L’onboarding des alternants
Les attentes des alternants ne sont pas les mêmes que celles des autres collaborateurs. Un article de la revue française de gestion sur « les attentes professionnelles des apprentis du supérieur » (ALVES Sarah, GOSSE Bérangère, SPRIMONT Pierre-Antoine) souligne leurs attentes spécifiques :
- Une mission bien structurée, qui leur permet d’identifier leur contribution à la création de valeur de l’entreprise ;
- Un soutien personnel et du lien fort avec le maître d’apprentissage et des encouragements ;
- La reconnaissance du statut de salarié à part entière et l’appartenance à l’équipe ;
- La gestion d’un équilibre de vie dans une triptyque vie professionnelle, vie étudiante et vie privée.
Pour soigner l’expérience collaborateur des alternants, tout commence par l’onbaording. C’est à cette période que va se créer le lien avec le maître d’apprentissage, ou tuteur, ainsi que la relation à l’équipe. Or, 94 % des alternants disent n’avoir bénéficié d’aucun parcours d’intégration !
Choisir un tuteur ou maître d’apprentissage
Désigner un tuteur ou maître d’apprentissage est une obligation légale pour toute entreprise qui recrute un alternant. Celui-ci a pour rôle d’accueillir, d’aider, d’informer, de guider le salarié, et de veiller au respect de son emploi du temps. Il assure la liaison avec l’organisme ou le service de formation chargé de mettre en œuvre les actions de professionnalisation et participe à l’évaluation du suivi de la formation. Il faut donc désigner le tuteur avant l’arrivée de l’alternant dans ses équipes, car c’est ce dernier qui sera chargé d’organiser son intégration.
Intégrer l’alternant dans ses équipes
Pour que l’alternant ne se sente pas isolé dans l’entreprise, il est aussi indispensable de bien l’intégrer à ses équipes. Cela peut se faire en organisant, par exemple, un accueil café le jour de son arrivée, et en lui proposant une visite des locaux – qui sera l’occasion de lui présenter les différents collaborateurs de l’entreprise. Proposez également à votre apprenti ou à votre collaborateur en contrat de professionnalisation de préparer une courte présentation de son parcours et de son projet de formation, que vous enverrez par mail à votre équipe pour annoncer son arrivée. Communiquez aussi clairement sur le calendrier de travail de l’alternant et son rythme spécifique avec des jours en centre de formation.
Demander à votre alternant un rapport d’étonnement
Pour clôturer l’onboarding, vous pouvez demander à votre alternant un rapport d’étonnement. C’est un formidable outil pour récolter les premières impressions d’un nouveau collaborateur, concernant notamment le fonctionnement de l’entreprise. Il consiste à solliciter l’avis de l’alternant sur l’organisation de l’entreprise et recueillir ses impressions quant à l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail. C’est aussi et surtout une manière de montrer à l’alternant que son avis compte, et qu’il est considéré comme un membre à part entière de l’équipe.
Garder le lien avec l’organisme de formation
Pendant toute la période d’intégration, il est essentiel de garder le lien avec l’organisme de formation afin de bien clarifier le rythme de l’apprentissage, les objectifs de la formation et de partir sur des bases saines. Selon le baromètre Walt 2023 , 62 % des alternants reconnaissent avoir des difficultés à concilier le travail en entreprise et sur leur lieu de formation et 75 % des alternants considèrent le rythme de travail (études/entreprise) “assez” voire “trop intense”. Il est donc important de se coordonner avec l’organisme de formation afin d’éviter une surcharge de travail pour l’alternant.
Le suivi et l’encadrement de l’alternant
Une fois le processus d’onboarding terminé, vous n’allez pas lâcher l’alternant dans la nature ! Le tuteur ou maître d’apprentissage doit assumer pleinement son rôle, en coordination avec le responsable hiérarchique de l’alternant.
Former les tuteurs
Depuis le 5 mars 2014, la formation de tuteur est obligatoire. L’intégration d’un alternant, en contrat de professionnalisation ou en période de professionnalisation, implique donc de former les futurs tuteurs ou maîtres d’apprentissage en entreprise à la mise en place et au suivi d’une action de tutorat. Ces formations peuvent être financées à 100 % par votre OPCO. D’autres formations complémentaires sont aussi recommandées, telles que des formations pour gérer l’alternance dans son entreprise ou des modules pour manager l’intergénérationnel avec aisance !
