Le Mind Mapping® : Un outil efficace au service de l’entreprise

À propos du MindMapping®

Apparu dans le processus de gestion des projets il y a de cela quelques années, le Mind Mapping est devenu aujourd’hui un incontournable pour les sociétés désireuses de booster la productivité et la créativité de leurs équipes. Utilisé convenablement, il se révèle être un outil efficace durant les sessions de brainstorming.

C’est quoi ?

Un Mind Map peut être traduit de manière littérale par « carte mentale », mais l’équivalent français du mot est carte heuristique ou encore carte cognitive. Il consiste à représenter de manière graphique les liens qui existent entre un thème principal et les différentes idées qui s’y rapportent. Globalement, la création d’un Mind Map se fait comme suit :

• L’idée principale est placée au centre du support sur lequel on travaille (un tableau ou une simple feuille de papier)
• Les différentes idées se rapportant à ce thème sont placées tout autour et connectées au centre via des branches.
• Des idées secondaires peuvent aussi être connectées aux idées primaires avec d’autres bras.

Chaque idée peut être représentée aussi bien par des mots, des mots-clés ou encore des images. C’est d’ailleurs cette particularité qui rend le Mind Mapping si intéressant, car cela apporte un côté ludique qui  stimule la créativité des participants.

Origine

Ce fut le philosophe grec Aristote qui a pensé pour la première fois au concept du Mind Mapping, mais les bases actuelles de cette procédure ont été normalisées par le psychologue anglais Tony Buzan en 1971. Cette formalisation était en fait liée avec l’apparition de la théorie de spécialisation des hémisphères du cerveau dans les années 70. Selon cette théorie, l’hémisphère gauche serait responsable des activités logiques et l’hémisphère droit, des activités créatives. C’est dans le livre de Tony Buzan : « An Encyclopedia of the Brain and Its Use », sorti en 1971, qu’on retrouve ainsi les premières explications du fonctionnement du Mind Mapping et de ses effets sur la productivité.

Les diverses utilisations

Du fait de son efficacité et de sa mise en œuvre relativement facile, le Mind Mapping peut être utilisé dans de nombreuses circonstances, et pas seulement durant les sessions de brainstorming. Son efficacité est ainsi toute prouvée durant la préparation d’un exposé ou encore la création d’un résumé d’une activité ou d’une opération. Sa maîtrise rend aussi certains travaux de conception d’ordre technique moins complexe. Il permet par exemple de créer un système d’accès simplifié à un fichier stocké sur un réseau d’entreprise.

Le MindMapping® et l’efficacité professionnelle

L’augmentation de la productivité

Du fait que le Mind Mapping offre un meilleur agencement des informations, il peut être  utilisé pour améliorer l’efficacité des équipes au niveau de la production. Avant d’entreprendre un projet, il est, en effet, possible de représenter la problématique ainsi que les différentes étapes nécessaires à la mise en place de la solution sous forme de Mind Map. Si on ajoute à cette carte heuristique le rôle de chaque personne, on est sûr que chacun saura ce qu’il doit faire à un moment donné. Cela permettra à chaque collaborateur de mieux se concentrer sur les tâches à entreprendre, ce qui optimise la question organisationnelle.

La facilitation de la gestion de projet

Une Mind Map est aussi un outil de premier choix durant la gestion de projet. Là encore, le fait de mettre l’objectif du projet au centre de la carte et les différentes étapes sur les ramifications offre une meilleure visibilité sur plusieurs points :

• Ce qui a été fait,
• sur ce qui reste à faire,
• et sur les risques potentiels.

La simplification de la collaboration sur le web

À part le traditionnel système utilisant le tableau-marqueur, une toute nouvelle forme de Mind Mapping est aussi apparue avec la vulgarisation des outils informatiques : le « Collaborative Mind Mapping ». Il s’agit généralement d’un logiciel qui facilite les échanges d’idées entre les collaborateurs à distance, en leur offrant la possibilité de créer une carte heuristique qu’ils pourront modifier en simultané. Une Mind Map collaborative peut aussi servir d’outil de suivi à distance pour savoir exactement où en est un projet entrepris entre plusieurs collaborateurs.

Les avantages du MindMapping®

De par son fonctionnement, aussi bien sur le fond que sur la forme, Le Mind Mapping offre de nombreux avantages par rapport aux autres outils. Elle permet surtout une meilleure structuration des idées énoncées par chaque participant.

Connexion logique entre idée-force et idées secondaires

Le fait de représenter les idées émises par chaque participant sous forme d’une généalogie offre une meilleure visibilité sur l’ensemble du processus initié. En effet, on voit exactement sur quelle base chaque concept a été développé. De plus, les résultats des processus utilisant le Mind Mapping sont plus logiques, car chaque proposition découlera d’une idée de base qui lui est étroitement liée.

Un système modulable et ouvert

Le Mind Mapping est aussi un système qui s’adapte aux différentes manières de procéder de chacun. Le système de représentation en branche facilite l’insertion de nouvelles idées sans altérer la structure générale de la carte. Il est aussi possible d‘interconnecter plusieurs branches sans nuire à la lisibilité du Mind Map.

Une méthode organisationnelle cadrant parfaitement à la biologie

Mais le principal avantage du Mind Mapping, c’est le fait qu’il stimule le cerveau de son utilisateur, et cela sans même que ce dernier s’en rende compte. Il possède cette capacité grâce à la forme spécifique des cartes heuristiques. Une Mind Map est, en effet, composé d’écriture et de dessin. De par ce fait, les deux hémisphères du cerveau sont stimulés, résultants par des performances plus élevées sans se fatiguer. Ainsi, l’hémisphère gauche du cerveau capte les chiffres et les lettres tandis que l’hémisphère réagit plus aux dessins.

