Fonction publique : la base de données sociales et le rapport social unique

Ces éléments et données doivent, notamment, porter sur les éléments relatifs à la gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC), aux parcours professionnels, aux recrutements, à la formation, à la mobilité, à la promotion, à la rémunération, à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, à la diversité, à la lutte contre les discriminations, au handicap ainsi qu’à l’amélioration des conditions et de la qualité de vie au travail. Toutes ces données devront être renseignées à partir d’une base de données sociales accessible aux membres des instances de dialogue social.

Le responsable de chaque administration devra présenter au comité social (2) (au comité technique actuellement) le rapport social unique de l’administration, de la collectivité, de l’établissement ou du service auprès duquel ce comité a été créé. Ce rapport devra indiquer les moyens budgétaires et en personnel dont dispose cette administration, collectivité, cet établissement ou ce service. Ce dispositif se substitue aux actuels bilans sociaux.

À cette fin, le décret n° 2020-1493 du 30 novembre 2020, « relatif à la base de données sociales et au rapport social unique dans la fonction publique » (publié au Journal officiel du 2 décembre 2020) fixe les conditions et modalités de mise en œuvre pour les trois versants de la fonction publique. Il précise le périmètre, la portée, le contenu et les règles de mise à disposition et de confidentialité de la base de données sociales et du rapport social unique.

La base de données sociales

La base de données sociales, doit être élaborée et mise en place par chaque administration ou établissement auprès duquel est placé un comité social d’administration, un comité social territorial ou un comité social d’établissement, dénommé ci-après « comité social » (art. 1^er du décret).

Contenu

Le II de l’article 1^er du même décret énumère le contenu de la base de données sociales (pour consulter l’ensemble des données voir : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000042592819

Dématérialisation

Cette base doit être dressée sous forme dématérialisée et concerner les données concernant les agents relevant du comité social (y compris les agents de droits privé) Ces données peuvent également porter sur des agents qui ne sont pas électeurs de ce comité, mais sont rémunérés ou accueillis par ces administrations ou établissements.

Mode de présentation

Les données mentionnées par la loi (voir ci-dessus l’article 5 de la loi du 6 août 2019) doivent être présentées par sexe. Elles peuvent également être présentées selon des critères relatifs à l’âge, au statut d’emploi, à la catégorie hiérarchique, à la zone géographique d’affectation et à la situation de handicap des agents concernés. Ces données contribuent également à l’établissement du rapport annuel un rapport sur les mesures mises en œuvre pour assurer l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (3) (III de l’article 1^er du décret précité).

Arrêtés ministériels complémentaires

Des arrêtés du ministre chargé de la fonction publique, du ministre chargé des collectivités territoriales et du ministre chargé de la santé préciseront, respectivement en ce qui concerne chaque versant de la fonction publique, la liste, la structuration et la présentation des données contenues dans les bases de données sociales. Ils préciseront également les modalités d’accès par ces mêmes ministres à ces bases en vue de l’agrégation des données (IV de l’article 1^er).

Dispositions spécifiques à la fonction publique territoriale

Les collectivités territoriales et leurs établissements publics affiliés à un centre de gestion devront adresser les données dont ils disposent au centre dont ils relèvent au moyen du portail numérique mis à leur disposition par celui-ci. Ce portail sera également accessible aux collectivités territoriales et à leurs établissements non affiliés à un centre de gestion (article 2).

Actualisation

La base de données sociales est actualisée chaque année. L’actualisation donne lieu à une information des membres du comité social. Si l’absence dans la base d’une donnée se rapportant à un thème résulte de circonstances exceptionnelles ou de son indisponibilité, l’autorité compétente devra en préciser les raisons. La base ne devra pas comporter de données nominatives et les données seront traitées de sorte qu’aucune personne ne soit identifiable (article 3).

Droits et obligations des membres des comités sociaux

Pour l’exercice de leurs missions, les membres du comité social concerné doivent être en mesure de consulter et d’extraire les données de la base de données sociales selon des modalités précisées par l’autorité compétente.
Les membres du comité social sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des données figurant dans la base revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’autorité compétente. La durée du caractère confidentiel de ces données devra être précisée par cette autorité (article 4).

