Qu’est-ce que le re-onboarding ?
Le re-onboarding consiste à mettre en place une procédure d’intégration d’un salarié déjà présent dans l’entreprise, mais qui s’est absenté pendant une certaine durée.
Sa mise en place est organisée par l’entreprise qui en définit les contours. Il n’existe pas d’obligation légale en la matière, même si le législateur a prévu la réalisation d’un entretien professionnel au retour du salarié suite à certaines absences.
Chaque entreprise définit ainsi sa politique en la matière en mettant en place, par exemple, des entretiens de pré-reprise, de reprise, des formations, etc.
Dans quelles situations mettre en place le re-onboarding ?
Toutes les absences, à partir d’une certaine durée, peuvent être concernées par la procédure de re-onboarding.
L’arrêt maladie
Les arrêts maladie de longue durée sont en constante augmentation, il est donc important de prendre en considération ces absences en permettant au mieux la réintégration des salariés absents.
En outre, les salariés peuvent se sentir fragilisés suite à cette période, prendre en compte leurs besoins permet une reprise du travail dans les meilleures conditions.
La maternité, paternité, adoption ou congé parental
Les arrêts de travail liés à la parentalité devraient également être concernés par le re-onboarding afin de permettre aux salariés de retourner travailler avec plus de sérénité, mais également de mieux organiser leur vie professionnelle et personnelle.
Télétravail longue durée
La crise sanitaire a engendré de nombreuses réorganisations des méthodologies de travail, notamment avec la mise en place du télétravail. Lorsque celui-ci a été de longue durée avec des contacts réduits avec l’entreprise et ses équipes, le re-onboarding permet alors au salarié de retrouver du lien.
Congé sabbatique
Le congé sabbatique est généralement d’une durée assez longue, parfois de plusieurs mois. Le salarié a pu en profiter pour réaliser un autre projet et être complètement déconnecté de l’entreprise et de son poste. Il est important qu’il puisse, dès son retour, se réapproprier les méthodes de travail et son environnement, afin de reprendre le travail en toute quiétude.
Pourquoi faire un re-onboarding ?
Lors de son absence de l’entreprise, le salarié a été complètement déconnecté de son environnement de travail et il a pu être occupé par d’autres projets ou gérer des difficultés parfois d’importance, comme par exemple lors d’un arrêt maladie.
Le retour au travail est un moment essentiel, mais propice aux doutes et aux appréhensions. Le salarié a besoin de se réadapter, d’autant plus s’il a été fragilisé par cette période d’absence.
Le re-onboarding permet alors de sécuriser le salarié, et que sa (re)prise de poste se passe pour le mieux. Il permet également à l’employeur de faire le point sur la situation, l’état d’esprit et les objectifs et motivations du salarié.
Un re-onboarding bien mené permet ainsi de limiter le mal-être au travail post-maladie, le burn-out, et réduit les risques d’un retour en arrêt maladie du salarié.
Il est primordial de s’appuyer sur la cohésion d’équipe, afin de la renforcer et de permettre aux salariés d’accueillir le salarié sans aucun jugement, afin qu’il se sente réellement intégré.
Il va sans dire que toutes ces actions permettent à l’entreprise de s’inscrire dans un cercle vertueux où la remotivation et la fidélisation des salariés entraîneraient une diminution du taux de turn-over, d’absentéisme et une marque employeur attractive.
Comment mettre en place une procédure de re-onboarding ?
À partir de quelle durée d’absence ?
La première question qui peut se poser lorsque l’employeur souhaite mettre en place une procédure de re-onboarding est de savoir à partir de quelle durée d’absence cela est opportun.
Il n’existe pas de réponse précise en la matière, les procédures sont généralement mises en place à partir des absences d’une durée allant d’un à trois mois.
Dans les entreprises où les projets et les objectifs fusent régulièrement, une telle procédure pourra éventuellement être nécessaire même pour une absence d’une durée relativement brève (c’est-à-dire en dessous de 14 jours).
Quelles actions mettre en place ?
La procédure de re-onboarding doit être réfléchie, structurée et adaptée à l’organisation de l’entreprise et ses spécificités, à sa culture. Les actions mises en place doivent également être adaptées en fonction du type d’absence.
Garder le contact avec le salarié pendant son absence
Garder le contact avec son collaborateur pendant la durée de son absence permet de lui montrer qu’il fait toujours partie intégrante de l’entreprise, qu’il n’est pas mis de côté.
Vous pouvez le tenir informé (s’il le souhaite) des évolutions de l’entreprise et des futurs projets.
Préparer le retour du salarié
Le re-onboarding ne commence pas au retour du salarié : il doit être réalisé avant et perdurer bien au-delà.
