URSSAF : un nouveau décret sur la procédure de contrôle

Les mesures techniques qui ne font que codifier ou préciser des dispositions déjà existantes

Disons le d’emblée, la majeure partie des dispositions contenues dans ce décret n’apportent aucune « garantie » supplémentaire en faveur du cotisant. Elles se contentent soit de préciser des points techniques préexistants soit de reprendre des règles déjà prévues par la Charte du cotisant contrôlé.

Légalisation de l’entretien de fin de contrôle (CSS art. R. 243-59, II – application aux contrôles engagés à compter du 1^er mai 2023)

C’est la Charte du cotisant contrôlé de 2020 qui a prévu la tenue d’un entretien de fin de contrôle dans les termes suivants : « A l’issue de ses investigations, lorsque des observations avec ou sans redressements sont envisagées, l’agent chargé du contrôle hors constat de travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle, vous propose un entretien afin de vous présenter le résultat de ses analyses et les suites éventuelles » (arrêté du 27 janvier 2020, JO du 4 février 2020). Ces dispositions étaient déjà applicables puisque suivant l’article R 243-59 I al 5 du Code de la sécurité sociale, « les dispositions contenues dans la charte sont opposables aux organismes effectuant le contrôle »

Le décret du 12 avril 2023 donne désormais une base légale à cette phase de la vérification en prévoyant, sous les mêmes restrictions que précédemment, qu’un entretien de fin de contrôle est proposé afin de présenter au cotisant « les constats susceptibles de faire l’objet d’une observation ou d’un redressement ».

Légalisation du délai de prévenance de 30 jours (CSS art. R. 243-59, I – en vigueur depuis le 14 avril 2023)

Le Code de la sécurité sociale prévoit que l’avis de contrôle doit être envoyé au moins 15 jours avant la première visite de l’agent chargé du contrôle (CSS  art. R. 243-59, I). Quant à la Charte du cotisant contrôlé, dont les dispositions sont opposables aux organismes effectuant le contrôle (CSS art R 243-59 I al 5), elle prévoyait un minimum de 30 jours entre la transmission de l’avis de contrôle et la date de première visite de l’agent de contrôle.

Dans un souci de cohérence, il est prévu (sauf en cas de travail illégal) que le cotisant doit être informé du contrôle au moins 30 jours avant le passage de l’inspecteur.

Durée du contrôle pour les entreprises de moins de 20 salariés (CSS art R  243-59-6 A – en vigueur depuis le 14 avril 2023)

L’article L 243-13 I du Code de la sécurité sociale prévoit (avec des exceptions et des possibilités de prolongation) que les contrôles visant les entreprises versant des rémunérations à moins de vingt salariés ou les travailleurs indépendants ne peuvent s’étendre sur une période supérieure à trois mois, comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations. La notion de début effectif du contrôle pouvait paraître peu précise.

Désormais, l’article R  243-59-6 A indique que le début effectif de ce contrôle correspond, selon les cas :

• à la date de la première visite de l’agent chargé du contrôle ;
• ou, en cas de contrôle sur pièces, à la date de début des opérations de contrôle mentionnée dans l’avis de contrôle.

Il est également indiqué que la période de 3 mois prend fin à la date d’envoi de la lettre d’observations.

Point de départ du délai de la majoration pour absence de mise en conformité (CSS art R 243-18 – en vigueur depuis le 14 avril 2023)

Le montant du redressement des cotisations et contributions sociales mis en recouvrement à l’issue d’un contrôle est majoré de 10 % en cas de constat d’absence de mise en conformité. Un tel constat est dressé lorsque le cotisant n’a pas pris en compte les observations notifiées lors d’un précédent contrôle, que ces observations aient donné lieu à redressement ou non (CSS art L 243-7-6). On sait en outre que cette majoration est mise en œuvre si les observations de l’URSSAF ont été notifiées moins de 6 ans avant la date de notification des nouvelles observations constatant le manquement aux mêmes obligations (CSS art. R. 243-18).

Le présent décret fixe le point de départ de ce délai de 6 ans qui est :

• soit la date de la mise en demeure (CSS art L 244-2) ;
• soit la date de réception des observations ne conduisant pas à redressement mais appelant la personne contrôlée à une mise en conformité en vue des périodes postérieures aux exercices contrôlés (CSS art R 243-59 IV).

