Partager la publication "Les bonnes pratiques pour rédiger son plan de développement des compétences 2024"
La formation est fondamentale pour accompagner le développement des collaborateurs et la performance de l’entreprise. Mais avec l’évolution du rapport au travail, elle doit aussi être envisagée comme un levier de rétention des collaborateurs, qu’il est de plus en plus compliqué de garder engagés.
Explorons en détails les bonnes pratiques à appliquer pour rédiger son plan de développement des compétences.
Qu’est-ce que le plan de développement des compétences ?
Tout d’abord, faisons un petit arrêt sur la définition du plan de développement des compétences et son intérêt pour l’entreprise.
Autrefois appelé « plan de formation », le plan de développement des compétences a vu son nom changer en 2019, suite à l’application de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel.
Le plan de développement des compétences est le document qui déroule la stratégie de formation de l’entreprise et qui va recenser les actions de formation sur l’année à venir. Une action de formation s’entendant comme un « parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel » (article L. 6313-2 du Code du travail).
Le plan de développement des compétences est donc une feuille de route.
C’est également un outil permettant à l’employeur de répondre à son obligation légale de former ses collaborateurs. Il doit notamment garantir l’adaptation au poste de travail et le maintien dans l’emploi des salariés.
Au-delà de l’aspect règlementaire, le plan de développement des compétences est aussi un outil qui permet, quand il est bien utilisé, d’accompagner les projets et la stratégie de l’entreprise.
Car, pour atteindre les objectifs fixés, l’organisation doit disposer d’un certain nombre de compétences. Si celles-ci ne sont pas disponibles, il faut les acquérir et cela passe notamment par la formation.
Le plan de développement des compétences allie donc les obligations légales de formation, les obligations légales concernant certains métiers, la stratégie de l’entreprise mais aussi les souhaits de développement des salariés.
Il peut aussi être vu comme un outil pour faire progresser les collaborateurs via mobilité interne (et donc avec appui de la formation) et ainsi retenir les bons éléments. Ce qui permet aussi de pallier la difficulté des recrutements externes.
Plusieurs questions gravitent autour du sujet du plan de développement des compétences.
Il interroge notamment sur la place accordée à la formation dans l’entreprise.
Autre question, doit-on privilégier les formateurs internes ou plutôt faire appel à des prestataires externes ?
Doit-on prioriser les compétences professionnelles, techniques (les « hard skills ») ou plutôt les compétences transversales et comportementales (les « soft skills ») ?
Enfin, la réalisation du plan d’une année N est indissociable de l’analyse du bilan de formation de l’année précédente.
Les différentes étapes de la construction du plan de développement des compétences
Définir le calendrier
La construction du plan de développement des compétences est une procédure qui implique un certain nombre d’acteurs. Comme pour tout projet, il faudra donc bien définir les dates clés et les rôles et responsabilités de chacun (RH, managers, collaborateurs, représentants du personnel, Finance…).
Décortiquer la stratégie de l’entreprise
Nous sommes ici dans une approche que l’on va qualifier de « top-down » : ce sont les besoins de l’entreprise qui vont déterminer les axes stratégiques de formation pour les collaborateurs.
Ces axes dépendent de la position de l’entreprise, de sa stratégie et ses objectifs pour l’année (voire les années) à venir, mais aussi des tendances sur le marché de l’entreprise.
La question à se poser est « quel rôle la formation va jouer dans l’atteinte des objectifs d’activité fixés » ?
Collecter les besoins du terrain
Il s’agit ici de l’approche dite « bottom-up » : les collaborateurs sur le terrain font remonter à l’entreprise leurs besoins de formation individuels.
Les besoins du terrain peuvent être collectés directement via les entretiens professionnels. Les entretiens professionnels, obligatoires depuis 2018, peuvent être complexes à mettre en place. Mais ils sont une source d’information non négligeable. Ils peuvent permettre de collecter les besoins des salariés pour eux-mêmes, mais aussi les remontées des managers pour leurs équipes.
Les équipes RH s’appuient sur les managers pour la collecte de ces besoins, qui peut se faire via des tableaux de recensement des besoins ou des réunions dédiées.
Tenir compte du marché
Afin de préserver sa compétitivité, l’entreprise doit être en veille sur les tendances de son marché. Y a-t-il des sujets particuliers qui sont au centre de l’attention sur cette année ? Y-a-t-il une technologie émergente à apprivoiser, de nouvelles réglementations à maîtriser ? Quelle place veut-on donner à l’Intelligence Artificielle dans notre activité ?
Il faut considérer ces questions au moment de la construction du plan de développement des compétences.
Synthèse des besoins et consolidation du plan
Une fois la stratégie de l’entreprise déclinée en besoins de formation d’un côté, et les besoins collectés du terrain de l’autre, il faut consolider ces éléments.
Pour chaque besoin de formation, on énumérera :
- le thème de la formation,
- le nombre de sessions,
- le nombre et le profil des personnes à former,
- les modalités (présentiel, distanciel…)…
Un élément à indiquer obligatoirement dans le plan de développement des compétences est la classification légale de l’action de formation. S’agit-il d’une formation obligatoire, c’est-à-dire indispensable à la tenue d’une fonction ou imposée par la loi ? Comme le passage du permis CACES, par exemple, pour le poste de cariste, ou la formation Sauveteur Secouriste du Travail. Ou s’agit-il d’une formation non obligatoire, c’est-à-dire toutes les autres formations ?