Donner le juste niveau d’information RH
L’alternant a le droit d’être informé de ce qui se passe dans l’entreprise au même titre que les autres collaborateurs, même si son contrat à une échéance spécifique. Intégrez-le à vos newsletters destinées aux salariés, cela lui permettra de s’immerger dans l’entreprise et d’avoir le même niveau d’information que l’ensemble de ses collègues de travail.
Adapter son niveau d’exigence
Au niveau du travail réalisé, il est important d’adapter son niveau d’exigence en considérant l’alternant avant tout comme une personne en formation. Il est normal qu’il ne soit pas opérationnel immédiatement, sinon il s’agirait d’un salarié classique ! Sensibilisez son management à cette réalité afin d’éviter de surcharger l’alternant avec des tâches qu’il aurait du mal à réaliser.
Faire des points réguliers avec l’école
Pour adapter ses attentes à la progression du collaborateur en alternance, le mieux est de faire des points réguliers avec l’école afin de s’assurer des modules qu’il a déjà suivi et des compétences qu’il a développées. Cela vous permettra de suivre le cycle de progression pédagogique et d’adapter vos demandes en fonction des apprentissages que l’alternant doit consolider par la pratique.
Mener les entretiens professionnels
Les alternants ne sont d’ailleurs pas exempts de réaliser les entretiens professionnels, qui doivent être menés tous les deux ans. Ce moment d’échange a pour objectif de faire un bilan du parcours professionnel de l’apprenti en discutant de son évolution professionnelle au sein de l’entreprise et de l’évolution de ses compétences. Il s’agit aussi d’un moment clé pour aborder tous les sujets qui relèvent des éventuels besoins en formation de l’apprenti, pour mener à bien ses missions et son projet professionnel dans le cadre de son apprentissage.
Votre formation sur ce thème
GÉRER L’ALTERNANCE DANS SON ENTREPRISE
2 jours – En présentiel ou à distance
- Organiser la procédure de recours aux contrats de professionnalisation et d’apprentissage ainsi que les relations avec les différents partenaires (CFA, OPCO, DREETS).
- Intégrer les spécificités du régime juridique propre à ces contrats.
- Adopter un mode de sourcing et de recrutement attractif pour la génération Z.
- Évaluer les compétences, la personnalité, la motivation et le potentiel d’un candidat.
- Faciliter l’intégration des jeunes et encourager leur implication.
Gérer la fin de l’alternance
Évaluer la progression de l’alternant
Dans le cadre d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, l’employeur doit suivre la progression de l’apprenti dans sa formation professionnelle et donner un avis sur son aptitude à la formation. Les exercices réalisés dans un contexte professionnel permettent de constater la façon dont l’apprenti évolue dans cet environnement. Pour cela, le tuteur et l’équipe encadrante doivent évaluer le jeune en respectant sa progression. Pour cela, il est nécessaire d’évaluer les compétences qu’il maîtrise tout au long de son parcours en gardant une trace écrite de sa progression.
Définir la suite de l’alternance
À la fin du contrat d’alternance, une question se pose. Comptez-vous embaucher définitivement le collaborateur en apprentissage dans votre entreprise ? Afin de lui permettre de se projeter, prévoyez un entretien de fin de parcours un mois environ avant la fin du contrat d’apprentissage. Donnez à l’apprenti de la visibilité sur les suites que vous envisagez et demandez lui comment il se projette de son côté.
Aider l’alternant dans sa recherche d’emploi
Enfin, si vous décidez de ne pas le garder, accompagnez votre apprenti dans sa recherche d’emploi, par exemple en rédigeant une lettre de recommandation ou en réalisant un post sur les réseaux sociaux pour promouvoir son profil. Un coup de pouce sera toujours bienvenu pour un nouvel entrant sur le marché du travail !
De l’onboarding attentif à l’accompagnement continu et personnalisé, chaque étape est essentielle pour répondre aux attentes spécifiques des alternants. Ces démarches, enrichies par la coordination avec les organismes de formation et l’ajustement des exigences professionnelles, aboutissent à une expérience enrichissante, tant pour l’alternant que pour l’entreprise, et contribuent à la valorisation de ces jeunes talents dans le monde professionnel. Car n’oubliez pas, les alternants d’aujourd’hui sont vos collaborateurs de demain !