Les idées de base pour créer une carte mentale

Quels sont les différents types de carte ?

Avant de commencer à créer à proprement dit un Mind Map, il est nécessaire de bien déterminer dans quel but la carte heuristique va être créée. Bien qu’il soit un outil efficace, il peut rapidement se transformer en un casse-tête qui va un peu plus corser le problème que le résoudre si jamais on choisit la mauvaise modélisation. À chaque objectif, il existe ainsi un type spécifique du Mind Map à adopter. Bien que leur principe d’utilisation soit le même, ils diffèrent principalement de par la forme de leurs ramifications. En effet, le système d’organisation des idées ou des données doit être adapté à un problème spécifique. Parmi les modèles les plus utilisés, on retrouve par exemple :

• les cartes de flux qui sont utiles dans le domaine de la logistique,
• les cartes d’information pour afficher une série de données de manière claire et concise,
• les cartes mémo utilisées surtout comme post-it intelligent.

La première démarche

Globalement, on peut décomposer le processus de création d’une carte heuristique en deux étapes. La première consiste à mettre en place toutes les idées et les interconnecter entre elles. Pour cela, il faut d’abord mettre le thème principal de la discussion ou le problème au centre d’un support. Généralement, un tableau ou une feuille de papier grand format suffit amplement, mais il est possible d’utiliser un logiciel de Mind Mapping. Pendant cette première phase, on note toutes les idées primaires et secondaires qui se rattachent de près ou de loin au thème en essayant de maintenir un flux rapide. On ne se soucie pas de les organiser ou des fautes d’orthographe, car cela risque de nuire à la créativité.

L’organisation des idées

C’est dans la deuxième phase du processus qu’on se charge de mettre de l’ordre dans le Mind Map. Le regroupement des idées peut ainsi être réarrangé pour une meilleure pertinence. Pour l’organisation, il est possible d’utiliser différents connecteurs, notamment des branches pour mettre en exergue les idées primaires ou encore des flèches pour montrer une relation de cause à effet. Des phrases flottantes peuvent aussi être inscrites dans des bulles pour donner une courte explication sur les idées.

La carte informatique

Avec la banalisation de l’utilisation des outils informatiques dans les différents pôles d’une entreprise, il était prévisible que le Mind Mapping passe aussi par la case « numérisation ». Grâce à de nombreux logiciels, gratuits ou payants, la création de cartes informatiques est devenue plus facile et tend à se vulgariser.

Les enjeux

L’informatisation des Mind Mapping est surtout capitale dans la mesure où cela contribuera à améliorer sa popularité. Il est indéniable que de plus en plus de personnes ont recours à ce système, mais il faut un vecteur de rayonnement plus important, ce qui est parfaitement le cas de l’informatisation.

Les avantages

Le principal atout des cartes informatiques, c’est leur grande modularité et leur niveau élevé d’interactivité. Avec les Mind Maps informatisées, les types de données qu’on peut utiliser sont plus nombreux. On ne se contente plus des images, il est possible d’y associer des fichiers, des liens vers des sites web ou même de courtes vidéos.

Les inconvénients

Bien évidemment, la carte heuristique informatisée n’en est qu’à ses débuts et elle présente encore certains inconvénients. Le plus notable est la limitation qu’elle impose en termes de vitesse de traitement. En effet, du fait que chaque idée doit être saisie à l’ordinateur, cela prend plus de temps que de la noter avec un stylo sur une feuille, et il se peut que cela casse le rythme du flux d’idées. Bien évidemment, il est possible de combiner les deux méthodes, à savoir créer un Mind Map traditionnel et ensuite passer à celui informatisé pour l’organisation.

Pour en savoir plus : l’ouvrage de Tony Buzan et Barry Buzan

Pour mieux cerner les spécificités du Mind Mapping et exploiter cette technique au maximum, le mieux est de se documenter. Parmi les nombreux ouvrages disponibles sur ce sujet, un livre semble se démarquer du lot, car il offre une approche plus approfondie sur le Mind Mapping. Il s’agit de « Dessine-moi l’intelligence », écrit par Tony Buzan lui-même, celui qui a en quelque sorte créé le Mind Mapping tel qu’il est connu actuellement, et coécrit avec son frère Barry Buzan.

Résumé du livre sur le mind mapping « Dessine-moi l’intelligence »

Au lieu de plonger directement le lecteur dans le système de fonctionnement et de création du Mind Mapping, le livre procède étape par étape et explique les principes fondamentaux : « d’où le Mind Mapping tire son efficacité ». Différents aspects de la question sont ainsi abordés tout au long des chapitres : neurologiques, biologiques et logiques. Au fil de la lecture, on se rend compte que le Mind Mapping est bien plus qu’une simple méthode d’organisation, c’est un véritable atout pour développer la mémoire et la créativité.

Les grandes lignes

Ce livre est composé de 5 grandes parties. Au tout début, il montre aux lecteurs le véritable potentiel du cerveau humain et comment l’exploiter un peu plus. Dans les 3  parties suivantes, les auteurs expliquent en détail ce qu’est un Mind Map, son avantage et ses utilisations potentielles.  Quant au dernier chapitre, il s’agit d’une sorte de thèse sur les possibilités d’évolution de l’utilisation du Mind Mapping et de l’avenir des cartes numériques.