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Les frais de carburant répondent à des règles spécifiques et ouvrent droit dans certains cas à une déduction partielle de la TVA. La dernière loi de finances a en outre instauré un alignement sur 5 ans des règles de déduction de l’essence sur celui du gazole. Nous dressons l’inventaire dans cette fiche pratique des règles applicables. Les conditions de forme ont également une grande importance.
La récupération de la TVA : principe
La récupération de la TVA consiste pour une entreprise à porter le montant de la TVA qui apparaît sur ses factures d’achat en TVA déductible sur la déclaration de TVA. Le montant de la TVA à reverser à l’État est ainsi égal à la TVA sur les ventes (TVA collectée) moins le montant de la TVA déductible.
Déduire la TVA permet a une entreprise de sortir moins de trésorerie lors du règlement de la TVA à l’État.
Pour pouvoir déduire la TVA sur une dépense, 3 conditions doivent être respectées (article 271 du CGI) :
- dépense affectée aux besoins d’une opération économique réalisée à titre onéreux ouvrant droit à déduction (conditions de forme)
- dépense justifiée par une facture comportant l’ensemble des mentions obligatoires (condition de forme)
- le droit à déduction s’opère au moment où la TVA est exigible chez le fournisseur ou le prestataire (la TVA devient déductible lors de la livraison ou de la facturation pour une livraison de biens, et lors du paiement pour une prestation, sauf option pour la TVA sur les débits).
TVA : les conditions de forme
Sans même évoquer les règles spécifiques d’exclusion du droit à déduction de certaines notes de frais, pour que la TVA soit déductible, des règles de forme élémentaires doivent être respectées. La dépense doit s’appuyer sur un document justificatif, le plus souvent une facture.
Les fournisseurs, comme les clients doivent être vigilants sur les mentions présentes sur la facture. Selon le II de l’article 289 du CGI et le I de l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI, pour que la TVA soit déductible, les mentions suivantes doivent apparaître :
- identification des parties
- identification des biens livrés ou des services rendus
- la date de l’opération
- le total HT, par taux de TVA
- le montant de la TVA.
L’absence d’une de ces mentions sur une facture peut entraîner la remise en cause de la TVA déductible lors d’un contrôle fiscal.
Les entreprises doivent notamment porter leur attention sur les factures « manuscrites » délivrées par les fournisseurs (les restaurants notamment), où la mention de la TVA est régulièrement oubliée ou même mal calculée. Évidemment, en l’absence de la mention de la TVA, le client ne peut en aucun rajouter de lui-même cette mention afin de pourvoir la déduire.
TVA : les 3 conditions de fond
Pour que la TVA sur une dépense soit déductible, 3 conditions de fond doivent être cumulativement respectées.
| Conditions de fond |
Précisions |
| Être affecté aux besoins de l’exploitation | Les dépenses personnelles, du dirigeant notamment, n’ouvrent pas droit à la déduction de la TVA.
Pour les dépenses à la fois professionnelle et personnelle, la TVA doit être déduite en proportion de l’usage professionnel du bien ou de la prestation (calcul autorisé si l’usage professionnel est d’au moins 10%) |
| Être utilisé pour la réalisation d’opérations imposables à la TVA | La TVA sur une dépense n’est déductible que lorsqu’elle est affectée à une activité imposable à la TVA.
Exemple : les dépenses de déplacement pour une activité d’analyse médicale ne sont pas déductibles, car cette activité est exonérée de TVA. Lorsque la dépense concerne à la fois des activités soumises et non soumises à la taxe, la TVA est déductible proportionnellement à l’affection à l’activité soumise à TVA (notion de coefficient de taxation et d’assujettissement). |
| Ne pas faire l’objet d’une exclusion légale du droit à déduction | Le code général des impôts exclut du droit à déduction de la TVA une liste précise de biens et de prestations. Pour les opérations visées par une exclusion totale, on parle de coefficient d’admission nul. |
Le cas des frais de restauration
Dans les notes de frais, les dépenses de restauration tiennent une place importante. Bonne nouvelle pour les entreprises, ces frais ne sont pas visés par une mesure d’exclusion du droit à déduction. Lors de déplacement, une entreprise peut donc déduire la TVA sur les frais de repas des salariés et des clients invités.
Néanmoins, ces dépenses doivent respecter le principe général d’affectation au besoin de l’exploitation. Ainsi le déplacement « à titre professionnel » doit être prouvé, ce qui est relativement simple lorsqu’il s’agit d’aller rendre une visite à un client. De même, il est nécessaire de pouvoir justifier l’identité des personnes invitées. Pour cela, il est conseillé de mentionner au verso de la facture, l’identité des personnes ayant participé au repas. De même, ces personnes invitées doivent l’être dans le cadre des besoins de l’exploitation. Si l’invitation d’un client ne pose pas de problème, l’invitation de ses amis et de sa famille peut faire l’objet d’une remise en cause du droit à déduction.
Pour les conditions de forme, la facture avec toutes les mentions obligatoires rappelées en première partie doit être conservée. L’administration fiscale précise (BOFiP, actualité du 12 septembre 2012, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20,§100), qu’à titre de tolérance, la déduction de TVA est maintenue lorsque les notes de restaurant qui n’excède pas 150 €, ne mentionnent pas l’identification du client, mais laisse un espace sur la facture permettant au client d’indiquer lui-même son identité.
Une décision du Conseil d’État (n°334423, 17 avril 2013) précise en outre que la TVA n’est pas déductible lorsque les factures de restaurant sont réalisées au nom du salarié.
Les dépenses exclues du droit à déduction
Le code général des impôts dresse la liste des dépenses ne pouvant ouvrir droit à déduction, même si ces opérations sont affectées directement à l’exploitation. Les notes de frais sont particulièrement concernées par ces exclusions : dépenses de logement (hôtel), frais de transport de personne et certains carburants.
