Télétravail : 10 conseils pour bien gérer son temps

Pourtant cette forme de travail, amenée à se pérenniser peut-être un système gagnant-gagnant pour l’entreprise et ses salariés. Apprendre à bien gérer son temps reste un enjeu de santé pour les télétravailleurs et permet un travail de qualité qui, lui, est un enjeu pour la performance des entreprises.

1. Rendre visible la réalité de son travail

Le travail réel est ce que le collaborateur met en œuvre pour réussir à réaliser le travail prescrit, c’est à dire ce que l’organisation lui demande de faire, concrétisé par une fiche de poste, un ordre de mission – Ce travail réel recouvre les moyens mis à sa disposition mais aussi ses ressources personnelles (formation, qualifications, habilités…) ainsi que les modes opératoires qu’il peut déployer pour atteindre les objectifs fixés par l’organisation (par exemple, obtenir de l’aide pour finir un dossier, la possibilité de décaler les délais de livraison etc. …). Mais très souvent l’estimation de la charge de travail s’effectue par les managers ou encadrants qui n’ont pas la connaissance de ce que cette charge de travail recouvre réellement. Ce qui peut amener les collaborateurs à faire « des journées sans limites » qui sont un risque important de dégradation de leur santé. Dès que la charge de travail se révèle ou est ressentie comme trop intense, il ne faut pas hésiter à alerter son manager afin de réguler cette charge de travail. N’attendez pas que la fatigue ou le stress s’installe.

2. Se fixer des limites de temps de télétravail

Il est important de se fixer des horaires de travail qui peuvent être calés sur ceux du bureau – par exemple de 9h à 18h -. Les cadres notamment au forfait, plus « libres dans l’organisation de leur temps de travail » ont, eux aussi, tout intérêt à se fixer des temps limités de travail. Attention tant à la procrastination qu’à la précrastination qui sont deux écueils à éviter. La procrastination est cette propension à remettre toujours au lendemain ce qu’on pourrait faire le jour même, alors que la précrastination est le fait de se presser pour accomplir une tache pour « s’avancer pour le lendemain » ou encore finir un dossier qui n’est pas urgent. Ces deux pièges peuvent s’accentuer en télétravail. Certes, des méthodes ou outils existent pour apprendre à réguler sa charge de travail, mieux gérer les priorités. Des salariés sont d’ailleurs devenus experts dans l’application des « to do list » (liste de choses à faire) ou en planification hebdomadaire ou encore maitrisent parfaitement la méthode POMODORO (découpage du temps en périodes de 25 minutes suivies de mini pause). Mais ces outils, s’ils sont mal maitrisés peuvent vite devenir chronophages et provoquer l’effet inverse de ce qui est attendu en augmentant la charge de travail. Il est important de prendre en compte sa personnalité tout en tenant compte des attendus de l’organisation. Et il reste nécessaire de se fixer des temps de travail non dépassables – qu’ils soient journaliers ou hebdomadaires – en fonction des objectifs à réaliser.

3. Sortir de la tyrannie de la boite mail

Aujourd’hui, nous avons tous un téléphone portable où nous pouvons recevoir aussi bien des mails personnels que professionnels. Il est important de savoir déconnecter. Beaucoup d’idées et techniques fourmillent à ce sujet pour apprendre à se déconnecter. Retenons que les mails professionnels ne doivent être lus que pendant le temps de travail, mais que nous avons tendance à les lire dès leur réception. Pendant votre temps de travail, déconnectez-vous de façon temporaire afin d’éviter une sur-sollicitation. Pensez à différer l’envoi d’un courriel rédigé en dehors des horaires de travail pour vous assurer de sa réception pendant les horaires de travail. Evitez de solliciter des réponses ou des lectures immédiates ou urgentes. Et modérez l’utilisation des Cc ou/et Cci et enfin pensez la rédaction de vos mails qui ne doivent pas être trop longs – sinon appelez la personne.

4. S’octroyer des temps de pauses

Lorsque nous sommes en entreprise, des temps de pause sont généralement prévus. Les bénéfices de la pause sont bien connus tant sur le plan physique que psychique. Aussi quitter son ordinateur des yeux permet-il de lutter contre la fatigue visuelle ; bouger, marcher limitent les TMS (troubles Musculosquettiques) ; échanger avec des collègues crée des liens, aide à la résolution de problèmes et, ainsi, participe à la diminution du stress. En télétravail, ce rituel de la pause-café s’est souvent métamorphosé en une pause-café digitalisée. Certes, il a l’avantage de conserver un lien social mais peut s’avérer néfaste pour notre santé physique. Car ce type de pause se réalise souvent en restant assis à son poste de travail. Il est donc préférable de prévoir de vraies coupures ou vous pourrez vous déplacer, vous étirer. Si vous en avez la possibilité, sortez à l’extérieur pour vous ressourcer et retrouver votre énergie. Votre travail n’en sera que plus productif. 5 à 10 minutes suffisent pour bien se ressourcer. Et ne pas oublier de faire une vraie pause pour le déjeuner au moins 45 mn.

