Pourquoi et comment bâtir un plan de communication RH ?

Quels sont les enjeux de la communication RH ?

Les objectifs de la communication RH dépendent des cibles visées. Celles-ci peuvent être les salariés et les managers d’une part, ou les candidats et les personnes à recruter d’autre part.

Les différents types de communication RH

Il existe deux grands types de communication RH : le plan de communication interne et le plan de communication externe.

Dans les deux cas, ces différents types de plan de communication s’appuient sur des outils et méthodes éprouvées, telles que la mise en place d’un calendrier de contenu et l’utilisation de canaux de communication ciblés.

Mais avant de vous donner les étapes clés à respecter, voyons d’abord les enjeux clés d’un plan de communication RH.

Les objectifs de la communication interne

Elle vise à :

rassurer les employés en période de transformation ;
communiquer sur la stratégie de l’entreprise et aligner les équipes ;
augmenter l’engagement des salariés ;
créer du lien entre le service RH et les collaborateurs.

Les objectifs de la communication externe

Elle vise à :

développer sa marque employeur ;
faciliter le recrutement ;
transformer les salariés en ambassadeurs ;
fidéliser les nouvelles recrues.

En effet, un bon plan de communication RH permet de révéler la culture d’entreprise, et ainsi d’attirer à soi des candidats qui partagent les valeurs de l’entreprise. Pour cela, il est impératif de bien définir les cibles et les outils de sa communication RH.

Bâtir son plan de communication RH en 6 étapes

Avant de démarrer, il faut prendre un peu de hauteur. Ce qui implique de réaliser un état des lieux de l’existant et d’auditer les traces de communication laissées par l’entreprise, à l’interne comme à l’externe. La réputation de l’entreprise précède parfois le plan de communication. Le chargé de communication RH doit ainsi corriger certains messages ou, au contraire, renforcer une image employeur déjà attractive et favorable.

1. Comment formuler les objectifs de son plan de communication ?

Pour bien formuler ses objectifs de communication, Marie Christine Saborni nous invite à distinguer trois principaux types d’objectifs à prendre en compte dans son ouvrage Reussir ses actions de communication.

Elle distingue :

Les objectifs cognitifs qui visent à faire connaître un produit, un service.
Les objectifs affectifs qui cherchent à faire adhérer.
Les objectifs comportementaux qui visent à transformer les comportements.

Appliqués au plan de communication RH, les objectifs cognitifs cherchent à renforcer la notoriété de la marque employeur, à faire connaître une offre de formation, à informer sur l’avancée d’un nouveau service. Les objectifs affectifs permettent d’aligner les équipes sur un projet de transformation RH, de créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Les objectifs comportementaux visent à renforcer l’implication des salariés, ou encore, à transformer les pratiques notamment dans le cadre d’une campagne de prévention des RPS.

2. Identifier ses cibles RH

Au-delà, les objectifs du plan de communication doivent être formulés au regard des cibles RH concernées. Celles-ci peuvent concerner l’ensemble des parties prenantes de la fonction RH, de la direction aux nouvelles recrues.

Il peut s’agir :

de renforcer l’implication des managers ;
de faire connaître la marque employeur auprès des candidats ;
de transformer les comportements des salariés en matière de sécurité au travail ;
etc.

Ainsi, le plan de communication RH est toujours aligné sur la stratégie globale de l’entreprise. Il doit associer, dès le départ, les équipes de direction, qui seront d’ailleurs impliquées pour délimiter le budget.

3. Définir son budget

Ensuite, vous devez estimer une enveloppe pour réaliser vos actions de communication. Pour déterminer vos coûts, vous devez détailler chaque action au sein d’un programme budgétaire et y associer des coûts internes et externes. Les coûts internes peuvent être liés à la mobilisation du service communication, pour la rédaction des contenus par exemple, tandis que les coûts externes seront liés aux actions que vous souhaitez déléguer. Par exemple : la création d’une vidéo de marque employeur, ou la réalisation d’affiches publicitaires pour une campagne de recrutement.

4. Rédiger le calendrier éditorial

Le calendrier éditorial du plan de communication marque la temporalité de votre plan d’action. Chaque action de communication doit s’inscrire logiquement dans le temps, afin de favoriser la cohérence globale de votre message. Pour construire votre calendrier éditorial, vous pouvez utiliser des événements clés internes, comme la période des entretiens annuels, ou des dates clés externes.

