Optimiser ses offboardings : quelles bonnes pratiques adopter à l’occasion du départ d’un collaborateur ?

Pourquoi l’offboarding est important ?

L’offboarding, qui désigne littéralement le “débarquement” d’un collaborateur, est un moment particulier. C’est une période charnière pendant laquelle vous préparez la sortie d’un salarié quel que soit le motif de son départ de l’entreprise. Contrairement à l’onboarding qui est de plus en plus soigné par les entreprises, qui mettent en place des parcours d’intégration bien ficelés, l’offboarding est souvent négligé. C’est une erreur, car la dernière impression, comme la première, est souvent essentielle.

Un collaborateur mécontent de la manière dont s’est organisé son départ pourrait le faire savoir autour de lui, voire sur les réseaux sociaux, ce qui pourrait nuire gravement à votre réputation employeur. Il est difficile de construire une marque employeur attractive, mais celle-ci est facile à déconstruire. Or, comme pour les clients, ce sont souvent les collaborateurs les plus insatisfaits qui laissent des avis négatifs.

Par ailleurs, un offboarding bâclé vous prive du réseau de recommandation de votre ancien collaborateur et entrave ainsi vos initiatives de cooptation. Plus encore, vous vous privez peut être de voir revenir un salarié boomerang, qui rappelons-le, est en général plus engagé et plus motivé que la moyenne des collaborateurs. Ce serait dommage !

Maintenant que vous avez pris conscience de l’importance de l’offboarding, voyons comment procéder pour cette étape cruciale pour le collaborateur sortant mais aussi pour le reste de l’équipe.

6 bonnes pratiques pour réussir l’offboarding

Pour mener un bon offboarding, quelques bonnes pratiques s’imposent. Voici les principales.

Planifiez le départ et organisez la passation

Dès que la date de départ est fixée, vous devez organiser un rétroplanning pour gérer les étapes administratives du départ mais surtout pour organiser la passation des dossiers. Le maintien et la transmission des savoirs et des compétences est primordial: mettez le salarié en binôme avec son futur remplaçant, ou à défaut, l’un de ses collègues, pour qu’une personne dans l’entreprise ait une lecture fine des enjeux et des process de chaque dossier géré par le salarié sortant.

Prenez le temps d’écouter le collaborateur sortant

Pour bien gérer cette étape, un entretien avec le manager s’impose. C’est l’occasion de collecter les retours du salarié sur son expérience collaborateur au sein de l’entreprise.

N’hésitez pas à lui poser des questions précises, par exemple :

Qu’a-t-il pensé de la diversité des missions confiées, de la charge de travail ?
Quels sont ses ressentis vis-à-vis de l’ambiance de l’équipe, de la culture de l’entreprise ?
Comment a t’il vécu ses relations avec son manager ? Se sentait-il à l’écoute ?

Cet entretien est l’occasion de collecter les points forts de l’entreprise mais aussi d’identifier des axes d’amélioration qui seront utiles pour mettre en place des stratégies de rétention et de fidélisation des employés. Mais plus encore, c’est une manière de montrer sa considération envers l’employé qui nous quitte, en lui démontrant que son point de vue compte encore, même s’il part.

Cet entretien est aussi l’opportunité de remercier le salarié pour le travail qu’il a accompli, et de le valoriser en lui faisant un retour sur les compétences qui ont été particulièrement appréciées par l’entreprise.

Prévenez vos équipes

Si un offboarding mal géré peut nuire à votre réputation employeur, il peut également mettre à mal vos équipes et la qualité de vie au travail, voire l’ambiance générale de l’entreprise. C’est pourquoi il est primordial de communiquer clairement sur les raisons du départ et de rassurer vos collaborateurs en démontrant que vous soignez l’expérience collaborateur de A à Z.

Lors de la réunion d’équipe qui annonce le départ, optez pour la transparence. N’hésitez pas à aborder les questions essentielles sur les suites à donner. Par exemple :

Le remplacement ou non du collaborateur ;
La reprise potentielle de ses sujets par des collaborateurs en place ;
L’organisation du préavis et de la période de passation.

Récupérez le matériel

Même si cela peut sembler évident, il est important de prévoir un temps pour récupérer le matériel du salarié sortant. Fixez une date et prévenez l’employé suffisamment tôt, afin qu’il ait le temps de faire le tri sur son ordinateur et de nettoyer ses dossiers. Créez une liste du matériel à récupérer. Il peut s’agir par exemple :

De l’ordinateur et du chargeur ;
De la carte de crédit de l’entreprise ou de la carte essence ;
Du badge ou des clés de l’entreprise.

Ne réclamez surtout pas les autres objets offerts lors du Kit de bienvenue : cela serait très mal perçu, évidemment, par votre collaborateur.

Maintenez un lien avec le collaborateur qui part

Si la collaboration s’est bien passée, vous pouvez rédiger une lettre de recommandation à votre ancien employé. Dans tous les cas, ajoutez le sur vos réseaux sociaux professionnels, si ce n’est déjà fait. Ce sera l’occasion de la féliciter pour sa prochaine prise de poste. N’oubliez pas que les anciens collaborateurs forment un réseau qui peut vous être très utile pour vous aider dans vos futurs recrutements, car ils connaissent parfaitement la culture de l’entreprise.

Collectez les impressions de chacun sur la qualité de l’offboarding

Une fois que le départ est effectif, vous pouvez organiser une réunion avec les principales parties prenantes de l’offboarding, notamment le service RH et le manager. Ce temps d’échange peut permettre de faire le bilan sur les points forts et les axes d’amélioration du processus d’offboarding. L’objectif est de récolter leurs impressions sur le déroulé du départ.

Les données recueillies permettront de :

Mieux comprendre les raisons du départ ;
Améliorer la rétention des talents ;
Préserver l’engagement des équipes.

Les erreurs à éviter pour réussir le départ d’un salarié

Malheureusement, il existe des erreurs fréquentes en matière d’offboarding que vous devez éviter à tout prix. Voici une liste non exhaustive des pièges les plus courants :

Un manager absent le jour de la sortie du collaborateur ;
Une équipe non informée des raisons du départ ;
Un matériel non récupéré après le départ du collaborateur ;
Un processus de passation mal organisé ;
Une absence totale de processus d’offboarding.

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En bref

Adopter des pratiques d’offboarding soignées est essentiel dans le climat actuel de forte rotation des effectifs. Cela nécessite une planification minutieuse, une communication ouverte et une valorisation du collaborateur partant. En prenant le temps d’écouter, de transmettre des connaissances, et en maintenant le lien, les entreprises peuvent transformer le départ d’un employé en une opportunité positive pour tous. Cela non seulement préserve l’image de l’entreprise, mais enrichit également sa culture et son réseau professionnel. Ainsi, optimiser l’offboarding devient un investissement dans l’avenir de l’entreprise autant que dans le bien-être de ses employés.