Effectif « sécurité sociale » : les précisions du BOSS sur le décompte des salariés

Nouvelle rubrique du BOSS en consultation

La Direction de la sécurité Sociale a mis en ligne le 29 avril 2022 une nouvelle rubrique du BOSS dédiée aux effectifs, qui entrera en vigueur et deviendra opposable le 1er août 2022.

Les informations ci-dessous sont donc en lʼétat du BOSS en consultation.

Rappel

Lʼeffectif « sécurité sociale » correspond en principe à lʼeffectif moyen annuel de lʼentreprise, calculé tous établissements confondus.

Cet effectif moyen annuel correspond à la moyenne des effectifs mensuels de chaque mois de lʼannée ci-vile précédente (année N – 1).

Article L. 130-1, I du Code de la Sécurité sociale

Pour le calcul de cette moyenne, il nʼy a pas lieu de tenir compte des mois où aucun salarié nʼest employé.

Article R. 130-1, I du Code de la Sécurité sociale

Lʼeffectif salarié annuel de lʼemployeur est arrondi, sʼil y a lieu, au centième (2 chiffres après la virgule). Pour ce faire, on ne tient pas compte de la fraction dʼeffectif au-delà de la 2e décimale ;

Article R. 130-1, I du Code de la Sécurité sociale

Il sʼagit donc dʼun arrondi au centième inférieur (ex. : 20,988 = 20,98 salariés).

En cas de création dʼentreprise, des règles spécifiques sʼappliquent. Elles ne sont pas détaillées ici compte tenu de lʼobjet de cet article.

Ces principes connaissent quelques adaptations pour certains seuils dʼeffectif.

Par dérogation, lʼeffectif moyen annuel « sécurité sociale » de référence est ainsi celui de lʼannée concernée (et pas celui de lʼannée précédente N – 1) pour certains seuils. Sans rentrer plus avant dans les détails, on citera par exemple :

• L’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH), pour laquelle l’effectif pris en compte pour l’OETH de l’année N est l’effectif « sécurité sociale » de cette même année N (et pas celui de lʼannée précédente) (Articles L. 5212-1 et D. 5212-1 du Code du travail).
• La contribution supplémentaire à la taxe dʼapprentissage, pour laquelle lʼeffectif de référence est celui de lʼannée au titre de laquelle la contribution est due (et pas celui de lʼannée précédente) (Article L. 6242-1 du Code du travail, V depuis le 1.01.2022 ; CGI art. 1609 quinvicies, III jusqu’au 31.12.2021).

En matière de mode de tarification de la cotisation AT/MP (collective, mixte ou individuelle), on se réfère à lʼeffectif « sécurité sociale » calculé sur lʼavant dernière année (N – 2).

Article L. 130-1, I du Code de la Sécurité sociale

Précisions du BOSS sur le cadre du décompte

Le Code de la Sécurité sociale nous dit que lʼeffectif salarié est calculé au niveau de lʼentreprise, tous établissements confondus.

Article L. 130-1, I du Code de la Sécurité sociale

Pour les œuvres nationales de bienfaisance, lʼeffectif se calcule au niveau de lʼentreprise, et non au niveau de chaque centre dʼactivité autonome de lʼœuvre nationale de bienfaisance.

BOSS, Effectifs, § 60, version diffusée le 29 avril 2022

Les entreprises ayant des établissements dans plu-sieurs pays doivent tenir compte des salariés des seuls établissements situés en France. Cette règle vaut tant pour les entreprises françaises ayant des établissements dans plusieurs pays, que pour les entreprises étrangères ayant des établissements en France et à lʼétranger.

BOSS, Effectifs, §§ 70 et 80, version diffusée le 29 avril 2022

Le BOSS rappelle que pour lʼappréciation de la mise en œuvre des dispositifs dʼexonération et dʼaide au paiement des cotisations mis en place pour les employeurs affectés par la crise sanitaire du Covid-19, l’

lʼeffectif dʼune entreprise étrangère prend en compte lʼensemble des établissements situés en France et à lʼétranger.

Précisions du BOSS sur les personnes à prendre en compte

La réglementation prévoit que lʼemployeur doit prendre en compte les salariés titulaires dʼun contrat de travail.

