[EN BREF] Frais professionnels : mobilité, DFS, tests Covid, frais de transport, les nouvelles précisions du BOSS

Dans une mise à jour du 11 mars 2022, le Bulletin officiel de la Sécurité sociale et précise certaines dispositions.

Mobilité professionnelle

Changement de résidence liée à une mobilité

La mobilité professionnelle suppose que le salarié est contraint de changer de lieu de résidence en raison du transfert de son poste de travail vers un autre lieu de travail éloigné de son ancien domicile d’au moins 50 km et/ou entraînant un temps de trajet aller-retour d’au moins 1h30.

Arrêté du 20 décembre 2022, article 8 modifié

Le remboursement par l’employeur des frais engagés par le travailleur salarié dans le cadre d’une mobilité professionnelle est exclu de l’assiette des cotisations, que la mobilité ait lieu en France ou à l’étranger, et qu’elle soit à l’initiative de l’employeur ou du salarié, pour une durée déterminée ou indéterminée.

Arrêté du 20 décembre 2022, article 8 modifié ; BOSS, Frais professionnels § 1540, 11/03/2022

Précision sur une des situations de mobilité

Depuis son entrée en vigueur le 1er avril 2021, le BOSS donne une liste de six situations pouvant donner lieu à une mobilité professionnelle.

BOSS, Frais professionnels, § 1550

Parmi les différents cas envisagés, on trouve notamment l’embauche d’un salarié (sous CDD ou CDI) dès lors que le changement de résidence à l’occasion de cette embauche ne relève pas d’une convenance personnelle.

Dans sa mise à jour du 11 mars 2022, le BOSS précise que ce cas ne peut pas concerner une embauche nécessitant une mobilité internationale.

Sans changement, le BOSS indique que l’embauche peut résulter de circonstances liées :

• Soit à l’emploi (difficulté de trouver un emploi, précarité ou mobilité de l’emploi, mutation suite à une promotion, déménagement de l’entreprise, multi-emploi).
• Soit à des contraintes familiales (prise en compte du lieu d’activité du conjoint, concubin ou de la personne liée au salarié par un PACS, état de santé du salarié ou d’un membre de sa famille, scolarité des enfants…).

Déductions forfaitaires spécifiques pour frais professionnels

L’employeur peut, pour certaines professions (ex : VRP, journalistes, certains artistes), appliquer une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels à l’assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 € par année civile.

Arrêté du 20 décembre 2002, article 9 modifié par arrêté du 25 juillet 2005, article 6, JO 6 août

Pour pouvoir opter pour l’application d’une DFS, l’employeur doit y avoir été autorisé par une convention collective, un accord collectif ou, à défaut, par chaque salarié concerné.

Depuis l’entrée en vigueur du BOSS le 1^er avril 2021, les dispositions relatives aux DFS ont connu de nombreuses évolutions.

La mise à jour du 11 mars 2022 apporte une nouvelle précision : le BOSS indique désormais que le droit d’option de l’employeur pour la DFS peut être révisé par l’entreprise en fin d’année.

BOSS, Frais professionnels § 2180, 11/03/2022

Ce faisant , le BOSS ne fait que reprendre une ancienne règle édictée par l’administration dans la circulaire de 2003.

Circulaire DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003, abrogée au 1^er avril 2021

Tests de dépistage du Covid-19

Les développements du BOSS sur la prise en charge par l’employeur des tests de dépistage du Covid-19 sont actualisés au regard du remplacement, à partir du 24 janvier 2022, du Pass sanitaire « activités » par le Pass vaccinal pour l’accès à un certain nombre de lieux et d’activités (restaurants, bars, cinémas, théâtres, musées, salles de spectacle, stades, foires et salons, transports interrégionaux, etc.).

Ces précisions sont à lire en ayant bien en tête que, depuis le 14 mars 2022 :

• Le Pass vaccinal a été suspendu pour accéder à l’ensemble des lieux où il était auparavant exigé.
• Le Pass sanitaire est toujours exigé (sauf pour les personnes soumises à l’obligation vaccinale prévue par la loi du 5 août 2021) à l’entrée des hôpitaux, des établissements pour personnes handicapées.

Ainsi, le BOSS prévoit dorénavant que lorsqu’un salarié est soumis à l’obligation de présenter un Pass vaccinal, pendant la période d’application dudit Pass, pour exercer son activité professionnelle dans certains lieux (notamment dans le secteur de l’hôtellerie-restauration), les frais engagés pour réaliser un test virologique dans l’attente de la validation d’un schéma vaccinal complet ne constituent pas des frais professionnels, dans la mesure où l’obligation de détention d’un Pass vaccinal porte sur l’ensemble des personnes qui fréquentent ces lieux. Si l’employeur décide de prendre ces frais en charge, le montant remboursé constitue un avantage en nature à intégrer dans l’assiette de cotisations et contributions sociales.

BOSS, Frais professionnels, § 2111, 11/03/2022

De même, lorsqu’un salarié est soumis à l’obligation de présenter un Pass sanitaire pour exercer son activité professionnelle dans certains lieux, les frais engagés pour réaliser un test virologique ne constituent pas des frais professionnels.

Toutefois, sans changement, lorsqu’un salarié est soumis de manière ponctuelle à une obligation de présentation d’un test virologique négatif, dans le cadre d’une mission spécifique à la demande de son employeur (ex. : déplacement professionnel à l’étranger pour lequel un tel test négatif est requis), et qu’il n’existe aucune alternative à la réalisation de ce test, alors le coût du test virologique constitue un frais professionnel que l’employeur est tenu de rembourser. Ce remboursement ne donne pas lieu à cotisations et contributions sociales.

Indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail

Depuis son entrée en vigueur le 1er avril 2021, le BOSS indique, dans un chapitre intitulé « Frais de transport domicile/lieu de travail », que lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur peut prendre en charge les frais inhérents au trajet domicile-lieu de travail en lui versant (BOSS, Frais professionnels, § 820) :

• Soit une prime de transport (prise en charge des frais de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène).
• Soit une indemnité kilométrique pour voiture ou deux-roues à moteur.

S’il détaille ensuite, dans ce même chapitre, les modalités de mise en œuvre de la prime de transport, il était en revanche jusque-là muet sur les conditions d’octroi des indemnités kilométriques pour le trajet domicile-lieu de travail.

Les indemnités kilométriques n’étaient en effet abordées que dans un autre chapitre consacré aux frais engagés par le salarié en cas d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles (déplacements professionnels). Ce qui pouvait laisser planer un doute sur le régime social applicable aux indemnités kilométriques versées pour le trajet domicile-lieu de travail

Désormais, le BOSS précise que les indemnités kilométriques versées pour le trajet domicile-lieu de travail sont octroyées dans les mêmes conditions que celles accordées pour l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles.

BOSS, Frais professionnels, § 820, 11/03/2022

On sait donc maintenant qu’elles sont réputées utilisées conformément à leur objet dans les limites fixées par les barèmes kilométriques annuellement publiés par l’administration fiscale, dans les mêmes conditions (justification du nombre de kilomètres, etc.).

BOSS, Frais professionnels, § 380, 11/03/2022 Actualité BOSS du 11 mars 2022 ; BOSS, Frais professionnels, §§ 820, 1550, 2111 et 2180