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Les factures émises ou reçues sous format papier peuvent depuis le 30 mars 2017 faire l’objet d’une conservation dans une version numérisée.
L’archivage numérique désormais possible
Initialement, la législation fiscale imposait aux entreprises de conserver sous format papier, les factures émises ou reçues sous ce format. Seules les factures reçues sous format dématérialisé pouvaient être conservées comme telles.
Dans un but de simplification, l’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a offert aux entreprises la possibilité de numériser ces factures papier, sans obligation de conserver l’original. Comme pour les factures papier, la version numérisée devra être conservée au minimum 6 ans. L’arrêté du 22 mars 2017 a ensuite précisé les modalités d’application de ces nouvelles dispositions. Dernièrement, l’administration fiscale a commenté ces nouvelles mesures (actualité BOFiP du 7 février 2018).
Les précisions de l’administration fiscale
Elle précise notamment que ces nouvelles règles sont applicables aux factures émises ou reçues à compter du 30 mars 2017. Néanmoins, par tolérance, ces dispositions sont également applicables aux factures papier émises ou reçues avant cette date.
L’administration fiscale précise en outre que ces factures numérisées, si elles répondent aux critères techniques définies par la législation, sont acceptées comme pièce justificative pour la déduction de la TVA.
Pour être acceptée, la numérisation doit respecter des conditions garantissant la reproduction des factures papier à l’identique dans un format interopérable (en format PDF ou PDF A/3). Une traçabilité de la procédure de numérisation pour chaque document est également imposée à travers différents procédés techniques possibles comme la signature électronique ou l’empreinte numérique. La procédure doit en outre faire l’objet d’une organisation documentée écrite.
