindre obligatoirement (cf. tableau ci-dessous).
Une attestation sur l’honneur qu’une seule demande de VAE a été déposée pour la certification, pour l’année civile en cours.

Il faut noter que certains organismes certificateurs peuvent demander des pièces spécifiques pour le dossier de recevabilité.

**V.A.E. : composition du dossier de recevabilité**
Nature de l’activité	Pièces justificatives
Salariée	Bulletins de salaire Attestations d’employeurs Attestation d’expériences
Non-salariée	Déclarations fiscales Déclarations d’existence URSSAF Extraits de Kbis (activités commerciales) ou D1 (activités artisanales)
Bénévole / Syndicale / Élu local	Attestation signée par deux personnes de l’association ou du syndicat, ayant pouvoir ou délégation de signature.
Volontaire	Attestation de l’organisme employeur Contrat de volontariat associatif

Une fois l’avis de recevabilité obtenu, la personne bénéficiaire doit demander et préparer la validation par le jury. Cette validation est basée sur l’examen du dossier de validation rédigé par les soins de l’impétrant. C’est ce dossier qui va permettre au jury d’évaluer si l’intéressé a acquis les compétences requises pour la certification.

Afin de compléter l’examen de ce dossier, le jury peut convoquer la personne à un entretien et, pour certaines certifications, lui proposer une mise en situation professionnelle réelle ou reconstituée.

La formation, qu’elle soit formelle, non formelle ou informelle, contribue à acquérir ou consolider des acquis qui pourront être valorisés dans la démarche de VAE.

V.A.E. : quel accompagnement ? Quel financement ?

Une prestation d’accompagnement peut également être proposée pour aider le candidat dans la réalisation de son dossier de présentation de l’expérience. Cette prestation est assurée par les organismes certificateurs eux-mêmes et des prestataires publics ou privés.

L’accompagnement consiste principalement en :

une aide à la formulation de l’expérience à valider,
une aide à la constitution du dossier de validation,
une préparation à l’entretien avec le jury.

Afin de bénéficier de cet accompagnement, le candidat doit se renseigner auprès de l’établissement qui délivre la certification. Ce service est souvent payant, mais, dans certains cas, il peut être pris en charge.

Pour obtenir une aide financière, il faut se renseigner auprès de l’entreprise, de l’organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) ou du conseil régional, etc.

Un agent de la fonction publique peut également bénéficier d’une aide financière. Il convient de se renseigner auprès du service chargé de la formation.

Il faut rappeler que l’accompagnement à la VAE est éligible au compte personnel de formation.

V.A.E. : comment se déroule l’examen du dossier ?

La demande de validation est soumise à un jury dont la composition garantit une présence significative de professionnels (au moins 25 %). Quel que soit le diplôme ou le titre visé, le jury examine le dossier de validation.

L’évaluation du jury se fonde sur ce dossier et, éventuellement, sur un entretien avec le candidat ou sur une mise en situation professionnelle, réelle ou reconstituée.

Décisions du jury

La décision du jury est notifiée, par courrier, au candidat par le chef d’établissement d’enseignement supérieur ou par l’autorité qui délivre la certification.

A partir du dossier de validation et, selon la certification, une mise en situation professionnelle, le jury évalue les compétences acquises au cours de l’expérience du candidat. Il vérifie qu’elles correspondent à celles qui sont exigées par l’organisme certificateur.

L’entretien permet au jury de disposer de compléments d’informations. C’est donc au candidat de défendre son dossier.

Validation totale

Lorsque les acquis du candidat correspondent aux compétences, aptitudes et connaissances exigées pour obtenir la certification visée, le jury prend la décision de valider totalement et de proposer l’attribution du diplôme, du titre ou du certificat de qualification.

Validation partielle

Quand les acquis du candidat ne correspondent pas entièrement aux compétences, aptitudes et connaissances exigées pour obtenir la certification visée, le jury prend la décision de validation partielle.

