[EN BREF] Indemnités kilométriques : quand l’employeur peut-il rembourser les trajets domicile-travail ?

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Réponse :

Il est important de rappeler que l’employeur n’a jamais l’obligation légale de prendre en charge les trajets domicile-lieu de travail en dehors de l’utilisation des transports en commun. Il peut toutefois choisir de rembourser ces trajets lorsque le salarié utilise son véhicule personnel par le biais du versement d’indemnités kilométriques. Néanmoins pour que ce versement soit exonéré de cotisations, il est nécessaire que l’utilisation du véhicule personnel soit dictée par la contrainte et non par un choix du salarié.  A ce titre, le bulletin officiel de la sécurité sociale détaille ce qu’il convient d’entendre par situation dictée par la contrainte. Il s’agit des situations suivantes :

• Résidence hors périmètre de transport
  • La résidence habituelle ou le lieu de travail n’est pas inclus dans un plan de mobilité obligatoire ou la commune n’est pas desservie par un transport public collectif régulier.
• Absence de transport en commun
  • Aucun service public de transport collectif n’est disponible et aucun service privé n’a été mis en place par l’employeur.
• Contraintes horaires spécifiques
  • Travail de nuit, Horaires décalés, Travail continu, Équipes de suppléance…

L’employeur peut donc indemniser les trajets domicile-lieu de travail sous certaines conditions, notamment dans le cadre du forfait mobilité durable ou si les frais de transport sont justifiés par l’absence de transports en commun adaptés.

Le remboursement doit concerner les trajets effectués avec un véhicule personnel et non un véhicule de fonction et il doit être justifié par l’absence de transports en commun adaptés ou s’inscrire dans un dispositif spécifique prévu par l’entreprise ou la convention collective.

Plusieurs justificatifs sont requis :

• Déclaration du salarié indiquant les kilomètres parcourus.
• Attestation sur l’honneur confirmant l’usage du véhicule personnel et l’absence de covoiturage.
• Éventuellement, justificatif d’assurance du véhicule.
• Justificatif démontrant que l’utilisation du véhicule personnel résulte d’une contrainte et non d’un choix.

L’indemnisation doit être conforme au barème fiscal des indemnités kilométriques, qui dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Toute somme dépassant ce barème est considérée comme un avantage en nature et soumise à cotisations sociales.

Si l’indemnité dépasse le barème, l’excédent est soumis aux charges sociales et fiscales.

La prise en charge des trajets domicile-lieu de travail par le versement d’indemnités kilométriques est bien possible mais pour être exonérée de cotisations sociales, cette prise en charge doit réunir un certain nombre de critères cumulatifs.

Amandine Lecomte

Amandine LECOMTE est consultante en paie et droit social depuis plus de 15 ans. Elle a commencé sa carrière dans une société de conseil en droit social avant d’intervenir comme consultante paie et droit social pour GERESO. Forte de plus de 15 ans de rencontres diverses au travers de l’animation des formations, elle est capable de comprendre les difficultés et les enjeux tant des salariés que des employeurs. Ayant un goût très prononcé pour la résolution des problématiques terrain ? elle accompagne également les DRH, DAF et patron d’entreprises de toutes tailles dans la résolution de leurs problématiques en tentant de leur apporter des réponses claires, précises et pragmatiques à leurs enjeux du quotidien.

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