Remboursement d’un solde créditeur (CSS art. R. 243-59, IV – en vigueur à compter du 1° mai 2023)

L’article R 243-59 IV du Code de la sécurité sociale prévoyait que « lorsqu’un solde créditeur en faveur de la personne contrôlée résulte de l’ensemble des points examinés, l’organisme le lui notifie et effectue le remboursement dans un délai maximum de quatre mois suivant sa notification »

L’actuelle charte du cotisant (issue de l’arrêté du 31 mars 2022 fixant le modèle de la charte du cotisant contrôlé JO du 13 avril 2022) prévoit :

« en cas de solde créditeur résultant de l’ensemble des points examinés, une notification de crédit vous sera adressée dont le montant vous sera remboursé dans un délai maximum de deux mois après la notification. Ce délai maximum est porté à un mois pour les contrôles commencés à partir du 1er juillet 2022 »

L’article R 243-59 IV réduit le délai de 4 à 1 mois.

Les mesures qui accroissent les pouvoirs des URSSAF

Certaines mesures renforcent les pouvoirs des URSSAF.

Documents obtenus lors du contrôle d’une autre entreprise du même groupe (CSS art. R. 243-59-10 – en vigueur depuis le 14 avril 2023)

Dans le but de faciliter le travail des URSSAF, la loi de financement de la sécurité sociale pour 2023 a introduit dans le Code de la sécurité sociale un article L 243-7-4 donnant la possibilité à l’inspecteur d’utiliser, lors du contrôle d’une société appartenant à un groupe, les informations obtenues au cours de la vérification d’une autre société du même groupe. L’article L 243-7-4 permet désormais aux inspecteurs d’utiliser les documents et informations obtenus lors du contrôle de toute personne appartenant au même groupe que la personne qu’ils contrôlent (le groupe étant entendu comme l’ensemble des personnes entre lesquelles il existe un lien de dépendance ou de contrôle au sens des articles L 233-1 et L 233-3 du Code de commerce)

Ce nouveau droit des agents de contrôle est assorti dans la loi de quelques garanties pour le cotisant :

• l’agent de contrôle doit informer la personne contrôlée de la teneur et de l’origine des documents ou informations obtenus sur lesquels il se fonde ;
• la personne contrôlée peut obtenir une copie de ces documents sur simple demande et elle est informée préalablement de cette faculté.

Le décret du 12 avril 2023, précise ce texte. Il prévoit que lorsque l’agent de contrôle utilise des documents ou informations dans ces conditions, il doit préciser dans la lettre d’observations :

• la nature de ces documents ou informations ;
• leur contenu ou les éléments d’information sur lesquels il s’appuie pour fonder son redressement ;
• la référence au contrôle et l’identité de la ou des personnes du même groupe d’où proviennent ces documents ou informations.

La lettre d’observations doit également mentionner la possibilité, pour la personne contrôlée, de demander une copie de ces documents.

Lorsque la personne contrôlée a demandé une copie des documents dans le délai imparti pour répondre à la lettre d’observations (30 ou 60 jours à compter de sa réception), la période contradictoire ne prend fin qu’à la date d’envoi de la copie, sauf si cette date est antérieure à celle de la réponse de l’agent de contrôle URSSAF au cotisant.

Procédure de contrôle de données dématérialisées (CSS art. R. 243-59-1 – en vigueur depuis le 14 avril 202)

Il est désormais prévu que lorsque les documents et données nécessaires à l’agent chargé du contrôle sont disponibles sous formes dématérialisées, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l’agent.

Dans cette hypothèse, la personne contrôlée doit mettre à la disposition de l’agent les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous formes de fichiers à l’exercice du contrôle. Les fichiers correspondants doivent répondre aux formats informatiques indiqués par l’agent.

S’il opte pour cette méthode, l’agent URSSAF doit en informer le cotisant.

