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Les réseaux sociaux sont devenus un réflexe et un mode de vie ! La sphère familiale, les relations amicales, l’information, le marketing, la publicité, la culture… en sont tous impactés. Preuve de leur succès, les réseaux sociaux ont réussi à imprégner deux mondes réputés impénétrables : la politique et l’entreprise !
L’entreprise a donc su saisir l’importance de la communication en mode réseau ; un processus d’auto-transformation s’est produit, le lien social a envahi les relations professionnelles pour donner naissance aux réseaux sociaux d’entreprise.
Comment se définit un Réseau Social d’Entreprise par rapport à un réseau professionnel interne ? Quelles sont ses opportunités, ses fonctionnalités et ses contraintes ? Comment le mettre en place ? Quels sont les incontournables à respecter pour faire adhérer et impliquer les collaborateurs, pour innover et valoriser l’organisation ?
À travers ce livre, l’auteur apporte son expérience du Réseau Social d’Entreprise et confirme que ce mode de gestion de l’information peut être mis au service de toute organisation, pour qu’elle devienne plus performante, mais aussi plus agréable à vivre.
L’auteur : Virgile LUNGU est ingénieur en systèmes d’information. Consultant auprès de directions opérationnelles et formateur en management d’entreprise, il accompagne le développement d’activité des organisations dans la mise en place de leurs applications métier.
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Présenter la communication en mode réseau et son impact sur la culture d’entreprise
Le numérique a révolutionné les entreprises depuis une trentaine d’années : des outils de plus en plus ergonomiques et efficaces ont été créés, le poste de travail a évolué de manière significative, les relations de travail entre les personnes se sont complexifiées avec l’apparition de processus et de procédures à mettre en place et à respecter.
Cette période se remarque par deux phénomènes nouveaux : d’une part, le fort besoin d’apprentissage de ces nouveaux outils et techniques professionnels qui sont en perpétuelle évolution, en permanente recherche d’amélioration ; d’autre part, la montée en puissance du besoin de « conduire le changement » et de mieux communiquer.
Les réseaux sociaux ont réussi à devenir partie prenante de l’entreprise car ils créent de nouvelles opportunités pour l’entreprise :
- Favoriser la collaboration entre les différents acteurs à travers des actions de mise en relation, de coproduction, de discussion et concertation et de partage de ressources.
- Capitaliser sur les expertises internes et/ou externes pour réussir à faire en sorte que les ressources soient partagées, mais également que les différentes contributions soient évaluées de façon pertinente et qu’elles puissent alimenter le haut management sur des sujets qui font débat.
- Développer l’information existante au sein de l’entreprise notamment en facilitant sa circulation avec le passage d’une logique hiérarchique descendante à une logique ouverte, collaborative, horizontale. Pour y arriver, il faut aussi mettre en place des veilles qui vont renforcer les expertises déjà existantes. Ces deux actions (d’ouverture de la circulation et de veille) permettront de créer de multiples connexions et une propagation très rapide des alertes en cas de problème.
- Renforcer le lien entre les acteurs de l’entreprise par la création de synergies nouvelles, de nouvelles collaborations (que la direction des ressources humaines pilote des projets avec la direction des systèmes d’informations et la direction de la communication ? Presque du jamais vu il y a 15 ans, une évidence aujourd’hui…) ou des communautés dorénavant animées. L’objectif final ? Partager le sens de la stratégie d’entreprise avec l’ensemble de ses collaborateurs !
La communication en mode réseau présente quelques particularités auxquelles l’entreprise devra s’adapter rapidement :
Le nombre des sommets du réseau est variable et pas toujours contrôlable ; il faut apprendre à faire confiance et à inspirer de la confiance aux autres.
- Le canal média peut changer (une discussion sur un forum peut être reprise au déjeuner à la cantine).
- Le contenant du message peut changer (l’information reçue par mail, est transférée par chat et sera consultable sur un blog).