Les dépenses de logement (2° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II du CGI)
Les frais de logement, les dépenses d’hôtel notamment, des salariés et dirigeants sont expressément exclus du droit à déduction de la TVA et quel qu’en soit le motif. Les frais d’hôtel des salariés doivent donc être portés en charges en comptabilité, pour leur valeur TTC. En revanche, les petits déjeuners et repas pris à l’hôtel, s’ils sont individualisés sur la facture, peuvent faire l’objet d’une récupération de la TVA.
De même, l’exclusion ne concerne que les salariés et dirigeants. Les frais d’hôtel des clients de l’entreprise, pris en charge par cette dernière, ouvrent droit à la déduction de la TVA. À nouveau, il est conseillé d’indiquer au verso de la facture, l’identité des personnes bénéficiant de la nuit d’hôtel (surtout en cas de déduction de la TVA).
S’agissant des salariés de l’entreprise, les dépenses de logement ne sont déductibles, à titre d’exception, que pour le personnel de sécurité, de gardiennage ou de surveillance sur les chantiers ou dans les locaux de l’entreprise.
Le transport de personnes (5° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II au CGI)
Toutes les dépenses de transport de personnes, quel que soit le moyen utilisé, sont exclues du droit à déduction de la TVA. Ainsi, les frais de taxi, de car, de bus, de métro, de train, d’avion, etc. n’ouvrent pas droit à la déduction de la TVA.
En revanche, les frais de transport facturés par les fournisseurs et prestataires en complément de l’opération principale sont déductibles pour le client.
Les dépenses d’acquisition, de location et d’entretien des véhicules de transport de personnes (6° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II au CGI)
Dans la même logique que pour les dépenses de transport de personnes, l’acquisition, la location et l’entretien des véhicules de transport de personnes sont également exclus du droit à déduction de la TVA.
Ainsi la TVA sur l’achat ou la location d’une voiture particulière (ou véhicule de tourisme), d’une moto ou d’un vélo, n’est pas récupérable, quel que soit l’usage du véhicule.
En revanche, les véhicules utilitaires (camions, camionnettes, etc.) peuvent faire l’objet d’une récupération de la TVA.
Autre particularité bienvenue, la TVA sur les frais de péage est également déductible, tant pour les véhicules utilitaires que pour les véhicules de tourisme.
Les carburants ( 8° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II au CGI)
Les carburants utilisés pour les véhicules acquis ou loués font l’objet de règles différentes au regard de la TVA.
Jusqu’au 31 décembre 2016, l’essence était totalement exclue du droit à déduction de la TVA pour les véhicules utilitaires et les voitures particulières. En revanche, la TVA sur le gazole (et le superéthanol E85) est totalement déductible pour un véhicule utilitaire, et à 80% pour une voiture particulière.
Prenons un exemple pour ce dernier cas très particulier. Pour 50 € HT d’essence pour une voiture particulière, on aura 10 € de TVA (TVA à 20%). Sur ces 10 €, seuls 8 € seront déductibles (10 € x 80%), les 2 € restants ne pourront être récupérés (ils seront portés en charge).
Les carburants dits « propres », comme l’électricité, et le GPL, sont déductibles à 100%. Le tableau ci-dessous récapitule ces différentes règles. Les coefficients d’admission sont indiqués. 100% signifie que la TVA est entièrement déductible.
| Carburants | Véhicules exclus du droit à déduction (voitures particulières) | Autres véhicules (utilitaires) |
| Essence (sans-plomb 95 ou 98) | 0% | 0% |
| Gazole et superéthanol E85 | 80% | 100% |
| GPL (gaz de pétrole liquéfié) et GNV (gaz naturel pour véhicules) | 100% | 100% |
| Électricité pour les véhicules électriques | 100% | 100% |
L’article 31 de la loi de finances pour 2017 a instauré un alignement sur 5 ans du régime de déduction de TVA de l’essence sur les règles de déduction du gazole.
En 2022, la TVA sur l’essence sera déductible à 100% pour les véhicules utilitaires et à 80% pour les voitures particulières, comme pour le gazole. Pour les premières années de transition, les taux de récupération sont relativement faibles :
- en 2017 : 10% pour les voitures particulières et 0% pour les utilitaires
- en 2018 : 20% pour les voitures particulières et les utilitaires.
| Dépenses d’essence | Véhicules exclus du droit à déduction (voitures particulières) | Autres véhicules (utilitaires) |
| 2017 | 10% | 0% |
| 2018 | 20% | 20% |
| 2019 | 40% | 40% |
| 2020 | 60% | 60% |
| 2021 | 80% | 80% |
| 2022 et années suivantes | 80% | 100% |
Les cadeaux aux clients (3° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II au CGI)
Les biens remis gratuitement (cadeaux) ou contre une rémunération très inférieure au prix normal n’ouvrent en principe pas droit à déduction de la TVA.
Néanmoins, à titre de tolérance, les cadeaux dont le prix de revient TTC pour l’entreprise n’excède pas 69 € TTC par an et par bénéficiaire peuvent faire l’objet d’une récupération de la TVA. Le seuil de 69 € s’applique pour les achats réalisés depuis le 1er janvier 2016. Jusqu’en 2015, ce seuil était de 65 €. Lorsque le prix TTC excède 69 €, aucune TVA ne peut être récupérée.
Cette limitation s’applique aux cadeaux faits aux clients, mais également aux fournisseurs et aux salariés. Attention, la limite est annuelle. 2 cadeaux d’une valeur de 40 € TTC chacun, réalisés respectivement en avril et septembre de la même année n’ouvriront pas droit à déduction de TVA. Le prix global (80 € TTC) excède le seuil de 69 €.
