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En effet, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur qui le souhaite peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose de manière individuelle (article L3243-2 du code du travail). Désormais, il est donc inutile d’obtenir préalablement le consentement du salarié pour dématérialiser son bulletin de salaire.
Attention ! Il ne faut pas confondre les règles relatives à la dématérialisation du bulletin de paie avec les nouvelles règles de présentation du bulletin de paie, ces dernières étant obligatoires depuis le 1er janvier 2017 pour les employeurs de 300 salariés et plus et à compter du 1er janvier 2018 pour les autres employeurs.
Nous allons étudier dans ce dossier les modalités d’application de cette dématérialisation du bulletin de paie, celles-ci ayant été précisées par le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016.
Qui peut décider de dématérialiser le bulletin de paie ? Comment mettre en œuvre la dématérialisation du bulletin de paie ? Quand et comment le salarié peut-il s’opposer à la dématérialisation du bulletin de paie ? Comment est conservé le bulletin de paie électronique ? Où consulter le bulletin de paie électronique ? Que risque l’employeur qui ne respecte pas les dispositions relatives au bulletin de paie électronique ?
Autant de questions auxquelles nous allons répondre ci-dessous.
Qui peut décider de dématérialiser le bulletin de paie ?
C’est l’employeur qui décide de délivrer le bulletin de paie sous forme électronique. Toutefois, rien ne l’y oblige ! En effet, dématérialiser le bulletin de paie est une simple faculté ouverte à l’employeur et non une obligation ! Le salarié ne peut imposer cette dématérialisation à l’employeur.
Sachez par ailleurs que l’employeur peut décider de mettre en œuvre cette dématérialisation à n’importe quel moment de l’année. Il n’est pas obligé d’attendre le début d’une nouvelle année.
Comment mettre en œuvre la dématérialisation du bulletin de paie ?
L’employeur qui décide de mettre en œuvre la dématérialisation du bulletin de paie doit informer le salarié au moins un mois avant la première dématérialisation. Cette information peut s’effectuer par tout moyen conférant date certaine. Une lettre recommandée avec accusé de réception ou encore, une lettre remise en main propre contre décharge semble donc constituer un moyen d’information efficace et adéquate.
Cette information doit clairement mentionner que le salarié dispose d’un droit d’opposition. Notez qu’en cas d’embauche, c’est lors de celle-ci que le salarié est informé de son droit d’opposition (article D3243-7 du code du travail).
Quand et comment le salarié peut-il s’opposer à la dématérialisation du bulletin de paie ?
Le salarié peut s’opposer à la dématérialisation de son bulletin de paie à tout moment. Il peut d’ailleurs s’y opposer même si l’employeur lui a déjà remis un bulletin de paie dématérialisé.
Le salarié est libre de choisir la manière dont il va transmettre son refus. Sa seule obligation est de conférer date certaine à son refus.
L’employeur doit prendre en compte ce refus dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 3 mois.
Comment est conservé le bulletin de paie électronique ? Où consulter le bulletin de paie électronique ?
La remise du bulletin de paie électronique doit se faire dans des conditions de nature à garantie l’intégrité et la confidentialité des données (article L3243-2 du code du travail).
L’employeur doit par ailleurs garantir au salarié la disponibilité de son bulletin de paie dématérialisé soit pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (article D3243-8 du code du travail).
En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie dématérialisé, les utilisateurs doivent être informés au moins 3 mois avant la fermeture de ce service, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. Cette disposition s’applique aussi bien si le service est géré par un prestataire extérieur à l’entreprise que s’il est géré par l’employeur lui-même (article D3243-8 du code du travail).
Dans tous les cas, le service de mise à disposition doit permettre au salarié de récupérer à tout moment ses bulletins de paie dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive (article D3243-8 du code du travail).
Enfin, sachez que l’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit pouvoir garantir l’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés sur le site Internet du compte personnel d’activité (CPA) (article L3243-2 du code du travail). Ainsi, le salarié doit pouvoir consulter, via son espace personnel, ses bulletins de paie émis sous forme électronique (article R3243-9 du code du travail).
Attention ! Il ne faut pas confondre le service de mise à disposition des bulletins dématérialisés avec l’accessibilité des bulletins de paie dématérialisés via le CPA. En effet, les bulletins de paie dématérialisés ne sont pas stockés sur le site du CPA. Ils sont uniquement affichés lorsque le salarié en fait la demande.
Que risque l’employeur en cas de non-respect des règles relatives au bulletin de paie dématérialisé ?
Si l’employeur ne respecte pas les règles relatives au bulletin de paie électronique, il risque d’être sanctionné par l’amende prévue pour les contraventions de 3ème classe, soit 450 euros (article R3246-2 du code du travail, articles 131-13 et 131-41 du code pénal).
