Entretien professionnel dans la fonction publique : mode d’emploi !

D’abord introduit dans la fonction publique d’Etat, puis expérimenté dans la fonction publique hospitalière et territoriale, il est aujourd’hui généralisé à l’ensemble des structures publiques.

Cependant, le champ applicatif est différent selon la fonction publique à laquelle les agents appartiennent.

Tous les managers ont donc dû passer de la notation à l’évaluation et cela n’a pas été une chose aisée… 10 ans après, cela reste complexe.

L’entretien professionnel, qu’est-ce que c’est ?

Plusieurs thèmes doivent être obligatoirement abordés :

1. Réactualisation de la fiche de poste
2. Résultats professionnels obtenus et compétences développées, acquises
3. Evaluation de l’atteinte des objectifs fixés pour l’année qui vient de s’écouler, par l’agent et par le N+1
4. Appréciation de la valeur professionnelle
5. Elaboration des objectifs pour l’année à venir
6. Besoins en formation en lien ou pas avec les objectifs fixés
7. Perspective d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité

La loi dit que cette évaluation doit être réalisée en référence au cadre d’emploi, métier, missions et activité de l’agent.

Cela veut dire, par exemple, qu’un agent de catégorie C qui exercerait, par carence, des tâches relevant d’un cadre B, ne peut pas être évalué de façon négative car cela ne correspond pas aux compétences exigées des fonctions apparentées à son grade dans les statuts particuliers.

Qui est concerné par les entretiens professionnels ?

C’est un entretien entre l’agent et son N+1. Ce dernier est identifié grâce aux organigrammes et fiches de poste.

Personne d’autre ne doit assister à cet échange.

Si l’agent a changé de supérieur hiérarchique dans l’année, les deux managers concernés doivent échanger en amont et seul le N+1 actuel est présent pour conduire l’entretien.

Si l’agent a été absent depuis au moins 6 mois et plus, l’entretien n’a pas lieu de se faire.

Entretien professionnel : quand et à quelle fréquence ?

L’entretien doit être obligatoirement annuel.

Mais rien n’empêche aux managers et à leurs agents de se rencontrer régulièrement pour évoquer les différents points évoqués précédemment.

Il est même conseiller d’organiser des échanges fréquents car cela permet d’assurer un réel suivi concernant l’avancée de l’agent pour atteindre les objectifs fixés.

C’est important, surtout si des difficultés sont identifiées.

Des solutions ou des actions correctrices pourront être alors mises en œuvre, bien avant la date du prochain entretien d’évaluation.

Le dernier trimestre de l’année en cours est la période idéale pour réaliser l’entretien.

Le bilan peut largement se faire sur les 9, 10 derniers mois et cela permet de commencer l’année suivante avec son évaluation et ses objectifs en poche.

Quels outils pour les entretiens professionnels ?

La loi rappelle que l’entretien est basé sur la fiche de poste.

Cela a rendu obligatoire sa conception alors qu’elle n’existait pas toujours au sein des structures.

Elle permet à la fois des repères communs à l’agent et son N+1 et une approche complète des missions et activités de l’agent, car elle est censée être exhaustive.

Il est pertinent de s’appuyer également sur la ou les fiches métiers auxquelles le poste est affilié. Comme un pense-bête, cela permet de ne rien oublier quant au contenu de la fiche de poste. Cela peut même donner quelques idées pour faire évoluer le poste ou les compétences.

Normalement, toutes les structures ont dû créer un document de préparation de l’entretien à destination des agents et des N+1.

Il recense l’ensemble des thèmes à aborder pendant l’entretien et permet ainsi de n’oublier aucun sujet lors de l’entretien.

L’élaboration du compte-rendu de l’entretien écrit a été laissé libre sur la forme aux différentes structures.

En revanche, toutes les rubriques obligatoires doivent s’y trouver :

• Réactualisation de la fiche de poste
• Résultats professionnels obtenus et compétences développées, acquises
• Evaluation de l’atteinte des objectifs fixés pour l’année qui vient de s’écouler, par l’agent et par le N+1
• Appréciation de la valeur professionnelle
• Elaboration des objectifs pour l’année à venir
• Besoins en formation en lien ou pas avec les objectifs fixés
• Perspective d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité

Comment préparer l’entretien professionnel de mes collaborateurs, en tant que N+1 ?