- Le contenu évolue et change de périmètre au fil des commentaires (le taux de modification est directement dépendant de la proximité ; plus les sommets sont proches, plus les échanges sont nombreux et plus l’enrichissement est fort et peut même aboutir à une modification de l’idée de départ).
- Il y a des règles qui doivent être respectées de manière incontournable : la nécessité de posséder une identité numérique, la transparence sur ses compétences, sur ses contributions, traçabilité sur la mise en relation, exploitation des contenus des échanges…
La traçabilité ou le tracking consiste à pouvoir suivre (littéralement « poursuivre ») et mémoriser, via une plateforme, le cheminement et l’activité d’un groupe. Ce terme désigne le suivi des comportements et des utilisations des contenus par les membres.
Pour que l’impact de la mise en place des nouveaux outils de travail au sein d’une entreprise soit véritablement maîtrisé et le moins possible subi, il est nécessaire de suivre quelques étapes pour réussir :
- Assurer une action à deux niveaux :
- le management doit être convaincu des retombées positives de vos actions et de leur cohérence avec la stratégie en cours de l’entreprise ;
- une action de professionnalisation des acteurs, de tous les collaborateurs de l’organisation doit être réalisée et réalisable (par la validation des indicateurs de budget, planning, périmètre, qualité, motivation…).
- Pour garder l’implication du management, il faut définir un cadre « stable », au sein duquel va avoir lieu le déploiement des outils collaboratifs, cadre sur lequel il pourra s’appuyer tout au long du projet.
- Dans la partie d’accompagnement au changement du projet, il faudra déléguer autant que possible à des personnes volontaires (mais mandatées pour ce programme), qui, à travers leur implication, feront avancer de manière efficiente les différentes étapes de mise en place.
Les freins relatifs à la mise en place de ces nouveaux outils, apparaissent notamment parce qu’ils remettent en cause des modes de travail et certains types d’influence déjà établis. Le monde professionnel, très individualiste, vient en contradiction avec cette volonté d’ouverture et de partage et fait très peur au début, notamment aux manageurs !
C’est pourquoi, il me semble important de rendre cohérent le programme de changement (mise en place d’outils collaboratifs) avec les principes fondamentaux de la structure, avec la culture d’entreprise.
Pour le bon fonctionnement d’un Réseau Social d’Entreprise des pratiques et outils de travail doivent être mises à disposition pour :
- déployer de nouvelles compétences relationnelles par la fonction communication ;
- garantir un environnement collaboratif de travail par la fonction de syndication de l’information ;
- mettre à la disposition des managers les pratiques classiques d’entretien annuel, de recrutement, de transfert des connaissances, de montée en compétence par la fonction ressources humaines ;
- créer les conditions et circonstances nécessaires pour un fonctionnement optimal avec une liberté d’action par la fonction de gestion d’entreprise.
Sans le travail « main dans la main » entre ces quatre fonctions, il est vraisemblable que les projets de transformation collaborative ne pourront être menés de façon optimale.
Le défi pour ces quatre fonctions, n’est pas simplement de vouloir travailler ensemble, mais bien de définir le cadre dans lequel elles bâtiront le nouvel environnement et les nouveaux modes de travail de leur société pour améliorer la productivité, permettre l’innovation et garantir l’engagement des collaborateurs dans la durée.
L’adrénaline de cette émulation assurera un état d’esprit plus stimulant que la réorganisation périodique des processus et donnera au manager un rôle d’inspirateur du réseau socio-professionnel.
Pour comprendre les enjeux et les apports de la communication en réseau par rapport au monde de l’entreprise il est nécessaire d’avoir une vision commune et globale à long terme. Progresser vers un niveau accru de collaboration (on entend beaucoup parler d’« entreprise 2.0 ») passe par la mise en place d’une organisation dédiée pour gérer les changements et les évolutions au niveau-socio-collaboratif.
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