Avant son arrivée, il est par exemple possible de l’appeler pour confirmer son heure de prise de poste et afin de lui expliquer comment sa journée va se passer, cela contribuera à le rassurer et à ce qu’il se sente le bienvenu.
L’information du salarié
Afin de permettre une reprise dans les meilleures conditions, l’employeur doit communiquer au salarié un certain nombre d’informations : nouvelle stratégie de l’entreprise, nouveaux clients, nouvelles procédures à appliquer, nouvelles répartitions des tâches, nouvelles réglementations en termes d’hygiène et de sécurité, réorganisation des bureaux, des espaces de travail, etc.
La réintégration dans l’équipe et l’entreprise
L’une des premières étapes du re-onboarding du salarié est tout d’abord la mise en place d’un entretien avec son manager, afin de faire le point sur l’organisation et les projets et dossiers en cours.
La réintégration du salarié dans l’équipe passe également par une bonne communication avec les autres salariés, afin de les informer de son retour et de la nouvelle organisation qui s’ensuit. Il peut également être agréable de préparer un moment de convivialité (un petit-déjeuner ou un déjeuner par exemple).
Une passation avec le remplaçant du salarié est aussi primordiale, elle permet au salarié de bien poursuivre ses missions, en sachant ce qui a été fait durant son absence et de faire le point sur les dossiers en cours.
L’accompagnement du salarié
Le salarié, de retour sur son poste de travail, peut avoir besoin d’un accompagnement. Cet accompagnement peut prendre plusieurs formes. Il peut être intéressant de prévoir un coaching, ou encore un bilan de compétences suite à sa reprise, afin d’accompagner le salarié par rapport à ses objectifs et ses motivations.
Un tutorat avec un autre salarié peut être mis en place. Cela permet une intégration progressive du salarié et lui permet d’avoir un référent en cas de doutes ou d’interrogations.
Enfin, dans certains cas, il peut être opportun de mettre en place une formation professionnelle afin que le salarié puisse se remettre à jour et développer ses compétences.
La visite médicale de reprise
Le salarié bénéficie d’une visite médicale de reprise avec le médecin du travail dans les 8 jours calendaires suivants la reprise du travail lorsque son absence fait suite à :
- Un accident ou une maladie d’origine non professionnel ayant entraîné un arrêt de travail de plus de 60 jours.
- Un accident du travail ayant entraîné un arrêt d’au moins 30 jours.
- Une maladie professionnelle.
- Un congé de maternité.
Le médecin du travail peut alors prévoir une adaptation du poste de travail le cas échéant.
Le feedback du salarié
L’employeur peut réaliser un suivi de la procédure de re-onboarding du salarié, afin de confirmer le bon déroulement de son intégration et d’améliorer ou d’adapter sa procédure le cas échéant.
Le salarié se sentira alors écouté, reconnu et valorisé.
Comment intégrer l’entretien professionnel dans la procédure de re-onboarding ?
Le Code du travail (article L. 6315-1) prévoit qu’un entretien professionnel doit obligatoirement être proposé aux salariés retrouvant leur poste de travail à l’issue de certaines absences. Cet entretien est l’occasion d’échanger sur les modalités de la reprise du travail et d’éventuelles adaptations.
Un entretien professionnel après quelles absences ?
L’entretien professionnel est donc mis en place par l’employeur ou son représentant (par exemple le manager) à l’issue de ces congés et absences :
- Le congé maternité ou adoption.
- Le congé parental d’éducation.
- Le congé de proche aidant ou de solidarité familiale (un entretien doit également avoir lieu avant le congé).
- Le congé sabbatique.
- Une période de mobilité volontaire sécurisée.
- Un arrêt de travail pour longue maladie, c’est-à-dire supérieur à 6 mois.
Dans quel délai réaliser l’entretien professionnel ?
Aucun délai n’est prévu par le législateur concernant la réalisation de cet entretien obligatoire post-congé, mais il est évidemment recommandé de l’organiser au plus tôt dès le retour du salarié afin qu’il lui soit vraiment bénéfique. Le salarié a également la possibilité de demander à son employeur d’anticiper l’entretien et de l’organiser avant sa reprise de poste.
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Conclusion
Prendre soin de ses collaborateurs a de plus en plus de sens dans les entreprises, il s’agit maintenant d’une priorité pour les dirigeants ! À ce titre, le re-onboarding a toute sa place dans les pratiques managériales des entreprises et passe par une série de bonnes pratiques à mettre en place et à adapter en fonction du contexte de l’entreprise, mais également du type d’absences concernées.