En cas de refus écrit dans les 15 jours à compter de cette information ou d’impossibilité technique avérée de mise en œuvre d’un traitement automatisé sur le matériel de l’agent, la personne contrôlée devra :

• soit réaliser elle-même les traitements sur son propre matériel et produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent chargé du contrôle ;
• soit autoriser l’agent chargé du contrôle à procéder lui-même ou par l’intermédiaire d’un utilisateur qu’elle aura habilité, sur le matériel de la personne contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

Dans tous les cas, les copies des fichiers transmis devront être détruites au plus tard à la date soit de l’envoi de la mise en demeure, soit de la communication des observations ne conduisant pas à redressement ou de la notification d’un solde créditeur.

La procédure applicable en matière de travail illégal (CSS art R 243-59, III – en vigueur depuis le 14 avril 2023)

Rappelons quelques infractions constitutives de travail illégal sont recherchées et constatées par les agents de contrôle dans la limite de leurs compétences respectives et au moyen de procès-verbaux qui font foi jusqu’à preuve du contraire (C. trav. art. L 8271-1, L 8271-1-3).

Outre les mentions classiques de la lettre d’observations prévues par l’article R 243-59 du Code de la sécurité sociale, deux mentions supplémentaires devaient figurer jusqu’alors en cas de travail illégal (CSS art R 243-59 III).

• la référence au PV établi (CSS art R 133-1) ou les différents éléments listés dans ce document, lorsque l’infraction a été constatée à l’occasion d’un contrôle URSSAF ;
• la référence au PV établi (CSS art R 133-1) ainsi que les faits constatés par les agents de contrôle autres que les inspecteurs URSSAF, lorsque le constat d’infraction de travail dissimulé a été établi par ces autres agents qui l’ont ensuite transmis aux organismes de recouvrement.

Le décret prévoit désormais que la lettre d’observations mentionne ces deux éléments « le cas échéant ».

La seule mesure qui constitue une avancée pour les cotisants

Cette unique mesure est l’arrêt du décompte des majorations de retard complémentaires en cas d’envoi tardif (décret art 1, 1°, CSS art R 243-17 – pour les contrôles engagés à compter du 1^er mai 2023 : décret art 4,II)

Il est en effet un point souvent mentionné par la doctrine suivant lequel les dispositions du Code de la sécurité sociale ne fixent aucune durée maximum entre la fin du contrôle et l’envoi de la lette d’observations et la fin de la procédure contradictoire et l’envoi de la mise en demeure.

Afin de hâter la procédure, les pouvoirs publics entendent désormais agir sur le montant des majorations de retard, en cas d’envoi tardif de mise en demeure.

Rappelons que le chef d’entreprise qui ne s’acquitte pas de de ses cotisations à la date d’exigibilité encourt l’application de majorations de retard. Ce taux est fixé à 5 % du montant des cotisations non versées à la date d’exigibilité auquel s’ajoute une majoration complémentaire égale à 0,20 % des cotisations dues par mois ou fraction de mois écoulé à compter de la date d’exigibilité des cotisations (CSS art R 243-16, I et II).

Il est désormais prévu que cette majoration complémentaire ne sera pas due pour la période comprise entre la date de la fin de la période contradictoire et celle de l’envoi de la mise en demeure, dès lors que cet envoi est réalisé plus de 2 mois après la fin de la période contradictoire.

Toutefois, tout principe connaît son lot d’exceptions. Cet arrêt ne sera pas accordé si la personne contrôlée fait l’objet d’une pénalité ou d’une majoration prévue en cas d’absence de mise en conformité (CSS art L 243-7-6), de travail dissimulé (CSS art L 243-7-7), d’abus de droit (CSS art L 243-7-2) ou d’obstacle à contrôle (CSS art L 243-12-1) au titre de la période contrôlée.

François Taquet

Docteur en droit, avocat spécialisé en droit social, il est professeur à l’Institut d’Économie scientifique et de Gestion et à l’école Skema Business School de Lille. Il est également chercheur des Universités de Rome et de Londres ainsi que rédacteur auprès de nombreuses revues juridiques. Il est l’auteur de nombreux livres. Ses ouvrages les plus récents, publiés aux Éditions GERESO : « Contrôle URSSAF, subir ou agir ? », « Le contrat de travail en pratique » et « Les statuts des agents de la fonction publique ».

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