Par exemple :

La journée de la protection des données, le 28 janvier.
La journée mondiale sans téléphone, le 6 février.
La journée zéro discrimination, le 1 er Mars.
La journée internationale du droit des femmes, le 8 Mars.
La journée mondiale de la santé et de la sécurité au travail, le 28 Avril.

Centralisez toutes les dates clés qui ont un lien avec vos messages clés. Ce qui vous permettra de communiquer au bon moment, en tenant compte de l’actualité.

Le calendrier éditorial RH est aussi l’occasion de désigner les responsables de la production des contenus de chaque action de communication. Par exemple, pour une newsletter de sensibilisation au RPS, c’est le responsable QVT qui sera chargé de la rédaction, en appui du service communication.

5. Définir quels outils utiliser pour sa marque employeur

Il vous reste aussi à communiquer au bon endroit. Pour cela, vous devez identifier et adapter les canaux de communication les plus adaptés à votre cible RH. Vous visez les candidats ? Les réseaux sociaux et les jobboards sont vos meilleurs alliés, mais vous pouvez aussi affiner votre stratégie de ciblage à travers la programmatique RH, qui permet d’afficher des publicités personnalisées sur tous les médias où sont vos candidats.

Les outils d’un plan de communication interne sont aussi variés.

On distingue :

L’e-mailing (ou newsletter interne) ;
La vidéo ;
L’e-book ou le livre blanc RH ;
Le réseau social d’entreprise ;
Le courrier ;
L’intranet de l’entreprise ;
L’affichage papier.

Chaque canal doit être utilisé en fonction des médias et des outils privilégiés par votre cible, mais aussi en fonction du message à faire passer. Par exemple, si vous souhaitez communiquer auprès des managers sur le plan de transformation, le livre blanc sera un outil parfaitement adapté pour accompagner un séminaire sur le sujet. Le réseau social d’entreprise a davantage vocation à animer des communautés RH internes, telles que des communautés métiers ou des communautés d’apprenants.

6. Mesurer les résultats

Pour chaque action de communication RH, vous pouvez associer des indicateurs qui vous permettront de mesurer les résultats. Il peut s’agir par exemple du taux d’ouverture de votre newsletter interne, ou encore du taux de complétude de vos vidéos de démonstration de vos nouveaux produits.

Mais mesurer les impacts de votre communication RH va bien plus loin : quels sont les effets sur l’engagement de vos collaborateurs ? Sont-ils satisfaits de votre communication ? Une enquête interne de type sondage peut vous permettre de mesurer les effets de votre plan de communication RH sur l’engagement et la satisfaction de vos employés.

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Exemple de plan de communication RH

Pour vous aider, voici un exemple de plan de communication RH :

Cible	Message	Support	Deadline ou Fréquence	Responsable	Budget
Collaborateurs	Prévention de la sécurité au travail	E-mail	28 avril	RH	0,5 jour ETP
Managers	Enjeux du plan de transformation	Livre blanc	10 juillet	Direction de la transformation	2 000 €
Collaborateurs	Avancement du plan de transformation	Newsletter	Tous les 2 mois	Direction de la transformation	3 jours ETP
Collaborateurs	Enquête de satisfaction interne	Enquête	Tous les 6 mois	Responsable QVT	5 jours ETP
Collaborateurs	Lancement d’un nouveau produit	Article sur l’intranet	15 janvier	Chef de projet	0,5 jour ETP
Candidats	Campagne de recrutement	Affichage métro et bus / Publicités en ligne	Septembre – décembre	Responsable recrutement et marque employeur	5 000 €
Candidats	Présentation de la marque employeur	Vidéo sur LinkedIn et YouTube	15 septembre	Responsable recrutement et marque employeur	3 000 €

Document sans nom

Le plan de communication RH est un outil du quotidien. Mais il peut aussi être déployé en temps de crise. On parle alors de communication de crise. Il faut alors être prêt à mettre en place un dispositif d’urgence. Pour cela, il est important d’être outillé et formé afin d’éviter de mettre l’entreprise en situation de vulnérabilité médiatique. Si ce sujet vous intéresse, n’hésitez pas à consulter notre offre de formation Mettre en place une communication en situation de crise.