Les méthodes de gestion de projet sont-elles utiles ?

Il arrive souvent dans les grandes entreprises, que l’obligation d’utiliser la méthode de gestion de projets « maison » se traduise avant tout par la perception d’une certaine lourdeur administrative, qui semble aller à l’encontre de l’objectif d’efficacité recherché. Faut-il renoncer pour autant à toute méthode ? Le point de vue de Claudio MALDONADO, consultant en conduite de projets et systèmes d’information.

En effet, l’exigence de devoir suivre au pied de la lettre un phasage qui semble en décalage avec la réalité d’un projet, l’exigence de produire un nombre important de livrables au contenu pratiquement identique, et l’obligation de remplir des tableaux de bord destinés probablement à être archivés, n’incitent pas à penser à autre chose qu’à une bureaucratie qui masque la finalité d’un projet.

Il est difficile de s’empêcher de penser que l’on fait appel de manière trop systématique à une « artillerie lourde », même pour faire face à des problèmes simples, au nom du respect de la Méthode et des Procédures. Au regard de ce qui existe dans les grandes entreprises je ne peux que confirmer ce sentiment.

Il arrive, par exemple, que pour un projet visant à réorganiser le fonctionnement d’un service, on impose l’utilisation de la méthode de gestion de projet « maison » qui a été conçue par la DSI (Direction des Systèmes d’informations), pour la DSI.

La méthode « maison » étant dans ce cas  conçue pour des situations différentes, elle est évidemment inadaptée à une situation de réorganisation, en particulier si nous cherchons à l’appliquer au pied de la lettre.

Dans ces conditions une telle application de la méthode ne peut se traduire que par une perte de temps qui nuit au bon déroulement du projet et à l’obtention du résultat attendu. Si ces situations absurdes se répètent, la méthode « maison » se forge alors une image de lourdeur, et finit par ne plus être utilisée.

Faut-il pour autant mettre en cause les méthodes de gestion de projets ?

Pas vraiment, les raisons de l’existence de ces situations absurdes sont souvent les mêmes :

• Une méthode « maison » spécialisée pour un métier (souvent l’informatique) que l’on généralise à d’autres métiers
• Une méthode trop ambitieuse qui prétend couvrir toutes les situations de projet (du  plus simple au plus complexe, au détriment des situations les plus simples en général)
• Une rigidité dans l’application de la méthode (il faut réaliser toutes les étapes et rédiger tous les livrables).

Ainsi, pour qu’une méthode de gestion de projets les conditions suivantes doivent être respectées :

• Simplicité : Les fondements d’une bonne méthode de gestion de projets doivent être universels (indépendants d’un métier et applicables à des projets simples et complexes). Le meilleur moyen de satisfaire cette exigence est la simplicité : une méthode avec un faible nombre d’étapes et de livrables, qui peut être complétée si les besoins d’un métier en particulier l’exigent, est une méthode qui aura plus de chances d’être utilisée.
• Flexibilité : De même, si bien une méthode doit être utilisée avec rigueur, la rigidité est en revanche  à éviter : il faut savoir faire preuve de flexibilité lorsque l’on utilise une méthode afin de s’adapter à différentes situations de projet (les points de vigilance méthodologique varient d’un projet à l’autre)
• Finalité : il ne faut jamais perdre de vue qu’un projet a toujours une finalité, qui n’est pas l’application d’une méthode !

Si ces aspects sont bien pris en compte lors de la construction d’une méthode « maison » et lors de son utilisation,  cette dernière devient un outil incontournable qui rend les projets plus fluides et qui permet de les réussir plus souvent.

Une méthode de gestion de projets est donc bien utile, si des conditions de sa conception et de son utilisation sont bien respectées : avec les outils adaptés il est plus simple de produire du bon travail !

Auteur : Claudio MALDONADO, consultant en conduite de projets et systèmes d’information