Le jury se prononce ainsi sur les aptitudes, les compétences et les connaissances qui, dans un délai de 5 ans à compter de la notification de sa décision, doivent faire l’objet d’une évaluation complémentaire nécessaire à l’obtention du diplôme, du titre ou du certificat de qualification pour lequel le candidat a postulé.

Dans l’enseignement supérieur, aucun délai n’est fixé pour la validation des compétences manquantes en vue d’obtenir la totalité du diplôme.

Dans le cas de validation partielle, le candidat à la VAE peut éventuellement bénéficier d’un accompagnement spécifique post-jury pour mettre en place des parcours complémentaires de formation ou d’expérience. L’accompagnateur le renseignera sur les modalités et le financement de cette étape complémentaire.

Refus de validation

Lorsque les acquis du candidat ne correspondent à aucune compétence, aptitude et connaissance exigées pour obtenir la certification visée, le jury prend la décision de refus d’attribution du diplôme, du titre ou du certificat de qualification.

Chaque organisme certificateur est responsable de la constitution de ses jurys. C’est donc à lui de décider des dates des sessions de validation et qui les transmettront au candidat.

En cas de refus de validation, le candidat peut bénéficier d’une aide pour réorienter son projet professionnel.

Comment s’effectue le congé pour VAE ?

Toute personne (salarié, agent public…) justifiant d’une expérience professionnelle de 3 ans peut demander à son employeur un congé pour :

préparer la validation
participer aux épreuves de validation.

La durée maximale du congé est de 24 heures de temps de travail (consécutives ou non) par validation.

La personne en CDD doit justifier de 24 mois d’activité salariée ou d’apprentissage (consécutifs ou non) au cours des 5 dernières années.

Dans le secteur privé

Ce congé est assimilé à une période de travail :

pour la détermination des droits en matière de congé payé annuel,
s’agissant des droits que le salarié tient de son ancienneté dans l’entreprise.

La durée du congé ne peut être imputée sur la durée du congé payé annuel.

La demande doit être transmise à l’employeur au moins 60 jours avant le début des actions de VAE. Elle doit préciser :

le diplôme, le titre ou le certificat de qualification visée,
la date, la nature et la durée des actions envisagées,
le nom de l’organisme qui délivre cette certification.

Dans les 30 jours suivant la réception de la demande d’autorisation d’absence, l’employeur fait connaître par écrit son accord ou les raisons de service motivant le report de l’autorisation d’absence. Ce report ne peut excéder 6mois à compter de la demande.

Au retour du congé, le bénéficiaire présente une attestation de présence fournie par l’autorité ou l’organisme habilité à délivrer une certification.

Un nouveau congé pour VAE auprès du même employeur ne pourra être demandé qu’après un délai d’1 an.

Dans la fonction publique

Fonction publique d’Etat

L’agent bénéficie d’un congé de VAE à sa demande. Sa rémunération est maintenue. Les actions de VAE peuvent être financées par l’administration si elles sont inscrites au plan de formation. Dans ce cas, une convention est conclue entre l’agent, l’administration et l’organisme habilité à délivrer une certification.

Fonction publique territoriale

L’agent bénéficie d’un congé de VAE à sa demande. Sa rémunération est maintenue.

La demande doit être transmise à l’employeur au moins 60 jours avant le début des actions de VAE. Elle doit préciser :

le diplôme, le titre ou le certificat de qualification visée,
la date, la nature et la durée des actions envisagées,
le nom de l’organisme qui délivre cette certification.

Dans les 30 jours suivant la réception de la demande d’autorisation d’absence, l’employeur fait connaître par écrit son accord ou les raisons motivant le report ou le rejet de l’autorisation d’absence.

En cas d’accord et de prise en charge financière, une convention est conclue entre l’agent, la collectivité ou l’établissement employeur et l’organisme habilité à délivrer une certification.

Au retour du congé, l’agent présente une attestation de présence fournie par l’autorité ou l’organisme habilité à délivrer une certification.