Rédiger des écrits administratifs clairs et efficaces

La rédaction administrative entre principes et spécificités

Les principes fondamentaux de la rédaction administrative

Un bon écrit administratif repose sur plusieurs principes fondamentaux :

1. La clarté : les usagers doivent comprendre le message dès la première lecture. Évitez les tournures complexes, les phrases trop longues et les termes techniques non expliqués. Une information claire permet d’éviter les retours inutiles et de fluidifier les échanges avec les administrés.
2. La précision : Choisissez chaque terme avec soin pour éviter toute ambiguïté ou mauvaise interprétation. Un langage imprécis peut prêter à confusion et ralentir le processus administratif.
3. La concision : Un écrit efficace va droit au but. Bannissez les redondances et privilégiez les formulations simples et directes. Plus un message est long, plus le risque de perte d’information est grand.
4. L’adaptabilité : Un courrier adressé à un usager n’aura pas la même tonalité qu’une note interne destinée aux services municipaux. Adapter son ton et son vocabulaire en fonction du destinataire permet d’assurer une meilleure compréhension.
5. La rigueur juridique : Certains écrits administratifs ont une valeur légale et doivent être rédigés en respectant les normes en vigueur. La maîtrise des obligations légales garantit la conformité et la validité des documents produits.

Les spécificités du style administratif

Le style administratif repose sur des règles précises. Elles visent à garantir une communication officielle fluide et efficace. Parmi les spécificités, on retrouve :

• L’usage d’un ton neutre et objectif, sans recours à des expressions trop personnelles ou subjectives.
• La structuration rigoureuse des phrases : sujet + verbe + complément. Evitez les subordonnées complexes.
• L’emploi de termes précis et courants pour éviter toute confusion.
• Une organisation logique des idées, avec une introduction qui présente l’objet du courrier, un développement clair et une conclusion indiquant les actions à suivre.
• L’importance de la mise en page : paragraphes aérés, typographie adaptée, alignement du texte, etc., pour une meilleure lisibilité.

Améliorer votre expression écrite : clarté, précision et efficacité au service de la communication administrative

Pourquoi améliorer votre expression écrite ?

Une bonne expression écrite garantit :

• Une communication claire et efficace avec les usagers et les collègues.
• Une meilleure compréhension des messages envoyés.
• Une réduction des ambiguïtés et des erreurs d’interprétation.
• Une image professionnelle renforcée.

Dans l’administration, chaque mot a une portée juridique et organisationnelle. Un message mal formulé peut entraîner des confusions, des malentendus voire des contentieux.

Simplifier votre écriture pour plus de clarté

Un des principaux écueils de la rédaction administrative est l’usage d’un langage trop complexe ou inutilement formel. Adoptez un style simple et direct :

• Utilisez des phrases courtes : idéalement moins de 20 mots par phrase.
• Évitez les jargons et les termes inutiles : préférez « achat » à « acquisition » ou « rapport » à « constatation ».
• Supprimez les répétitions et les pléonasmes : « au jour d’aujourd’hui » → « aujourd’hui ».
• Évitez les subordonnées complexes. Elles allongent et compliquent la lecture.

Exemple :
Nous avons procédé à la mise en application des nouvelles directives ayant pour objectif la simplification des procédures administratives.
→ Nous avons appliqué les nouvelles directives pour simplifier les procédures.

Pour simplifier votre expression écrite et rendre accessible les textes administratifs, vous pouvez vous baser sur la méthode FALC : Facile à Lire et à comprendre.

Le Facile à Lire et à Comprendre (FALC) est une méthode développée à l’échelle européenne pour adapter les documents aux personnes avec des difficultés de lecture ou de compréhension. Il repose sur des règles de simplification linguistique et visuelle afin de faciliter l’accès à l’information.

Évaluer la lisibilité d’un texte administratif : les outils et indices incontournables

La rédaction administrative repose sur un équilibre délicat : transmettre des informations précises tout en restant accessible. Pourtant, de nombreux écrits officiels restent denses et difficiles à comprendre. Pour améliorer la clarté des textes, plusieurs outils et indices de lisibilité, comme l’indice de Flesch, permettent d’évaluer et d’ajuster la complexité d’un écrit.

Pourquoi mesurer la lisibilité d’un texte administratif ?

 Un texte clair facilite la compréhension et l’adhésion du lecteur. Dans l’administration, les documents officiels doivent être compris par tous, y compris par des citoyens aux niveaux de lecture variés.

• Gagner en clarté : réduire la charge cognitive du lecteur.
• Faciliter l’accès à l’information : un texte simple améliore l’efficacité de la communication.
• Respecter les obligations légales : certaines réglementations encouragent des écrits accessibles (ex. loi du 12 avril 2000 sur l’amélioration des relations entre l’administration et le public).

L’indice de Flesch (Flesch Reading Ease)

L’un des indices les plus courants pour mesurer la lisibilité d’un texte est le score de Flesch, développé par Rudolf Flesch en 1948. Il est basé sur une formule mathématique qui prend en compte :

• La longueur des phrases (nombre moyen de mots par phrase).
• La longueur des mots (nombre moyen de syllabes par mot).

Certains sites en ligne vous propose de mesure l’indice de Flesch de votre texte : https://www.dcode.fr/test-lisibilite

 

Score	Niveau de lisibilité	Public cible
90-100	Très facile	Élèves de primaire
70-89	Facile	Grand public
50-69	Moyennement difficile	Lycéens et étudiants
30-49	Difficile	Professionnels avertis
0-29	Très difficile	Experts, chercheurs

 Exemple :

• « La mairie invite les citoyens à une réunion d’information. » → Score élevé (facile à comprendre).
• « La municipalité convoque les administrés à une concertation citoyenne. » → Score plus bas (plus complexe).