5. Essayer la micro-sieste

La micro-sieste – lorsqu’elle dure entre 10 et 20 mn – est un excellent moyen de récupérer. Loin d’être une perte de temps, elle améliore la concentration et la mémorisation, réduit le stress, augmente la productivité. En travaillant chez soi, elle est facile à mettre en place, dans votre canapé ou dans un fauteuil confortable. En revanche, évitez de vous installer dans votre lit, car le risque de prolonger la sieste au-delà des 20 mn n’est pas loin. Faites une micro sieste en éteignant votre téléphone. Lors d’une micro-sieste on entre dans un sommeil léger dont il est facile de sortir. Si vous avez peur de ne pas vous réveiller, mettez un réveil ou encore essayer la technique du stylo. Tenir un stylo dans la main, quand il tombe, c’est le signe que la sieste est finie. Une autre technique est celle du peintre DALI nommée « le sommeil avec une clé ». Placer une clé entre votre index et votre pouce et une assiette retournée au sol. Quand la clé tombe sur l’assiette, le bruit vous réveillera.

6. Se libérer de biais cognitifs

Beaucoup de télétravailleurs pensent être surveillés lors de leur journée de télétravail. 6 personnes sur 10 pensent que les outils numériques serviraient à surveiller leur temps de connexion. Très souvent il n’en est rien. C’est ce qu’on appelle un biais cognitif, c’est-à-dire un mécanisme de pensée à l’origine d’une altération du jugement. Ces biais cognitifs nous empêchent parfois d’agir ou de se donner des permissions, comme par exemple s’octroyer une pause de 5 mn pour aller boire un café ou discuter avec un collègue ou encore éteindre son téléphone portable pour ne pas être joignable pendant quelques temps.

7. Organiser ses journées de travail en se mettant des limites claires

Lorsqu’on est au bureau, le fait de rentrer chez soi nous oblige à déconnecter. De fait, la journée est bien finie. En télétravail, la journée peut s’éterniser. Savoir s’arrêter, décrocher n’est pas chose aisée. Il est important de se donner une heure limite à ne pas dépasser et de s’y tenir. Mettez en place des petits rituels comme fermer son ordinateur et le ranger, éteindre son portable professionnel, etc. ou encore prévoir un moment d’échange particulier avec un membre de votre famille, un ami, aller faire ses courses, lire, regarder un film… le télétravail ne rime pas avec allongement du temps de travail. Si vous pouvez démarrer votre journée de travail plus tôt le matin, déconnectez plus tôt le soir. Il est important de ne pas culpabiliser d’être chez soi, de se dire que « les temps gagnés » en évitant les embouteillages ou dans les transports en commun ne justifient pas de travailler 12 à 14 heures par jour.

8. Savoir dire non, relativiser l’urgence

En télétravail, il arrive qu’on surréagisse pour prouver qu’on est bien là, en train de travailler. C’est ainsi qu’à la moindre sollicitation (appel téléphonique, mail, sms…) nous répondons présent. Là aussi apprenez à vous défaire de ce biais cognitif. Ce n’est pas parce que vous ne répondez pas dans la seconde qu’on va penser que vous êtes parti vous promener. Un des avantages du télétravail est que vous pouvez justement mieux gérer ces interruptions. Attention aux pièges de l’urgence. Si une tâche est urgente ou nécessite de la concentration, prévenez votre responsable hiérarchique mais aussi vos collègues, que vous ne répondrez ni au téléphone ni au mail. De même si vous n’êtes pas seul(e)chez vous, soyez ferme et dites clairement que vous ne voulez pas être dérangé.

9. Être vigilant au temps de réunion virtuelle et aux conférences en ligne

En télétravail, les réunions ont tendance à se multiplier. SI une réunion de 2 heures en présentiel est acceptable ; à distance, elle peut apparaitre excessive car elle nécessite une attention plus soutenue. Lorsqu’on est en télétravail, on passe beaucoup de temps en réunion par besoin de se rapprocher et de maintenir un lien social. Mais ces réunions demandent une concentration intense sur le discours oral – en raison de l’absence de signes non verbaux que nous avons l’habitude de traiter lorsque nous sommes en face à face. Si vous êtes à l’origine de ces réunions, assurez-vous qu’elles sont bien indispensables. N’oubliez pas dans tous les cas d’établir un ordre du jour et de vous y tenir. Quand vous n’êtes pas à l’initiative des réunions, n’hésitez pas à demander à vos responsables hiérarchiques si vous devez obligatoirement assister à toutes.

10. Profitez du télétravail pour garder du temps pour vous

N’oubliez pas toutes les fois où vous vous êtes dit que vous aimeriez trouver du temps pour lire, ou pour regarder cette série dont on vous parle tant ou encore pour vous mettre à une activité manuelle /artistique ? Et si le télétravail vous autorisait ce temps-là ? Les avantages du télétravail sont nombreux pour l’entreprise. Télétravailler permettrait d’accroitre la productivité de 5 à 30 % selon le rapport sur le télétravail de la Direction Générale des Entreprises. Les avantages du télétravail pour les collaborateurs peuvent être un peu plus de temps libre pour les loisirs, se remettre à une activité sportive, consacrer plus de temps à la famille. Par exemple, pensez à garder le temps passé dans les transports ou dans les embouteillages pour vous.

Nelly Quilichini

Nelly intervient en entreprise comme psychologue du travail (missions de prévention RPS) et études ergonomiques (espace de travail, prévention TMS). Elle forme en parallèle les managers et élus.

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