[EN BREF] Culture Paie : le point technique du mois – le calcul de l’indemnité de congés payés

Droit à l’indemnité de congés payés

Le salarié qui part en congés payés a droit à une indemnité de congés payés égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence sans pouvoir être inférieure au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler (article L3141-24 du Code du travail). Le cas échéant, l’employeur doit tenir compte des méthodes de calcul plus favorables prévues par des dispositions conventionnelles, contractuelles ou résultant d’usages (article L3141-27 du Code du travail).

Éléments inclus dans la base des congés payés

La question des éléments à inclure dans la base « congés payés » peut-être complexe. Pourtant le code du travail pose une règle claire : « pour la fixation de l’indemnité de congé, il est tenu compte des avantages accessoires et des prestations en nature dont le salarié ne continuerait pas à jouir pendant la durée de son congé » (article L3141-25 du Code du travail). En d’autres termes, la première question à se poser est : est-ce que le salarié continue à en bénéficier pendant ses congés payés ? Si la réponse est oui, la somme est exclue de la base de l’indemnité, à l’inverse, si la réponse est non, la somme doit, en principe est inclue dans la base de l’indemnité de congés payés.

Exemple des avantages en nature

Un exemple très simple peut se trouver avec les avantages en nature. L’avantage en nature nourriture doit être inclus dans la base congés payés dans la mesure où le salarié ne continue pas à en jouir pendant son absence. En revanche, l’avantage en nature véhicule doit être exclu puisque le salarié continue à en bénéficier pendant ses congés payés.

Primes et congés payés

Les primes qui sont versées, périodes de congés payés et de travail confondues, doivent être ignorées, quelle que soit leur dénomination puisque les inclure dans l’indemnité de congés payés reviendrait à les payer deux fois.

Caractère obligatoire des éléments de salaire

Par ailleurs, pour être inclus dans la base congés payés, les éléments de salaire doivent présenter un caractère obligatoire pour l’employeur. C’est pourquoi toutes les primes exceptionnelles et purement facultatives doivent, selon la Cour de cassation, être exclues de la base de calcul de l’indemnité de congés payés (voir en ce sens : cass. soc. 20 juin 1962, BC V n° 568, cass. soc. 14 octobre 2009, n° 07-45587). Ce qui compte en l’espèce, c’est bien le caractère facultatif et exceptionnel. Ainsi, même qualifié d’exceptionnelle, une prime versée régulièrement et qui est la contrepartie du travail doit être intégrée dans la base congés payés (cass. soc. 5 juillet 2023, n° 21-16694).

Contrepartie directe du travail

Ensuite, les sommes doivent aussi représenter la contrepartie directe du travail du salarié pour être légalement incluses dans la base congés payés. Si la prime est obtenue grâce au travail du salarié, elle est incluse (prime de froid, de week-end, de nuit, d’objectifs …). A l’inverse, si elle dépend de la politique ou des résultats globaux de l’entreprise, elle est exclue (13eme mois, prime de vacances, prime d’assiduité…). Ce n’est pas le nom de la prime qui détermine son inclusion ou son exclusion c’est son origine et son mode de calcul.

Salaires fictifs et absences assimilées

Enfin, la base congés payés prend également en compte des salaires fictifs correspondant à une absence ou un congé assimilé à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés. En effet, lorsque des absences sont assimilées à du travail effectif pour l’acquisition des congés payés (maternité, paternité, arrêt de travail consécutif à un accident du travail ou à une maladie professionnelle…), il convient d’intégrer dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés les salaires fictifs correspondant à la rémunération qu’aurait perçue le salarié s’il avait travaillé. Il en est de même depuis le 24 avril 2024 pour les arrêts maladie classiques mais la reconstitution du salaire fictif doit se faire à hauteur de 80% de ce que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé.

Exemple d’une prime d’objectifs

Pour conclure prenons l’exemple d’une prime d’objectifs. Si son versement résulte des objectifs globaux de l’entreprise et non personnels du salarié, elle est à exclure de la base congés payés. Si elle est exceptionnelle et versée une seule fois, elle est également à exclure de la base. A l’inverse, si elle est personnelle, il va falloir regarder le mode de calcul pour déterminer s’il convient de l’inclure ou de l’exclure. Si son mode de calcul correspondant aux seules périodes de travail effectif alors elle doit être comprise dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés (cass. soc. 25 mars 1982, n° 80-40589). Par contre, si son mode de calcul couvre à la fois les périodes travaillées et non travaillées indistinctement, elle doit être exclue puisque cela reviendrait à la payer 2 fois. Dit autrement, est-ce que l’absence du salarié a un impact sur le calcul de la prime ? Si la réponse est oui, elle est par principe inclue. Si la réponse est non, elle est par principe exclue. Il en sera de même pour la prime d’ancienneté par exemple. Si elle est versée en contrepartie du travail ou calculée proportionnellement à l’horaire effectif de travail alors elle est minorée du fait de l’absence et doit être incluse dans la base de calcul de l’indemnité de congés payés (cass. soc. 13 juin 2012, n° 10-30590). En revanche, si son mode de calcul aboutit à verser le même montant périodes de travail et de congés confondues, elle doit être exclue (cass. soc. 18 juin 2015, n° 13-25981).

Moment de la comparaison entre maintien de salaire et règle du dixième

Le code du travail ne précise pas le moment où l’employeur doit faire la comparaison entre le maintien de salaire et la règle du dixième aussi il est possible de faire la comparaison à chaque prise de congés payés ou une fois par an, à la fin de la période de congés annuels.

Congés payés supplémentaires et jours de fractionnement

Enfin, le mode de calcul de l’indemnité de congés payés s’applique aux congés payés supplémentaires d’origine conventionnelle dès lors qu’ils revêtent la qualification de congés payés (cass. soc. 26 février 1997, n° 93‑46579). Il en est de même pour l’indemnité versée en présence de jours de fractionnement.

Amandine Lecomte

Amandine LECOMTE est consultante en paie et droit social depuis plus de 15 ans. Elle a commencé sa carrière dans une société de conseil en droit social avant d’intervenir comme consultante paie et droit social pour GERESO. Forte de plus de 15 ans de rencontres diverses au travers de l’animation des formations, elle est capable de comprendre les difficultés et les enjeux tant des salariés que des employeurs. Ayant un goût très prononcé pour la résolution des problématiques terrain ? elle accompagne également les DRH, DAF et patron d’entreprises de toutes tailles dans la résolution de leurs problématiques en tentant de leur apporter des réponses claires, précises et pragmatiques à leurs enjeux du quotidien.

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