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Partager la publication "Que doit faire un employeur si un salarié sollicite une copie de ses courriers professionnels ?"
Selon la CNIL, il « doit apprécier l’atteinte au droit des tiers que représenterait cette communication : il va ainsi devoir faire un tri entre les messages communicables et ceux qui ne le sont pas ». Pour cela, «em> l’employeur doit distinguer deux situations, selon que le salarié demandeur est l’expéditeur ou le destinataire des courriels, d’une part, ou seulement mentionné dans le contenu des courriels », d’autre part.
Dans le premier cas, lorsque le salarié a déjà eu, ou est supposé avoir eu connaissance des informations contenues dans les messages visés par la demande, la communication des courriels est présumée respectueuse des droits des tiers. Dans ce contexte, sauf exception, l’anonymisation ou la pseudonymisation des données relatives aux tiers constitue une bonne pratique, et non une condition préalable à la transmission des courriels. Dans la deuxième situation, c’est-à-dire si le salarié souhaite obtenir communication de données contenues dans des courriels dans lesquels il est mentionné, l’employeur doit trouver un équilibre entre la satisfaction du droit d’accès du salarié et le respect des droits et libertés des autres salariés.
Pour ce faire, l’employeur peut, selon la Cnil, procéder en deux temps :
- D’abord s’assurer que les moyens à mettre en œuvre pour identifier les courriels demandés n’entraînent pas d’atteinte disproportionnée aux droits de l’ensemble des salariés de l’entreprise : en cas d’atteinte disproportionnée (ex. : scan de l’ensemble des courriels du personnel), l’employeur demande au salarié de préciser sa demande et si ce dernier s’y oppose, l’employeur est en droit de ne pas donner une suite favorable à sa demande en lui opposant le respect du droit des tiers.
- Si l’atteinte aux droits des tiers n’est pas disproportionnée, l’employeur étudie ensuite le contenu des courriels demandés et apprécie la portée de l’atteinte aux droits des tiers que représenterait leur communication, notamment au regard du secret des correspondances et de la vie privée de l’émetteur et des destinataires. Il s’agit d’une analyse au cas par cas, l’issue dépendant de la nature des informations contenues dans les courriels.
Délibération de la Cnil du 5 janvier 2022