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Le rapport social unique

Contenu

À partir des données contenues dans la base précitée, le rapport social unique (RSU)  doit présenter les divers éléments ainsi que les analyses permettant d’apprécier notamment :

1. Les caractéristiques des emplois et la situation des agents relevant du comité social ainsi que, le cas échéant, de ceux qui ne sont pas électeurs de ce comité ;
2. La situation comparée des femmes et des hommes et son évolution ;
3. La mise en œuvre des mesures relatives à la diversité, à la lutte contre les discriminations et à l’insertion professionnelle, notamment en ce qui concerne les personnes en situation de handicap (article 5).

Périodicité

Le RSU doit être établi chaque année au titre de l’année civile écoulée.
Lorsque l’activité de la gestion des ressources humaines relève d’une périodicité annuelle différente de l’année civile (éducation nationale, par exemple) les informations qui s’y rapportent doivent alors présentées dans le rapport selon cette périodicité.
Le rapport devra également comporter les informations se rapportant au moins aux deux années précédentes et, lorsque c’est possible, aux trois années suivantes (article 6 du décret).

Dispositions propres à la fonction publique territoriale

S’agissant des les collectivités territoriales et de leurs établissements employant moins de 50 agents affiliés à un centre de gestion, le RSU devra être établi par le président du centre et portera sur l’ensemble de ces collectivités et établissements. Le centre de gestion recueillera donc auprès d’eux les informations nécessaires à l’élaboration de ce rapport dont il ne dispose pas (article 7).

Information des membres des comités sociaux

Au plus tard un mois avant la présentation du RSU au comité social, l’autorité compétente devra informer les membres de ce comité, selon des modalités qu’elle fixera, que la base de données sociales actualisée à partir de laquelle le rapport a été établi est accessible (article 8).

Le RSU devra être transmis aux membres du comité social avant sa présentation. Il devra donner lieu à un débat sur l’évolution des politiques des ressources humaines.
Dans les collectivités territoriales et leurs établissements publics, l’avis du comité social territorial devra être transmis dans son intégralité à l’assemblée délibérante.
Dans les collectivités ou les établissements de cinquante agents ou plus affiliés à titre obligatoire ou volontaire à un centre de gestion, le rapport devra, en outre, être transmis par l’autorité territoriale à ce centre (article 9 du décret).

Règles de publicité

Enfin, dans un délai de 60 jours à compter de la présentation du RSU au comité social et au plus tard avant la fin de la période annuelle suivant celle à laquelle il se rapporte, ce rapport devra être rendu public par l’autorité compétente sur son site internet ou, à défaut, par tout autre moyen permettant d’en assurer la diffusion (article 10).

Entrée en vigueur

Ces dispositions entrent en vigueur le 1^er janvier 2021 (article 12 du décret).
Toutefois :

1. La base de données sociales prévue à l’article 1^er dudit décret devra être mise en place au plus tard le 31 décembre 2022, les membres du comité technique (4) étant informés des conditions et du calendrier de son élaboration ainsi que des modalités de son accessibilité ;
2. Le RSU prévu par l’article 5 dudit décret portant sur les années 2020, 2021 et 2022 sera élaboré à partir des données disponibles ;
3. Le RSU portant sur les années 2020 et 2021 devra être présenté aux membres du comité technique compétent.

Dispositions abrogées

L’article 13 de ce décret abroge, notamment :

1. Le décret n° 88-951 du 7 octobre 1988, relatif au bilan social dans les établissements publics énumérés à l’article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
2. Le décret n° 97-443 du 25 avril 1997, relatif au rapport pris en application de l’avant-dernier alinéa de l’ modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

Références

1. Disposition créant, notamment, les articles 9 bis A et 9 bis B dans la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, portant droits et aux obligations des fonctionnaires ;
2. Comité social d’administration dans la fonction publique de l’État, comité social territorial dans la fonction publique territoriale ; comité social d’établissement dans la fonction publique hospitalière ;
3. Article 6 bis de la loi du 13 juillet 1983, précitée ;
4. Les comités sociaux se substitueront aux comités techniques après les élections professionnelles générales prévues dans la fonction publique en décembre 2022. Ils seront installés à compter du 1^er janvier 2023.