Article R. 130-1, II du Code de la Sécurité sociale

Cette définition conduit à exclure dʼoffice les personnes qui ne sont pas sous contrat de travail comme les jeunes sous convention de stage, les dirigeants et mandataires sociaux sans contrat de travail, les personnes handicapées admises en ESAT et sous contrat de soutien et dʼaide par le travail, les volontaires en service civique. Par ailleurs, il convient dʼexclure :

• Les contrats dʼapprentissage, contrats de professionnalisation, contrats initiative-emploi et contrats dʼaccompagnement dans lʼemploi (par exception, il faut prendre en compte ces contrats pour la tarification de la cotisation AT/MP), (Article R. 130-1, III du Code de la Sécurité sociale, article L. 1111-3, 1°, 2°, 4° et 6° du Code du travail).
• Les salariés en CDD lorsquʼils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (Article R. 130-1, II du Code de la Sécurité sociale, article L. 1111-2, 2° du Code du travail).
• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y inclus intérimaires (ils sont pris en compte au niveau de leur entreprise employeur, et pas de lʼentreprise dʼaccueil) (Article R. 130-1, II du Code de la Sécurité sociale, article L. 1111-2, 2° du Code du travail).

À noter

Lorsque des salariés doivent être pris en compte dans lʼeffectif, ils sont décomptés y compris lorsque le contrat de travail est suspendu, avec ou sans maintien de salaire, ainsi que le rappelle lʼadministration.

BOSS, Effectifs, § 240, version diffusée le 29 avril 2022)

Prise en compte des contrats dʼengagement éducatif et des contrats dʼentrepreneur salarié associé

Dans la mesure où il sʼagit de contrats de travail, le BOSS indique quʼil convient dʼinclure dans lʼeffectif (BOSS, Effectifs, § 250, version diffusée le 29 avril 2022) :

• Les salariés sous contrat dʼentrepreneur salarié associé (CESA, articles L. 7331-1 à L. 7332-7, R. 7331-1 à R. 7331-12 du Code du travail), spécifique aux coopératives dʼactivité et dʼemploi et issu de la loi sur lʼéconomie sociale et solidaire du 31 juil-let 2014.
• Les salariés titulaires d’un contrat d’engagement éducatif (CEE ; CASF articles L. 432-1 à L. 432-6 et D. 432-1 à D. 432-9).

Précisions sur les expatriés

En partant du principe quʼil nʼy a lieu de décompter que les salariés affiliés à titre obligatoire à la Sécurité sociale française, il indique que :

• Les salariés expatriés en France doivent être pris en compte sʼils sont assujettis au régime général de Sécurité sociale français à titre obligatoire (et ce sans considération pour le droit du travail national applicable au contrat de travail) (BOSS, Effectifs, § 250, version diffusée le 29 avril 2022).
• A contrario, sont exclus des effectifs les salariés « français » expatriés à lʼétranger, dès lors que leur affiliation à la Sécurité sociale française nʼest pas maintenue (BOSS, Effectifs, § 280, version diffusée le 29 avril 2022).

Précisions sur les agents publics mis à disposition ou détachés

La Direction de la Sécurité sociale distingue selon que les agents publics sont mis à disposition ou détachés.

BOSS, Effectifs, §§ 330 et 340, version diffusée le 29 avril 2022

Sʼils sont mis à disposition dans une autre structure (publique ou privée) :

• Ils restent comptabilisés dans lʼeffectif de leur administration dʼorigine.
• Corrélativement, ils ne sont pas pris en compte dans lʼeffectif de lʼentreprise dʼaccueil pendant toute la durée de la mise à disposition.

La solution est inverse pour les agents publics détachés dans une autre structure (publique ou privée) :I

• Ils sont comptabilisés dans lʼeffectif de la structure d’accueil.
• En revanche, ils sont exclus du calcul des effectifs de leur administration dʼorigine pendant toute la durée du détachement.

Modalités de prise en compte de la durée du travail

Rappel des règles de base

Pour le décompte des effectifs mensuels, les salariés à temps plein sont pris en compte intégralement pour l’effectif du mois (1 unité chacun).

Article R. 130-1, II du Code de la Sécurité sociale

Les salariés à temps partiel (durée contractuelle du travail inférieure à la durée légale, ou à la durée collective du travail inférieure applicable) sont pris en compte au prorata.

Il convient de diviser la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée lé-gale ou la durée conventionnelle du travail.

En cas de mois incomplet (embauche ou départ en cours de mois), les salariés sont décomptés à due proportion du nombre de jours du mois pendant le-quel ils ont été employés (prorata par rapport à 28, 30 ou 31 jours selon le mois concerné, voire 29 jours pour le mois de février des années bissextiles).
Il peut donc y avoir un double prorata sur le mois (ex. : embauche dʼun temps partiel en cours de mois).

Prorata pour les forfaits jours réduits

Comme déjà souligné, lʼadministration a prévu une tolérance pour les salariés en forfait annuel en jours qui ont un forfait dʼun volume inférieur à 218 jours par an, ou au plafond inférieur prévu par lʼaccord collectif qui encadre le recours aux forfaits jours dans lʼentreprise.

