Planifier demande un réel savoir-faire… Les conseils de Etienne LEROY,consultant et formateur en management de projet et leadership.
A quoi sert la planification ?
- Ecrire un scénario, le projeter dans le temps : toute innovation est une « histoire », et c’est au moyen d’un planning que vous allez être capable de la raconter, selon le niveau de détail dont vous avez besoin.
- Faire apparaître l’enchaînement des tâches, ce qui doit être commencé ou fini pour permettre au processus de se poursuivre.
- Répartir les rôles, au sein de cette histoire, identifier qui va devoir faire quoi, et quand.
- Disposer d’un repère pour piloter, évaluer où vous en êtes réellement à tel ou tel moment de l’histoire, par rapport à ce que vous vous étiez proposé d’accomplir.
Quelques points de repères
Le planning va donc occuper une place de choix dans votre boîte à outils.
Pour autant, l’innovateur qui utilise cet outil va devoir veiller, tel Ulysse, à ne pas tomber de Charybde en Scylla, autrement dit de sombrer dans les ennuis à vouloir en éviter d’autres. Il s’agit de garder à l’esprit quelques points de repères essentiels :
- Projeter votre histoire ne signifie pas qu’elle va se dérouler comme vous l’aviez imaginé. Un planning n’est pas une prophétie auto-réalisatrice ! Ce n’est qu’une hypothèse, une sorte de pari sur l’avenir, un moyen de faciliter la projection individuelle et collective. Attention donc à communiquer en ce sens, à ne pas figer votre projection, aussi apparemment rationnelle et réaliste soit-elle.
- L’imprévu est au principe même du processus d’innovation. Il faut donc d’une certaine façon « accueillir » cet imprévu, ne pas s’enfermer dans une démarche mécaniste et strictement cartésienne (en ayant par exemple recours au principe d’exhaustivité pour tenter de ne « rien rater »), mais utiliser souplement votre planning comme un outil de communication et de pilotage, régulièrement modifié et réévalué en fonction de se qui se passe. La vie, c’est ce qui nous arrive en plus de nos projets !
- Si un planning trop long et prétendument exhaustif risque d’être inutilisable, pour autant, un planning qui se résume à quelques barres de tâches ne sera pas opérationnel : le niveau de détail du planning est affaire de bon sens, d’intuition, et est constamment dominé par la claire perception des enjeux, techniques et humains.
4 conseils pour éviter les écueils
- Appliquez toujours le principe de rationalité limitée, qui n’est jamais qu’une reformulation du fait que « chacun voit midi à sa porte », et multipliez les points de vue sur l’évaluation des durées et des tâches.
- Identifier les seules tâches dont vous allez devoir suivre la réalisation. Pour le niveau de détail en dessous, faites confiance aux ressources du projet, l’important étant qu’elles sachent précisément ce qu’elles ont à faire.
- Réévaluez régulièrement vos prévisions, et n’hésitez pas à les rendre plus réalistes, en fonction de ce que vous avez pu apprendre au cours du pilotage du projet.
- Capitalisez sur l’expérience acquise et tâchez de comprendre pourquoi votre planning initial n’a pas été respecté.