Les nouvelles conditions de recours à la visioconférence pour l’accès à la fonction publique

Quelles sont les voies d’accès concernées par la visioconférence ?

Conformément à l’article 1^er du décret du 7 juillet 2024, les administrations et établissements publics de l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics, ainsi que les établissements employant des fonctionnaires hospitaliers en position d’activité disposent de la possibilité de recourir à la visioconférence pour l’organisation des épreuves orales, auditions ou entretiens prévus pour les voies d’accès suivantes aux corps, cadres d’emplois, grades et emplois de la fonction publique :

les concours externes, internes et les troisièmes concours ;
les recrutements de fonctionnaires sans concours (par voie directe) ;
les recrutement effectués dans le cadre du Pacte³ ou concernant des candidats résidant en outre-mer âgés de 45 ans et plus et en situation de chômage de longue durée ;
les examens professionnels de promotion interne ou d’avancement de grade ;
les recrutements des personnes en situation de handicap ;
les concours professionnels (modalité d’avancement de grade).

La visioconférence peut également être utilisée pour l’organisation des entretiens de recrutement des agents contractuels en vue d’occuper un emploi permanent⁴.

Quelle est la procédure à mettre en œuvre ?

Les autorités organisatrices doivent, en premier lieu, publier sur leur site internet la liste des voies d’accès mentionnées ci-dessus pour lesquelles la nature des épreuves orales, auditions ou entretiens est compatible avec le recours à la visioconférence⁵.

En outre, lorsque l’une des voies d’accès concernées est ouverte, l’arrêté d’ouverture doit préciser si le recours à la visioconférence est possible.

Dans ce cas, cet arrêté doit :

indiquer l’option retenue concernant les candidats éligibles ;
fixer la date avant laquelle les candidats peuvent demander à passer par visioconférence leur épreuve orale, audition ou entretien,
et comporter une référence à l’arrêté du 8 juillet 2024, précité.

En application des dispositions de l’article 3 du décret du 7 juillet 2024, précité, l’arrêté doit, également, indiquer si le recours à la visioconférence peut être demandé :

soit par les seuls candidats résidant en outre-mer ou à l’étranger, en situation de handicap, en situation de grossesse ou dont l’état de santé le nécessite ;
soit par tout candidat.

Comment s’effectue la demande de recours à la visioconférence par le candidat ?

Dès lors que l’arrêté d’ouverture l’autorise, il revient au candidat de demander le recours à la visioconférence avant une date fixée par cet arrêté, conformément aux dispositions de l’article 3 du décret du 7 juillet 2024, précité. Cependant, si l’urgence le justifie, l’autorité organisatrice peut autoriser un candidat à recourir à la visioconférence même s’il formule sa demande après la date fixée par l’arrêté d’ouverture⁶.

Les candidats en situation de handicap, de grossesse ou dont l’état de santé le nécessite doivent produire un certificat médical délivré par un médecin agréé et comportant la mention de l’aménagement relatif à la visioconférence⁷. Toutefois, ce certificat n’est pas exigé lorsque l’arrêté d’ouverture prévoit que le recours à la visioconférence peut être demandé par tout candidat.

Quelles sont les informations à communiquer au candidat ?

Les candidats qui ont demandé à recourir à la visioconférence doivent être informés, par courrier ou par voie électronique des conditions matérielles d’organisation de ces épreuves orales, auditions ou entretiens, notamment du lieu, de la date et de l’heure⁸. S’agissant des candidats résidant en outre-mer ou à l’étranger, cette information doit comprendre l’heure locale et l’heure métropolitaine correspondante.

Le remboursement des frais engagés doivent-ils être pris en charge par l’administration ?

Les frais de déplacement et de séjour des personnels des administration, engagés pour passer des épreuves orales, auditions ou entretiens sont remboursés dans les conditions prévues par la réglementation relative aux déplacements temporaires qui leur est applicable⁹.

Quelles sont les conditions d’organisation de la visioconférence requises par la réglementation ?

En application des dispositions de l’article 5 du décret du 7 juillet 2024, précité, le recours à la visioconférence n’est possible que s’il permet d’assurer tout au long de l’épreuve, l’audition ou l’entretien :

l’identité de la personne convoquée ;
la présence dans la salle des seules personnes compétentes pour en assurer le bon déroulement ;
l’assistance technique pour la mise en œuvre de la visioconférence.

Par ailleurs, l’autorité organisatrice doit prendre toutes les dispositions pour garantir l’intervention immédiate, auprès du candidat ou des examinateurs, des techniciens chargés d’assurer de part et d’autre¹⁰ :

la transmission continue et en temps réel des informations visuelles et sonores ;
la simultanéité des échanges entre le candidat et le ou les examinateurs ou les personnes chargées de conduire l’entretien ;
la sécurité et la confidentialité des données transmises ;
la fiabilité du matériel utilisé.