Priorisation des besoins et arbitrage
Une fois tous ces éléments précisés, il faut établir un ordre de priorité dans les actions de formation.
En effet, il y a souvent beaucoup de besoins de formation mais tous ne sont pas équivalents.
Les équipes RH peuvent proposer d’attribuer un ordre de priorité aux formations (priorité 1, 2 ou 3). Il sera sûrement nécessaire à un moment de refaire un point avec les managers pour arbitrer entre différents besoins de formation.
Budgétisation du plan
A ce stade, l’objectif est d’évaluer le coût de chaque ligne du plan de développement des compétences et de décider de la source de financement.
Le coût doit tenir compte du prix de la formation. Mais vous pouvez aussi y ajouter le coût des salaires des salariés en formation et les coûts logistiques (réservation de salle, déplacements…) si vous souhaitez avoir une vue plus exhaustive du coût réel de la formation.
Selon le contexte de l’entreprise, il peut y avoir plusieurs sources de financement :
- les fonds mutualisés des Opérateurs de Compétences (OPCO) pour les entreprises de moins de 50 salariés,
- les Actions collectives des OPCO,
- le budget de formation de l’entreprise,
- la possibilité de co-financement avec le Compte Personnel de Formation des collaborateurs (possible uniquement avec leur accord)…
A cette étape, un nouvel arbitrage entre les besoins de formation pourra s’effectuer.
Consultation des Instances Représentatives du Personnel (IRP)
Si l’entreprise a au moins 50 salariés et a des représentants élus du personnel, il faudra leur présenter le plan de développement des compétences au cours d’une consultation et recueillir leur avis.
Cette étape peut permettre d’identifier d’autres besoins de formation et de s’assurer que le plan proposé est conforme aux besoins des collaborateurs. L’entreprise n’a pas besoin de recueillir un avis favorable pour déployer ce plan. Elle doit juste obtenir l’avis des IRP, quel qu’il soit. Mais dans un souci de préserver le dialogue social et le climat social, recueillir un avis favorable sur ce plan est souhaitable.
Communiquer sur le plan de développement des compétences
Une fois le plan validé par tous les acteurs impliqués, vient l’étape de le communiquer aux équipes.
Là encore, tout dépend du contexte et de la taille de l’entreprise.
Communiquer le plan peut se faire de plusieurs façons : information par mail, réunion d’information dédiée, communication ciblée via les managers…
Il sera intéressant d’indiquer aux salariés comment s’inscrire aux sessions qui sont ouvertes à tous.
Il est possible de prévoir un plan de communication sur l’année, avec plusieurs phases et rappels.
Pour rendre les salariés plus acteurs de leur développement, on peut aussi proposer un catalogue de formation avec des formations présélectionnées.
Déploiement du plan de développement des compétences
Les formations sont réparties sur l’année, en fonction de la saisonnalité propre à l’entreprise mais aussi des vacances scolaires, des projets spécifiques sur l’année…
Une fois le calendrier fixé, il faut coordonner le déploiement et organiser les sessions logistiquement : réserver les salles, convoquer les salariés, contacter les prestataires déjà partenaires, en contacter de nouveaux s’il y a de nouveaux besoins.
Votre formation sur ce thème
CONSTRUIRE ET PRÉSENTER LE PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES COMPÉTENCES
2 jours – En présentiel ou à distance
- Identifier l’évolution du cadre légal du plan de développement des compétences.
- Définir les différentes étapes d’élaboration du plan.
- Clarifier les besoins en formation et mettre en place un arbitrage efficient.
- Concevoir un plan adapté aux besoins de l’entreprise et à l’évolution de la législation.
- Structurer le plan et le présenter aux Institutions Représentatives du Personnel (IRP).
Le Retour sur Investissement (Return On Investment – ROI)
La dernière étape, et non des moindres, arrive en fin de période de déploiement du plan.
Il s’agit de l’évaluation de l’efficacité du plan.
Cette étape est complexe car elle rejoint la difficulté de l’évaluation de la formation.
Il est néanmoins possible de mettre en place quelques mesures objectives.
Ainsi, si l’on reprend le modèle d’évaluation de Kirkpatrick, le plus utilisé en formation, on peut tenter de mesurer les niveaux 1 à 3.
- Le niveau 1 correspond à la « Réaction » et est habituellement mesuré via les évaluations de satisfaction en fin de formation.
- Le niveau 2 correspond à « l’apprentissage » et se mesure via les évaluations des acquis en fin de formation.
- Le niveau 3 est, lui, plus délicat à mesurer car il s’agit du « transfert », c’est-à-dire l’application des capacités acquises en formation sur le poste de travail. Cela nécessite donc une implication des managers pour la mesurer. On peut aussi le faire via des auto-évaluations quelques mois après la formation.
D’autres données peuvent permettre de mesurer l’efficacité du plan de développement des compétences :
- le taux de complétion des formations en ligne ou hybrides,
- le taux de « no-shows » (les personnes qui ne viennent pas aux formations auxquelles elles se sont inscrites)
- le « Net Promoter Score » (NPS) qui est le taux de personnes qui recommandent la formation suivie à d’autres personnes…
Toutes les étapes que nous venons de détailler permettent de construire un plan de développement des compétences qui tient compte des objectifs de l’entreprise mais aussi des souhaits des salariés.
Il faut garder en tête que ce plan est une feuille de route et qu’il peut être amené à évoluer avec l’actualité de l’entreprise.
