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Nous vous proposons 3 étapes clés et la méthode DEESC pour aborder l’entretien de recadrage à distance sans démotiver.
Étape 1 : Analyser la situation : se poser les bonnes questions
Recadrer signifie « remettre dans le cadre ». Il est donc nécessaire en amont d’avoir clarifié les règles de l’organisation du télétravail et responsabilisé vos équipes (gestion du temps, reporting, autonomie, objectifs mensuels ou hebdomadaires, etc.), le mode de communication attendu entre les membres de votre équipe et vous-même (réunions, points journaliers, hebdos, contacts informels, disponibilité du manager). Ce cadrage permet de préciser vos attentes, d’organiser, accompagner et de rassurer à la fois.
La vigilance est accrue dès lors qu’il s’agit de nouveaux collaborateurs compte tenu des enjeux d’une intégration réussie au sein de l’équipe et de l’entreprise.
Dès lors que vous constatez un décalage entre le rôle attribué et les comportements attendus, que ce décalage a des conséquences importantes ou s’est répété plusieurs fois, il convient de réagir et ne pas laisser cette situation s’installer. En effet, l’objectif est de redresser une situation qui pourrait avoir des conséquences significatives.
Quelques exemples significatifs : non-respect des délais, retards de connexion, manque de feedback sur le travail réalisé, missions partiellement finalisées, manque d’implication, problèmes de comportement au sein de l’équipe ou dans l’entreprise, etc.
Étape 2 : Préparer l’entretien de recadrage
S’appuyer sur des faits tangibles
La collecte de faits servira de mesure de décalage et de base d’échange, afin de se mettre d’accord et d’identifier des solutions.
Les faits doivent porter sur des situations professionnelles et concernent des réalisations ou des comportements. Il ne s’agit pas de juger la personne mais ce qu’elle a fait ou la manière dont elle s’est comportée.
Vous pourrez poser un premier diagnostic sur la situation : s’agit-il d’un manque de compréhension du rôle et des attendus ? (Il/elle n’a pas compris) ou bien d’un manque d’acceptation ? (Il/elle n’est pas d’accord) ou d’un manque de compétences ? (Il/elle ne sait pas faire).
Selon l’hypothèse retenue et qui sera à clarifier en entretien, vous pouvez préparer des pistes de solutions et ajuster votre mode d’intervention (expliquer, négocier ou former).
S’appuyer sur le cadre de référence
Tels que le règlement intérieur, une fiche de poste, un référentiel de compétences, des procédures internes, process du service, etc.
Ces éléments permettent d’appuyer ses propos et de clarifier les raisons de votre démarche.
Organiser l’entretien
Fixer le rendez-vous (face à face ou en visio) en ayant prévenu le collaborateur en amont sur l’objet de la rencontre. En effet, ce type d’entretien induit souvent des réactions de défense ou de défiance, qui peuvent être accentuées par l’isolement du télétravail.
Annoncer le sujet clairement et une intention positive : communiquer, échanger sur un décalage constaté pour apporter des solutions et ajuster la situation. Ce n’est pas donc pas un règlement de comptes, ou un entretien disciplinaire.
Étape 3 : Réaliser l’entretien de recadrage
La réussite d’un entretien est conditionnée quelques éléments clés : la préparation amont, des objectifs clairs, une structure/méthodologie (des étapes identifiées), et une posture adaptée.
Concernant la posture, il est recommandé de maintenir une attitude assertive : ferme et ouvert, sans jugement de valeur, respectueux de l’autre. Le grand piège est de tomber dans l’accusation, voire l’agressivité, notamment si les faits ne sont pas reconnus ou les conséquences minimisées.
Quelques recommandations pour un entretien réalisé à distance :
- Testez votre installation technique : connexion, position de la caméra, son, arrière-plan neutre, messagerie en off
- Orientez votre regard vers la caméra et non sur votre propre image pour un échange visuel et non verbal avec votre collaborateur
- Soyez concis et précis : le temps sera un peu plus court qu’en face à face et la concentration est plus importante.
- Veillez à la répartition du temps de parole : le risque est de parler trop longuement et diluer vos propos qui manqueront alors d’efficacité. Pensez à écouter !
