[EN BREF] Avantage en nature « véhicule » et prise en charge des frais de carburant à utilisation privée

L’évaluation de l’avantage en nature constitué par la mise à disposition permanente du salarié d’un véhicule par son employeur peut se faire sur la base des dépenses réellement engagées ou, sur option de l’employeur, sur la base d’un forfait.

Arrêté du 10 décembre 2021, article 3 modifié

Dans sa partie consacrée à l’évaluation sur une base réelle de l’avantage en nature « véhicule », le BOSS prévoit que si l’employeur ne prend pas en charge le carburant correspondant à l‘usage privé du véhicule, il lui appartient de le prouver, sous peine de voir ces frais réintégrés dans l’assiette des cotisations. Cette preuve peut être apportée par tous moyens.

BOSS, Avantages en nature, § 700, 01/07/2022

L’administration donne ensuite des exemples de modalités de preuve.

Il est désormais clairement indiqué que les modalités de preuve à fournir par l’employeur pour justifier l’absence de prise en charge des dépenses personnelles de carburant sont identiques que l’évaluation soit réalisée au réel ou sur une base forfaitaire.

BOSS, Avantage en nature, § 750, 01/07/2022

Les exemples donnés sont les suivants :

• Utilisation/blocage de la carte essence : le fait d’imposer au salarié d’effectuer le plein avec une carte essence le vendredi soir, et de le refaire le lundi matin à sa charge, peut constituer un moyen de preuve suffisant. En revanche, le blocage de la carte essence durant le week-end n’est pas suffisant, le plein pouvant être effectué la veille du congé hebdomadaire (BOSS, Avantage en nature, § 700, 01/07/2022).
• La consommation : lorsque les factures montrent que le nombre total de litres de carburant payés par l’entreprise correspond au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel multiplié par la consommation moyenne du véhicule aux 100 km, ces éléments sont jugés par l’administration comme constituant une présomption suffisante pour considérer que le salarié prend en charge son carburant à titre privé (BOSS, Avantages en nature, § 710, 01/07/2022).

Si, au contraire, le nombre total de litres payés par l’entreprise est supérieur à la consommation en carburant correspondant au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, le nombre de litres de carburant excédant cette consommation professionnelle est considéré comme une consommation privée. Le montant de l’avantage en nature à réintégrer dans l’assiette des cotisations est alors calculé en multipliant le nombre de litres utilisé à titre privé par le coût du litre de carburant facturé (BOSS, Avantage en nature, § 710, 01/07/2022).

À noter : les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous constituent des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel.

Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels et outils de travail fournis par l’employeur

Certaines professions permettent à l’employeur d’appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) à l’assiette des cotisations de Sécurité sociale (taux de 5 à 40 % selon les professions), limitée à 7 600 € par salarié et par année civile.

Arrêté du 20 décembre 2002, article 9 modifié

Lorsque la DFS est appliquée, les remboursements de frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charge directes par l’employeur doivent, sauf exceptions, être réintégrés dans l’assiette des cotisations préalablement à l’application de la déduction.

Avec la mise à jour du BOSS du 1er juillet 2022, il est désormais précisé que l’attribution par l’employeur d’outils de travail (véhicule, ordinateur portable…) utilisés à des fins professionnelles ne constitue pas une prise en charge de frais professionnels, et ne donne donc pas lieu à une réintégration dans l’assiette des cotisations avant application de la DFS.

BOSS, Frais professionnels, § 2240, 01/07/2022

Cependant, si ces outils sont partiellement utilisés à titre privé, le montant de l’avantage en nature qu’en retire le salarié constitue un élément de rémunération qui doit être intégré à l’assiette des cotisations avant application de la déduction forfaitaire spécifique.

Actualité BOSS du 1er juillet 2022, BOSS, Avantages en nature, § 750, 01/07/2022, BOSS, Frais professionnels, § 2240, 01/07/2022