Structurer vos écrits efficacement

Un écrit administratif doit suivre une structure logique pour être facilement compréhensible :

Un plan clair en trois étapes :

1. Introduction : Présenter l’objet du message.
2. Développement : Expliquer clairement les faits et les actions attendues.
3. Conclusion : Résumer les points clés et préciser les démarches à suivre.

Astuce :
Utiliser une carte mentale ou un plan argumentaire permet d’organiser ses idées avant d’écrire.

Humaniser la rédaction administrative

Fini le temps des courriers impersonnels et rigides ! Aujourd’hui, l’administration doit s’adresser aux usagers de manière plus humaine et accessible. L’écriture doit devenir plus engageante et bienveillante :

• Utiliser le « je » ou « nous » pour personnaliser le message :

ex : Nous avons bien reçu votre demande et nous vous informons que…

• Éviter les tournures impersonnelles :

ex : Il est porté à votre connaissance que…

• Respecter la politesse et la courtoisie :

Ex : Merci de votre retour.

Rédiger des courriels efficaces

Le courriel administratif doit rester court, structuré et lisible.

À respecter :

• Un objet précis → Demande de rendez-vous pour renouvellement de dossier
• Une introduction claire → Bonjour M. Dupont, je vous contacte concernant…
• Des phrases courtes et directes → Votre dossier est en cours de traitement. Vous recevrez une réponse sous 10 jours.
• Une signature complète → Prénom, Nom, fonction, service.

Les outils numériques et l’IA dans la rédaction administrative

L’intelligence artificielle (IA) joue un rôle croissant pour optimiser des écrits administratifs. Grâce aux algorithmes d’apprentissage automatique, vous pouvez désormais améliorer la clarté, la concision et la précision des courriers et des courriels administratifs.

Les outils de correction et de reformulation

Des logiciels comme Antidote permettent de détecter les fautes d’orthographe, de grammaire et de syntaxe. Ils proposent également des reformulations pour rendre les phrases plus fluides et plus compréhensibles. Ces outils sont particulièrement utiles pour les agents administratifs, qui doivent produire un grand nombre de documents dans un temps limité.

L’IA générative pour la rédaction assistée

Des modèles d’intelligence artificielle comme ChatGPT, Mistral, Claude aident désormais à structurer et à rédiger des textes en fonction du contexte et du destinataire. Ces outils peuvent générer des modèles de lettres administratives, proposer des tournures plus naturelles et assurer la cohérence du discours.

Cependant, l’IA ne remplace pas l’expertise humaine : pensez à vérifier les textes produits pour garantir leur exactitude et leur conformité réglementaire.

L’analyse et la simplification des écrits administratifs

L’IA est également capable d’analyser un texte pour en évaluer la complexité et proposer des simplifications. Dans le cadre de la communication administrative, vous devez en effet privilégier des phrases courtes et un vocabulaire accessible. 

L’automatisation des réponses aux usagers

L’utilisation de chatbots et d’outils de réponse automatique permet d’accélérer le traitement des demandes administratives récurrentes. Ces solutions, basées sur l’intelligence artificielle, aident à générer des réponses standardisées adaptées aux questions des usagers, tout en garantissant un ton professionnel et approprié. Par exemple, un chatbot intégré au site web d’une collectivité peut fournir des réponses immédiates aux demandes courantes (demandes de formulaires, délais de traitement, modalités d’inscription, etc.).

Les limites et précautions à prendre

Bien que l’IA représente un gain de temps considérable, elle comporte certaines limites :

• Manque de discernement contextuel : L’IA peut proposer des formulations correctes mais inadaptées au contexte administratif.
• Absence de sensibilité humaine : Un courrier administratif doit souvent tenir compte des émotions et du contexte spécifique du destinataire.
• Problèmes liés à la confidentialité : Certains outils de rédaction IA stockent les données saisies, ce qui peut poser des problèmes de confidentialité pour des documents administratifs sensibles.

Perfectionner vos écrits administratifs

Vous avez le besoin d’améliorer vos écrits administratifs ? Le livre Les écrits administratifs : Rédiger des lettres et des courriels dans la fonction publique territoriale, écrit par Xavier va vous y aider. La seconde édition est parue chez GERESO en 2024.

Cet ouvrage est à destination de tous les professionnels du secteur public.

Que vous soyez rédacteur, responsable de service, élu ou agent administratif, ce guide constitue un outil indispensable pour perfectionner vos écrits et optimiser votre communication au quotidien.

L’ouvrage

 LES ÉCRITS ADMINISTRATIFS 

Rédiger des lettres et des courriels administratifs dans la fonction publique territoriale

La fonction publique française se modernise ! Pourtant, ses écrits restent le plus souvent d’un autre âge.

Le rédacteur écrit de belles et longues phrases et emploie souvent des formules impersonnelles pour ne pas brusquer l’usager.
Résultat : l’administré est perdu !

Alors, comment générer des idées, les organiser sous la forme d’un plan, rédiger et corriger le texte ? Et surtout, rester simple pour être compris ?

Dans cet objectif, l’auteur vous invite à faire évoluer votre rédaction, à améliorer votre expression écrite et votre orthographe, ainsi que la présentation de vos lettres et courriels administratifs.

Sans oublier l’aide que peut désormais vous apporter l’Intelligence Artificielle (IA).

Cet ouvrage vous propose de nombreux exercices, tous accompagnés de leur corrigé, car bien écrire nécessite de s’entraîner !

Humaniser et instaurer une relation de personne à personne entre le rédacteur et l’usager, voici tout l’esprit de la nouvelle rédaction administrative !

 

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