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Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver numériquement leurs factures, même si elles sont émises initialement sous format papier. Les modalités de conservation numérique viennent de faire l’objet d’un changement de doctrine, publié récemment par l’administration fiscale.
La loi de finances rectificative pour 2016 a permis aux professionnels de conserver sous format numérique, les factures émises en version papier. Au préalable, les factures émises sous format papier devaient être conservées sous cette forme, et les factures électroniques et transmises ainsi devaient également être conservées sous ce format. L’arrêté du 22 mars 2017 a précisé les modalités de conservation dématérialisée de ces factures papier. Il est applicable aux factures émises ou réceptionnées à compter du 30 mars 2017.
Le 7 février dernier, l’administration fiscale avait déjà une première fois commenté ces nouvelles dispositions. Elle vient de modifier sa doctrine dans le cadre d’une publication urgente publiée au BOFiP (actualité du 20 juillet 2018, publication urgente).
Cette nouvelle doctrine est applicable depuis le 1er juillet 2018. La conservation selon le dispositif du « double informatique » n’est plus possible. Les entreprises souhaitant conserver de manière dématérialisée les factures de vente qu’elles ont transmises à leurs clients en format papier ne peuvent le faire que selon 2 modalités :
- Soit en imprimant ces factures en format papier et en les numérisant dans les conditions prévues à l’article A. 102 B-2 du LPF (format PDF ou PDF A/3 avec certificat et horodatage)
- Soit en convertissant directement le fichier numérique source en format PDF ou PDF A/3.
Les factures conservées sous format papier ou numérique doivent être conservées pendant 6 ans au minimum (article L102B du LPF).
