Le réglementaire de paie : un outil indispensable pour la structuration et la sécurisation des procédures de la paie

Le réglementaire de paie, qu’est ce que c’est ?

Également appelé  « Référentiel de paie« , « Livre blanc« , « Cahier des procédures de paie« , ou encore « Bible de paie« ,  le réglementaire de paie est un document de référence précisant en détail, par écrit, les modalités de la paye au sein d’une entreprise, les règles techniques opérationnelles mises en œuvre dans le cadre de la gestion de la paie.

Principalement à l’usage du gestionnaire de paie, ainsi qu’à d’autres acteurs de l’entreprise (Direction, service RH, service comptabilité, service informatique…), le référentiel de paie peut se présenter sous la forme d’un document écrit, d’une base de données sous forme de compilation de fichiers, ou d’une ressource disponible en ligne et accessible à toutes les personnes concernées par la paie dans l’entreprise.

Ce référentiel sert de ce fait à traduire les procédures de paie, en langage courant et compréhensible par tous les acteurs qui sont susceptibles d’être intéressés de près ou de loin à la gestion de la paie au sein de l’entreprise : service des ressources, service de la comp27tabilité, service de la paie, direction générale…

Le référentiel de paie regroupe ainsi les informations relatives, entre autres, aux différentes procédures telles que les divers taux de cotisations sociales, les barèmes qui sont appliqués pour les différentes catégories de salariés, les conventions collectives en vigueur ainsi que les accords d’entreprise.

Les renseignements concernant la gestion des aspects relatifs au droit du travail sont également consignés dans le réglementaire de paie : les procédures de gestion du temps de travail, gestion des absences et des congés, la gestion des différents types de contrat (CDD, CDI, contrats aidés, et autres contrats spécifiques…), la gestion des divers avantages en nature… mais également le règlement intérieur, les informations relatives à l’historique des sanctions pour  chaque salarié et l’état des procédures disciplinaires dont le gestionnaire de paie devra tenir compte.

Le réglementaire de paie, en tant qu’outil de référence pour toutes les procédures relatives à la paie, doit être périodiquement actualisé et tenu à jour pour l’intégralité des données collectées. C’est un outil d’une importance capitale pour le gestionnaire de paie qui veut fiabiliser et structurer les processus relatifs à la rémunération, et permet à chaque acteur de la paie d’avoir sous la main un document unique, présentant les modalités de calcul et de gestion à considérer dans chaque condition remplie.

Par ailleurs, le réglementaire de paie regroupe les principes qui serviront de point de départ au paramétrage ultérieur du logiciel de paie. En effet, ce sont les règles procédurales et opérationnelles concernant la rémunération, inscrites dans le référentiel de paie, qui seront traduits en paramètres informatiques au niveau du logiciel de gestion de la paie. C’est pourquoi, il se peut que le référentiel de paie élaboré au sein d’un entreprise soit constitué d’une partie contenant les règles opérationnelles servant aux gestionnaires ou aux responsables de paie, et d’une partie technique décrivant les paramétrages du logiciel de gestion de la paie.

Quelles informations le réglementaire de paie doit-il contenir ?

En tant que document de référence à l’usage de tous les acteurs qui sont, de près ou de loin, concernés par la paye, le réglementaire de paie est une compilation de plusieurs rubriques, prenant en compte les informations issues de plusieurs entités de l’entreprise. Aussi, pour chaque évènement de gestion et pour chaque élément de rémunération, une procédure est définie, traduite par à travers une rubrique spécifique, et détaillant :

• la ou les personnes en charge de la procédure
• le délai de réalisation de chaque action de la procédure
• les personnes ressources à contacter pour la réalisation de chaque action
• les documents nécessaires à la mise en œuvre de la procédure
• les étapes méthodologiques à suivre lors de chaque phase.

En outre, le réglementaire de paie doit également contenir des parties traitant de son contexte de mise en place, son mode d’utilisation et de lecture, afin que sa prise en main puisse être facilitée au maximum, le but étant de fournir aux utilisateurs un référentiel concis et précis.

L’exemple ci-dessous permet d’apprécier, à titre indicatif, les différentes rubriques d’information que le réglementaire de paie d’une entreprise devrait contenir.

Généralités

• 1. Calendrier des horaires et des cycles
• 2. Profils de population
• 3. Types de contrat de travail
• 4. Classification hiérarchique

Spécificités paie

• 1. Accord d’entreprise, usages à décrire
• 2. Minimas applicables
• 3. Rémunération de base
• 4. Prime d’ancienneté
• 5. Traitement des heures supplémentaires
• 6. Repos compensateur
• 7. Heures dimanche, heures de nuit, majoration pour jours fériés
• 8. Traitement des absences
• 9. Primes fournies par la Direction des Ressources Humaines
• 10. Traitement paie de la maladie
• 11. Avantages en nature
• 12. Titres restaurants
• 13. Méthode d’acquisitions, prise et remise à zéro des compteurs
• 14. Gratifications
• 15. Primes calculées par la paie
  • 15.1. Primes de vacances
  • 15.2. 13ème mois
• 16. Mutuelle
• 17. Remboursement transport
• 18. Panier jour
• 19. Prêt et acompte
• 20. Opposition sur salaire et pension alimentaire