BOSS, Effectifs, § 410, version diffusée le 29 avril 2022

Pour mémoire, ces salariés ne sont pas, dʼun strict point de vue juridique, des salariés à temps partiel, même si leur forfait est très réduit (ex. : 180 jours par an).

Jusquʼà présent, ils devaient donc être décomptés comme des salariés à temps plein.

Le BOSS prévoit quʼà partir du 1er janvier 2022, les salariés en forfait jours réduit sont retenus au prorata de leur durée de travail selon la formule suivante :

Nombre de jours inscrits dans la convention de forfait (contrat de travail)/218 (*)

(*) Ou durée conventionnelle « complète » des forfaits jours si elle est inférieure à 218 jours.

Forfaits jours réduits : exemples
Exemple 1	Au cours dʼun mois, une entreprise appliquant la durée légale de travail, et dont lʼaccord dʼentreprise sur les forfaits jours prévoit une durée de travail de 218 jours pour les forfaits jours, emploie : Deux salariés à temps plein. Un salarié en forfait jours à 218 jours par an. Un salarié en forfait jours réduit à 109 jours par an. Par hypothèse, les salariés ont été à lʼeffectif sur la totalité du mois (pas dʼentrée/sortie en cours de mois). Décompte de lʼeffectif mensuel : Les salariés à temps plein sont comptabilisés chacun pour 1 unité chacun. Le salarié en forfait de 218 jours par an est comptabilisé pour 1 unité. Le salarié en forfait de 109 jours par an est comptabilisé pour 109/218, soit 0,50 unité. Lʼeffectif moyen mensuel de lʼentreprise est donc de 3,50 (1 + 1 + 1 + 0,50).
Exemple 2	Au cours dʼun mois, une entreprise appliquant la durée légale de travail, et dont lʼaccord dʼentreprise sur les forfaits jours prévoit une durée de travail de référence de 214 jours pour les forfaits jours, emploie : Quatre salariés à temps plein. Un salarié en forfait jours à 214 jours par an. Un salarié en forfait jours réduit à 150 jours par an. Par hypothèse, les salariés ont été à lʼeffectif sur la totalité du mois (pas dʼentrée/sortie en cours de mois). Décompte de lʼeffectif mensuel : Les salariés à temps plein sont comptabilisés chacun pour 1 unité. Le salarié en forfait de 214 jours par an est comptabilisé pour 1 unité. Le salarié en forfait de 150 jours par an est comptabilisé pour 150/214, soit pour 0,70 unité. Lʼeffectif moyen mensuel de lʼentreprise est donc de 5,70 (1 + 1 + 1 + 1 + 1 + 0,70).

Décompte de certains contrats comprenant des phases d’activité et d’inactivité

Le BOSS admet que certains salariés, dont les contrats comprennent à la fois des phases dʼactivité et dʼinactivité, ne sont décomptés dans lʼeffectif quʼau regard de leurs phases dʼactivité.

BOSS, Effectifs, §§ 390 et 400, version diffusée le 29 avril 2022

Cette disposition est applicable à compter du 1er janvier 2022.

Lʼadministration vise ici :

• Les salariés sous contrat de travail à durée indéterminée intermittent (pour mémoire, ces contrats peuvent être conclus si un accord collectif le permet, pour pourvoir des emplois permanents comportant par nature une alternance de périodes travaillées et de périodes non travaillées, articles L. 3123-33 et s. du Code du travail).
• Les formateurs occasionnels, qui peuvent être en CDI intermittent avec une activité fluctuante sur lʼannée.
• Les salariés sous contrat dʼengagement éducatif (CEE) (pour mémoire, le CEE est un contrat de travail spécifique qui déroge pour une large partie à la législation sur la durée du travail, avec un maximum de 80 jours travaillés sur 12 mois consécutifs ; CASF articles L. 432-1 à L. 432-6 et D. 432-1 à D. 432-9).
• Les salariés en portage salarial, qui alternent des phases dʼactivité et dʼinactivité en fonction des besoins des entreprises clientes.

Ces salariés sont comptabilisés selon les modalités suivantes :

Quotité du salarié = quotité d’activité du contrat rémunéré pour le mois (*)/quotité d’activité du contrat équivalente à un temps plein sur la période considérée (*)

(*) En jours ou en heures.

La quotité dʼactivité du contrat équivalant à un temps plein sur la période considérée est de :

• 21,67 pour une donnée exprimée en jours.
• 151,67 si elle est exprimée en heures.

