Partager la publication "Retard dans la remise des justificatifs de transport : l’employeur peut-il refuser le remboursement ?"
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Question :Marc est RH dans une Industrie. Son salarié vient de lui apporter les justificatifs d’achat des abonnements des transports en commun sur les 8 derniers mois. Il s’interroge sur son obligation de rembourser les frais en question ou d’opposer un refus au salarié pour transmission tardive des justificatifs. |
Réponse :
L’obligation de remboursement des frais de transport selon le Code du travail
En matière de remboursement des frais de transport, le Code du travail impose aux employeurs de prendre en charge une partie des frais de transport en commun pour les trajets domicile-travail de leurs salariés (Article R3261-1 et suivants du Code du travail). Le remboursement est obligatoire et couvre 50 % du coût des abonnements de transport en commun ou de services publics de location de vélos.
Existe-t-il un délai pour la remise des justificatifs ?
Par ailleurs le Code du travail ne fixe pas de délai précis pour la remise des justificatifs permettant le remboursement. Cependant, les employeurs peuvent légitimement exiger que les justificatifs soient remis dans un délai raisonnable pour assurer un traitement régulier des frais de transport. Ainsi, la Cour de cassation estime que l’employeur peut valablement fixer, par exemple à l’aide d’une note de service, à 1 mois le délai de production des justificatifs de frais professionnels. Le fait pour le salarié de ne pas respecter le délai l’expose à une absence de remboursement de ses frais par l’employeur (cass. soc. 29 septembre 2009, n° 07-45722 ; cass. soc. 7 mars 2006, n° 04-40869).
Dans le cas de Marc : Quid de la prescription ?
Dans la situation évoquée par Marc, il n’est pas fait mention d’une note de service limitant le délai de transmission desdits documents pour leur prise en charge. La question va donc être celle de la prescription. En la matière la Cour de cassation a opéré un revirement de jurisprudence. Alors qu’elle considérait qu’il s’agissait d’un élément de rémunération soumis à la prescription triennale (cass. soc. 12 juillet 2006, n° 04-48687), elle estime désormais que la prescription applicable est celle relative à l’exécution du contrat et donc 2 ans (cass. soc. 20 novembre 2019, n° 18-20208). Le salarié lui ayant apporté les justificatifs des 8 derniers mois, faute de note spécifique, et compte tenu du délai de prescription applicable, Marc ne peut pas refuser le remboursement de ces derniers.
Frais professionnels exposés dans l’intérêt de l’employeur : un remboursement obligatoire
Il est également bon de rappeler que les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés (cass. soc. 21 mai 2008, n° 06-44044), l’employeur ne pouvant fixer unilatéralement les conditions de leur prise en charge en deçà de leur coût réel (cass. soc. 23 septembre 2009, n° 07-44477). Dans cette hypothèse, le salarié serait en droit de réclamer le delta des sommes non remboursées.