- Gérer les temps de silence : le léger décalage lié à la visio ne permet pas d’échanger à la même vitesse qu’en face à face. Prenez le temps d’écouter et d’analyser les réactions non verbales, même s’il est plus difficile à capter qu’en face à face.
Ce type d’entretien s’inspire de la méthode « DESC », transformée en « DEESC » : Décrire, Exprimer, Écouter, Solution, Conclusion.
La posture à utiliser est une relation adulte-adulte qui respecte l’expression de chacun.
L’accueil : Le démarrage de l’entretien permet de poser le cadre de l’entretien et définir les modalités de l’échange pour en faciliter la réussite : pourquoi on est là, de quoi va-t-on parler, les règles d’échanges (écoute, respect, confidentialité), la formalisation écrite ou non. Quand tous ces points ont été précisés, sollicitez l’accord de votre collaborateur et invitez-le à poser des questions s’il en a.
Décrire les faits
De manière objective pour situer la problématique et au passé pour éviter de catégoriser le salarié dans la même case pendant encore des mois.
Exemple : « A deux reprises (lundi et mardi derniers), j’ai constaté que tu n’as transmis les éléments qui t’étaient demandés dans les délais convenus ».
Éviter : « Tu ne respectes jamais les délais, on ne peut pas compter sur toi ! » En effet, il s’agit directement de reproches et non d’éléments factuels, circonstanciés.
Exprimer : son ressenti, ses besoins et les conséquences
Exprimer son ressenti permet à l’autre de prendre en compte votre vécu, parler en votre nom (JE) et non en mode accusation (TU). Exemple : « Je suis très décu(e) ou je suis en colère » car nous nous étions mis d’accord sur une date d’échéance »
Exprimer ses besoins : « j’ai besoin de savoir que je peux compter sur toi. »
Exprimer les conséquences : « Je n’ai pas pu transmettre les éléments à ma hiérarchie, ce qui induit une mauvaise image de l’équipe et du service ». Les conséquences peuvent également impacter les clients, les fournisseurs, l’image de l’entreprise, etc.
L’ensemble de ces éléments vont amener le collaborateur à réfléchir, prendre en compte votre ressenti et vos besoins qui ne sont pas contestables, le responsabiliser et prendre conscience des effets qu’il n’imaginait peut- être pas.
Écouter le point de vue du collaborateur (TU ou VOUS)
Laisser la parole pour qu’il s’exprime, sur ses ressentis, ses arguments et ses motivations.
Cette étape est sensible : vous pourriez être tenté(e) de renchérir, monter le ton ou émettre des jugements. Il ne s’agit pas de sur-réagir ou de répondre en analysant les causes mais simplement d’écouter le point de vue de l’autre et son état d’esprit, et reformuler ses propos pour s’assurer que vous les avez bien compris (ce qui ne veut pas dire que vous êtes d’accord).
L’objectif est d’arriver à s’accorder sur le constat de ce décalage, sans triomphalisme de la part du manager et sans fuite de la situation.
Identifier des Solutions (NOUS)
Quand le constat est fait, il s’agit maintenant de trouver des solutions.
La meilleure façon est d’adopter une posture de coach et d’inciter le collaborateur à en proposer car il les adoptera bien plus facilement que les vôtres, surtout si vous lui imposez…. Cela permet de le mettre dans une dynamique d’action et prise d’autonomie.
« Que comptes-tu faire ou que proposes-tu pour respecter les dates fixées ? »
En revanche, s’il n’a pas d’idée de solutions, il est possible de lui laisser le temps d’y réfléchir (surtout si le problème est complexe) ou bien de lui en proposer.
La ou les solutions retenues ensemble permettront d’acter une forme d’engagement qui pourrait être formulé par écrit avec une date de réalisation.
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Conclure positivement et assurer le suivi
Remercier le collaborateur pour l’échange, et conclure sur les engagements pris (objectifs fixés ensemble (ou date d’échéance pour qu’il vous propose des solutions) qui permettront de réduire les écarts constatés. Redonner du sens au travail confié et renouveler votre confiance pour réussir.
Consigner les éléments décidés par écrit pour les transmettre au salarié et repartir sur des bases claires.
Planifiez dans votre agenda la ou les dates prévues pour faire un point sur les engagements du salarié et les décisions prises. Ce qui permettra de déclencher un 2e entretien de suivi pour faire un point ensemble et constater la progression.