L’autorité organisatrice doit également prendre les dispositions nécessaires pour garantir que seules les personnes compétentes ont accès aux salles équipées de matériel de communication audiovisuelle lorsqu’elles sont utilisées pour les épreuves orales, les auditions ou les entretiens¹¹.

En outre, un surveillant doit être présent auprès du candidat pendant toute la durée de l’épreuve orale, de l’audition ou de l’entretien, afin de s’assurer de leur bon déroulement. Il est notamment chargé de :

vérifier l’identité du candidat ;
le cas échéant, remettre au candidat tout support ou sujet de l’épreuve orale, de l’audition ou de l’entretien ;
veiller à toute absence de fraude ;
attester du débit continu des informations visuelles et sonores durant l’épreuve orale, l’audition ou l’entretien¹².

De plus, sont autorisées à être présentes dans la même salle que le candidat pendant le déroulement de l’épreuve :

dans le cas d’un agent en situation de handicap : les personnes chargées de lui apporter une aide en raison de son handicap ;
et le cas échéant, les personnes chargées de lui apporter une assistance médicale.

Comment doivent être pris en compte les éventuels dysfonctionnements ?

La survenance de défaillances techniques altérant la qualité de la visioconférence pendant l’épreuve orale, l’audition ou l’entretien, peut entraîner une prolongation de sa durée ou son report dans les conditions suivantes¹³ :

lorsque la défaillance conduit à une interruption inférieure à la moitié de la durée de l’épreuve orale de l’audition ou de l’entretien : sa durée peut être prolongée de la durée de cette défaillance ;
lorsque la défaillance conduit à une interruption supérieure à la moitié de la durée de l’épreuve orale de l’audition ou de l’entretien : celle-ci ou celui-ci est repris ou reporté. Aussi n’est-il pas tenu compte de la première prestation interrompue pour l’évaluation du candidat.

La décision de prolonger, d’interrompre, de reprendre ou de reporter l’épreuve orale, l’audition ou l’entretien doit être prise par le président du jury ou son représentant ou, le cas échéant, par le groupe d’examinateurs concerné. Toute défaillance technique rencontrée ainsi que les suites qui y ont été données doivent être mentionnées dans le procès-verbal. Ce dernier peut faire état, à la demande d’un candidat, de la perception exprimée par le celui-ci, dès la fin de l’épreuve, des conditions de son déroulement¹⁴.

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Quelles sont les conditions de recours à la visioconférence pour les délibérations des jurys ?

En application des dispositions de l’article 6 du décret du 7 juillet 2014, les jurys, comités et commissions de sélection qui interviennent au titre des voies d’accès concernées peuvent recourir à la visioconférence pour l’organisation de leurs délibérations.

Leur identification et leur participation effective doivent être garanties dans les conditions suivantes :

l’identification des membres participant à la délibération doit pouvoir être effectuée à tout moment ;
chaque membre siégeant avec voix délibérative doit avoir la possibilité d’intervenir et de participer effectivement aux débats ;
et les membres présents à distance doivent bénéficier des mêmes informations que les membres physiquement présents.

En outre, le recours à la visioconférence doit satisfaire à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des échanges et la confidentialité de la délibération.

Par ailleurs, le procès-verbal de la séance doit indiquer le nom des membres de jury convoqués, présents physiquement ou à distance, ainsi que celui de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la délibération¹⁵.

Dans le cas de la survenance d’un incident technique de nature à perturber le déroulement de la visioconférence, celui-ci est mentionné dans le procès-verbal. Si cet incident est de nature à pénaliser un ou plusieurs candidats, le président du jury doit porter cette mention au procès-verbal, ainsi que l’identité du ou des candidats concernés¹⁶.

Décret n° 2024-759 du 7 juillet 2024, fixant les conditions de recours à la visioconférence pour l’organisation des voies d’accès à la fonction publique ;
Arrêté du 8 juillet 2024, fixant les conditions et les modalités de recours à la visioconférence pour l’organisation des voies d’accès à la fonction publique (NOR : n° TFPF2418580A), publié au Journal officiel du 12 juillet 2024 ;
Parcours d’accès aux carrières de la fonction publique territoriale, hospitalière et de l’État ;
Voir, par exemple, pour la fonction publique de l’État, l’article 3-6 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986, relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l’État ;
Article 2 du décret du 7 juillet 2024, précité ;
Article 2 du décret du 7 juillet 2024, précité ;
Article 2 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 2 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 4 du décret du 7 juillet 2024, précité ;
Article 3 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 3 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 4 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 5 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 5 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 9 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité ;
Article 9 de l’arrête du 8 juillet 2024, précité.