Comme une recette de cuisine, il faut mettre en œuvre chaque étape avec les bons ingrédients :

1. 1. Je réactualise la fiche de poste, s’il y a eu des changements
   2. Je reprends le compte-rendu écrit de l’année précédente
   3. Je regarde les objectifs fixés pour l’année qui vient de s’écouler
   4. J’évalue leur niveau d’atteinte en étayant mon estimation avec des faits avérés
   5. S’il existe des écarts, je réfléchis à ce qui peut les expliquer
   6. J’évalue les résultats professionnels obtenus et j’identifie les compétences développées et acquises
   7. J’élabore de nouveaux objectifs pour l’année à venir (soit ils n’ont pas été atteints et je les reconduis pour l’année suivante, soit je fixe de nouveaux objectifs) et en même temps, je réfléchis au plan d’action à mettre en œuvre pour les atteindre (formations à suivre, acquisition de nouveaux outils tel qu’un logiciel…)
   8. Je dresse la liste des besoins en formation nécessaires
   9. Je réfléchis aux possibilités d’évolution de l’agent en termes de missions, activités, responsabilités, carrière…

Comment préparer un entretien professionnel en tant que N-1 ?

Concernant l’agent, la préparation est assez similaire à celle de son manager, à quelques détails près :

1. Je réactualise ma fiche de poste
2. Je reprends le compte-rendu écrit de l’année précédente
3. Je regarde les objectifs qui m’avaient été fixés
4. J’évalue mon niveau d’atteinte en m’appuyant sur des faits
5. S’il existe des écarts, je réfléchis à ce qui peut les expliquer
6. J’évalue mes résultats professionnels et j’identifie les compétences que j’ai développées et acquises
7. Je dresse la liste de mes besoins en formation
8. Je réfléchis à mes souhaits d’évolution professionnelle

Entretien professionnel : quelles finalités ?

L’entretien d’évaluation a trois finalités.

Tout d’abord, il « oblige » l’agent et son supérieur hiérarchique à partager un moment privilégié d’échanges sur le poste de travail, l’ambiance de travail, les objectifs des missions exercées, les possibilités d’évolution professionnelle…

L’introduction de ce dispositif obligatoire a ainsi sans doute permis aux managers de la fonction publique de renforcer leur réflexion et leurs interrogations sur la gestion de leur entité et les agents qui la composent.

Ensuite, l’évaluation réalisée permet de recueillir des informations sur les besoins en formation et les souhaits de mobilité. Elles constituent des données précieuses pour les services de ressources humaines concernées. Ils peuvent ainsi anticiper sur la construction de leur plan de formation et leur gestion des mouvements de personnel à venir.

Enfin, les appréciations faites par le N+1 vont servir de base aux décisions de l’autorité administrative concernant une éventuelle nomination ou évolution de rémunération.

Les textes officiels relatifs à l’entretien professionnel

Fonction publique d’état :

• Décret N°2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’Etat
• Circulaire du 23 avril 2012 relative aux modalités d’application du décret N°2010-888 du 28 juillet 2010 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’Etat

Fonction publique hospitalière :

• Décret N°2010-1153 du 29 septembre 2010 sur l’entretien professionnel dans la fonction publique hospitalière
• Arrêté du 29 septembre 2010 relatif au compte-rendu annuel d’entretien professionnel des agents de la fonction publique hospitalière
• Circulaire N° DGOS/RH4/2012/14 du 12 janvier 2012 relative à la mise en œuvre de l’expérimentation de l’entretien professionnel dans la fonction publique hospitalière

Fonction publique territoriale :

• Décret N°2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux
• Circulaire du 6 août 2010 relative à l’entretien professionnel dans les collectivités territoriales.

Stéphanie Denis-Laventure

Stéphanie Denis Laventure est consultante en droit de la fonction publique et gestion des Ressources Humaines. Elle a travaillé 15 ans pour des établissements de la Fonction Publique Territoriale et Hospitalière sur l’ensemble du processus de gestion des agents (recrutement, mobilité, formation, reclassement, gestion prévisionnelle des métiers et des compétences…). Elle forme les gestionnaires RH sur ces thématiques depuis 2010.

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