Règles particulières à certains contrats comprenant des phases d’activité et d’inactivité : exemples
Contrat de travail intermittent	Le CDI intermittent prévoit que le salarié travaille 2 jours en avril (un mercredi et un sa-medi) : sur avril, le salarié est comptabilisé pour 2/21,67 = 0,09 unité. Dans le cadre dʼun CDI intermittent, le salarié a travaillé en septembre 4 h le 10 du mois puis 3 h le 15 du mois : pour septembre, il est comptabilisé pour 7/151,67 = 0,05 unité.
Formateur occasionnel	Le contrat du salarié prévoit 24 jours de travail dans lʼannée, à raison de 2 jours par mois. Pour le mois dʼavril, par exemple, il est comptabilisé pour 2/21,67 = 0,09 unité.
Contrat d’engagement éducatif	Le contrat du salarié prévoit 50 jours dʼactivité de janvier à octobre, à raison de 5 jours par mois. Pour avril, par exemple, le salarié est comptabilisé pour 5/21,67 = 0,23 unité.
Salarié porté	Le contrat dʼun salarié porté prévoit 2 jours dʼactivité (un vendredi et un lundi) au mois dʼavril : sur avril, le salarié est comptabilisé pour 2/21,67 = 0,09 unité. En juin, le salarié a 10 jours dʼactivité : sur ce mois, il est comptabilisé pour 10/21,67 = 0,46 unité En septembre, le salarié travaille 4 h le 10 du mois et 3 h le 15 du mois : sur septembre, il est comptabilisé pour 7/151,67 = 0,05 unité.

Salariés pris en compte en fonction de leur rémunération

Pour certains salariés quʼil nʼest pas possible de dé-compter en fonction de la durée du travail, lʼadministration a prévu un calcul en fonction de leur rémunération.

BOSS, Effectifs, § 420, version diffusée le 29 avril 2022

Le BOSS vise ici, « notamment » :

• Les artistes rémunérés au cachet.
• Les journalistes rémunérés à la pige.
• Les VRP multicartes (et à notre sens les VRP exclusifs, dès lors quʼils ne sont pas soumis à la durée du travail).
• Les vacataires de la fonction publique (ce qui inclut les enseignants vacataires).

Ces salariés sont décomptés dans lʼeffectif mensuel sur la base du prorata entre :

• La rémunération mensuelle soumise à cotisations de lʼintéressé.
• Et le SMIC mensuel brut pour la même période.

Dans tous les cas, le salarié ne peut pas être dé-compté pour plus de 1 unité.

En pratique, lorsque la rémunération mensuelle des intéressés est au moins égale au SMIC mensuel, alors ils sont comptés pour 1 unité.

En cas dʼentrée/sortie en cours de mois, il est aussi possible de décompter le salarié en fonction de la durée du contrat en jours calendaires sur le mois (ex. : pour une embauche le 29 dʼun mois de 31 jours, 2/31e).

BOSS, Effectifs, § 430, version diffusée le 29 avril 2022

Dans ce cas, le salarié est pris en compte pour la plus faible des deux valeurs entre :

• Le prorata en fonction de la rémunération par rapport au SMIC.
• Ou le prorata en fonction de la durée du contrat sur le mois.

Cas particuliers de décompte en fonction de la rémunération : exemples
Les exemples se situent sur mai 2022. Le SMIC horaire est de 10,85 €, soit 1 645,58 € par mois pour la durée légale du travail.
Exemple 1 (journaliste pigiste lié par un contrat sur tout le mois)	Journaliste pigiste lié à lʼentreprise par un contrat sur tout le mois de mai 2022. Si le salarié effectue 2 piges pour un total de 350 €, il est pris en compte pour 350 €/1 645,58 € = 0,21 unité. Si le salarié effectue des piges pour un total de 1 700 € (soit plus que le SMIC mensuel), il est pris en compte pour 1 unité.
Exemple 2 (journaliste pigiste embauché en cours de mois)	Journaliste pigiste lié à lʼentreprise par un contrat de travail à partir du 12 mai 2022. Si le salarié effectue 1 pige pour un total de 300 € : décompte en fonction de la rémunération : 300 €/1 645,58 € = 0,18 unité. décompte en fonction de la durée du contrat : 20 jrs/31 jrs = 0,65 unité.   Sur ce mois, le salarié est décompté pour 0,18 unité (la plus faible des deux valeurs).
Exemple 3 (journaliste pigiste embauché en cours de mois)	Journaliste pigiste lié à lʼentreprise par un contrat de travail à partir du 12 mai 2022. Si le salarié effectue des piges pour un total de 1 500 € : décompte en fonction de la rémunération : 1 500 €/1 645,58 € = 0,91 unité. décompte en fonction de la durée du contrat : 20 jrs/31 jrs = 0,65 unité.   Sur ce mois, le salarié est décompté pour 0,65 unité (la plus faible des deux valeurs).

Actualité BOSS du 29 avril 2022 ; BOSS, Effectif, version diffusée pour consultation le 29 avril 2022