La réforme de la procédure de signalement interne des alertes

Le lanceur d’alerte est désormais défini comme « une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement »

Dans le cadre des activités professionnelles, il n’est plus nécessaire d’avoir une connaissance personnelle des faits dénoncés. Un salarié pourra donc signaler des faits illicites lui ayant été rapportés.

De plus, la protection est étendue aux « facilitateurs » c’est-à-dire à toute personne physique ou morale de droit privé à but non lucratif ayant aidé le lanceur d’alerte à signaler et divulguer des informations relatives aux faits dénoncés.

Par ailleurs, il n’est plus obligatoire d’effectuer un signalement interne avant de pouvoir faire un signalement externe auprès d’une autorité compétente (Défenseur des droits – autorité judiciaire – organisme de recueil des signalements de l’union européenne – instance compétente selon la nature du signalement comme la protection de l’environnement par exemple).

Le décret fixe les nouvelles modalités d’établissement de la procédure interne de recueil et de traitement des signalements que doit établir toute entreprise d’au moins 50 salariés ainsi que les modalités de la procédure externe.

Les entreprises qui ont franchi le seuil de 50 salariés sur deux exercices consécutifs doivent toujours établir une procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles.

Il n’est pas prévu de sanction spécifique pour l’employeur qui n’aurait pas instauré de procédure de signalement. Néanmoins, à défaut, la responsabilité de l’entreprise pourrait être engagée au titre de l’obligation de sécurité. De plus, l’intéressé pourrait être tenté de rendre public les faits, impactant ainsi l’image de l’entreprise et mettant éventuellement en cause sa responsabilité sociale et environnementale.

Les entreprises peuvent définir leur procédure interne de recueil et de traitement des signalements, selon le support juridique de leur choix, mais, après consultation du comité social et économique ce qui n’était pas le cas auparavant, même si on peut considérer qu’implicitement, cela rentrait dans les attributions générales du CSE.

La procédure de signalement interne doit être diffusée, comme auparavant, par tout moyen assurant une publicité suffisante, notamment par voie de notification, affichage, intranet. Et chose nouvelle, le règlement intérieur doit comporter, depuis le 1er septembre 2022, une clause rappelant l’existence du dispositif de protection des lanceurs d’alerte.

Contenu de la procédure interne :

Les personnes pouvant effectuer un signalement

• Les salariés ; les anciens salariés et candidats à l’embauche ;
• Les actionnaires, les associés et les titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale ; les membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance ;
• Les collaborateurs extérieurs ou occasionnels ; les cocontractants de l’entreprise concernée, leurs sous-traitants ou les membres du personnel et de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants.

L’instauration d’un canal de réception

La procédure de signalement interne doit instaurer un canal de réception des signalements permettant au lanceur d’alerte d’adresser un signalement interne par écrit ou à l’oral. De plus, le lanceur d’alerte doit pouvoir transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer son signalement.

Si le signalement se fait par oral, il doit être organisé dans un délai de 20 jours un échange par visioconférence ou par un rendez-vous en présentiel.

Les personnes en charge du recueillement

La procédure interne de recueil et de traitement des alertes professionnelles doit indiquer la ou les personnes ou le ou les services désignés par l’entreprise pour recueillir et traiter les signalements.

Cette procédure peut aussi être gérée en externe par un tiers qui peut-être une personne physique ou morale de droit privé ou publique.

Ces personnes ou services disposent, par leur positionnement ou leur statut, de la compétence, de l’autorité, des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions et des garanties permettant l’exercice impartial de leurs missions.

Le traitement des alertes

L’auteur doit être informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de sept jours ouvrés à compter de cette réception.

Sauf si le signalement est anonyme, le destinataire doit vérifier que les conditions relatives à l’alerte (nature des faits et qualité pour signaler) sont respectées dans un délai raisonnable n’excédant pas trois mois, au-delà des 7 jours. Il peut, à cette fin, demander tout complément d’information à l’auteur du signalement.

La procédure doit prévoir que l’auteur du signalement est informé, le cas échéant, des raisons pour lesquelles l’entreprise estime que le signalement ne respecte pas ces conditions.

Les garanties apportées au traitement des données

Il convient de :

• garantir l’intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné ;
• interdire l’accès à ces informations aux membres du personnel qui ne sont pas autorisés à en connaître ;
• prévoir la transmission sans délai aux personnes ou services compétents des signalements reçus par d’autres personnes ou services.

loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 – décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022