Interface comptable

• 1. Comptabilisation paie et fichier interface informatique
• 2. Provisions
  • 2.1. Provisions congés payés
  • 2.2. Provisions RTT
  • 2.3. Provisions CET (compte épargne temps)
  • 2.4. Provisions 13^e mois
  • 2.5. Provisions prime vacances

Documentation

• 1. Extraits conventions collectives
• 2. Procédure sécurité sociale
• 3. Contacts des interlocuteurs sociaux utiles

Flux d’informations

• 1. Validation des variables de paie
• 2. Transmission des variables de paie
• 3. Validation des bulletins de paie
• 4. Transmission des données de paie

Méthodologie pour la création du réglementaire de paie

Objectivement, la création du réglementaire de paie au niveau d’une entreprise porte sur la réalisation d’un audit de l’ensemble de la paie, afin de créer un document de référence qui va permettre rendre formelles les règles de gestion et de sécuriser la paie, tout en assurant la possibilité d’une prise en main effective de la connaissance en matière de paie par les nouveaux collaborateurs qui intègrent l’entreprise.

Par ailleurs, au-delà de la sécurisation immédiate de la gestion de la paie, cette formalisation est une phase obligatoire pour sa mise à niveau, à travers l’actualisation  ainsi que l’optimisation des procédures mises en œuvre. La méthodologie utilisée pour l’élaboration d’un référentiel de paie associe les travaux d’étude et d’analyse au sein de l’entreprise, et des travaux de réalisation en back-office, dans le cas où l’entreprise fait appel aux services d’un prestataire pour la réalisation du réglementaire de paie et sa mise en œuvre.

À titre indicatif, la durée de la prestation est de 1 jour pour 20 rubriques spécifiques du système de paie. Il faut également prendre en considération qu’un audit de conformité de la paie effectué au préalable réduit considérablement la durée effective de réalisation du réglementaire de paie par le prestataire. Les étapes suivantes montrent la procédure suivie pour l’élaboration d’un réglementaire de paie.

Étape 1 : Tenue d’une réunion de cadrage effectuée entre l’équipe chargée de la conception et les responsables de l’entreprise

• Présentation de la démarche.
• Sélection des rubriques à rédiger.
• Récapitulatif des sources de droit.
• Analyse de 20 rubriques.
• Production en back-office des fiches relatives aux rubriques étudiées.

Étape 2 : 2ème réunion et réunions suivantes en fonction du nombre de rubriques à étudier

• Processus identique à la 1ère réunion.
• Validation des 20 premières fiches réalisées en back-office.
• Analyse de 20 nouvelles rubriques supplémentaires.
• Production en back-office des nouvelles fiches relatives aux rubriques.

Étape 3 : Phase de bilan

• Présentation du réglementaire de Paie au responsable Paie et au commanditaire.
• Validation finale du livrable par l’entreprise.

À l’issue de cette dernière phase, le réglementaire de paie de l’entreprise est prêt à l’emploi. Il ne faut pas perdre de vue que ce document nécessite une actualisation, en fonction des changements qui s’opèrent et dont il faut tenir compte dans le cadre de la gestion de la paie. À cet effet, en fonction de la taille de la structure, une équipe dédiée ou une personne désignée, devra être chargée de cette mise à jour régulière, afin de faire vivre au mieux le réglementaire de paie.

Les avantages de la mise en place d’un réglementaire de paie

La mise en place d’un réglementaire de paie au sein du service de gestion de la paie prend tout son sens dans la sécurisation des procédures, mais également dans la structuration et l’optimisation des pratiques y afférentes. En effet, tous les processus et les éléments de rémunération qui constituent la paie sont détaillés et définis au cas par cas. Cela permet aux acteurs de disposer de l’expertise et du savoir-faire en matière de paie, à travers un document-type consignant les règles de calcul et de gestion à mettre en œuvre pour chaque situation de gestion rencontrée.

À bien des égards, le « référentiel de paie » est la pièce maîtresse à l’usage des gestionnaires de paie qui ont besoin de se reposer sur une expertise et sur un savoir-faire : il permet d’optimiser et d’unifier les procédures de paie, mais également de les simplifier et de substituer les bonnes pratiques aux mauvaises croyances. Il facilite également l’intégration des nouveaux venus dans le service gérant l’administration du personnel, en leur permettant de disposer d’un document de référence sur les règles de paie appliquées au sein de l’entreprise.

Bien qu’étant relativement complexe à réaliser et prenant du temps, le référentiel de paie est un document dont l’utilité, voire la nécessité n’est pas à débattre au vu de son importance. En effet, les risques liées à la gestion de la paie sont réduits à travers l’uniformisation des procédures et la facilitation du transfert des connaissances et des compétences en matière de paie.