Urssaf et cotisants : des relations modifiées

Règles de régularisation

Le décret modifie les règles de régularisation des cotisations à partir de janvier 2017.

Aujourd’hui, les employeurs ont le choix entre la régularisation progressive et la régularisation annuelle.
Dans la régularisation annuelle, l’employeur procède à l’expiration de chaque année civile, à une régularisation portant sur la différence entre d’une part le total des rémunérations déclarées au titre de l’année civile à concurrence du plafond et d’autre part le montant des rémunérations qui ont donné lieu au calcul et au versement des cotisations plafonnées.

Cette régularisation doit être payée le 31 janvier de l’année suivant celle au titre de laquelle les cotisations sont dues.

Dans le décret du 8 juillet, il est prévu la disparition du versement régularisateur annuel avec le Tableau récapitulatif annuel dans le cadre de la mise en oeuvre de la déclaration sociale nominative (DSN) à partir du 1er janvier 2017.

À l’avenir, l’employeur corrigera lors de l’échéance déclarative la plus proche les erreurs constatées dans ses déclarations des mois précédents et versera à la même échéance le complément de cotisations et de contributions sociales. Les sommes versées indûment seront déduites du montant des cotisations et contributions sauf demande de remboursement. Les majorations et pénalités de retard ne seront pas applicables au versement régularisateur sous deux conditions :

• régularisation lors de la première échéance suivant la déclaration et
• versement initial, versement régularisateur inférieur à 5 % des cotisations initiales

Cette réforme entrera en vigueur le 1er janvier 2017.

Source : c. séc. soc. art. R. 243-10 modifié

Remise gracieuse des majorations et pénalités de retard

En matière de demande de remise gracieuse des majorations et pénalités de retard, les cas d’exclusion sont revus depuis le 11 juillet 2016. Désormais, seules les hypothèses liées à un constat de travail dissimulé en ferment l’accès.

Il n’est plus exigé que l’employeur établisse dûment sa bonne foi pour obtenir une remise gracieuse.

Sources : c. séc. soc. art. R. 243-20 modifié & c. trav. art. L. 8221-3 et L. 8221-5

Vérification des déclarations URSSAF et contrôle sur pièces

Dans le cadre de la procédure de vérification des déclarations, l’URSSAF opérant un redressement en informe le cotisant par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. En réponse, les formalités effectuées par le cotisant peuvent l’être par tout moyen donnant date certaine à leur réception.

Par ailleurs la procédure de contrôle sur pièces deviendra applicable à compter du 1er janvier 2017 aux cotisants dont l’effectif est de moins de 11 salariés (au lieu de 9 salariés au plus actuellement).

Sources : c. séc. soc. art. R. 243-43-4 modifié et R. 243-59-9 nouveau ; c. sec. soc. art. R. 243-59-3 modifié

Contrôle URSSAF

Concernant le contrôle URSSAF, plusieurs changements sont prévus, dont :

– le délai séparant l’avis de passage de la première visite est officiellement fixé à au moins 15 jours (auparavant, il s’agissait d’un délai recommandé par circulaire, dénué de force juridique contraignante) ;

– en cas de contrôle d’une personne morale (ex. : société), l’avis de passage sera adressé à l’attention du représentant légal et au siège social de l’entreprise ou de son établissement principal ; sauf précision contraire, l’avis envoyé vaudra pour tous les établissements de la personne contrôlée ;

– la charte du cotisant contrôlé, qui doit être visée dans l’avis de passage, deviendra opposable à l’URSSAF ;

– dans le cadre du contrôle, l’agent le réalisant pourra demander que les documents à consulter soient présentés selon un classement nécessaire au contrôle dont il aura au préalable informé la personne contrôlée ;

– la lettre d’observations adressée au cotisant contrôlé devra désormais être motivée par chef de redressement, comprenant les considérations de droit et de fait qui constituent leur fondement ainsi que le cas échéant l’indication du montant des assiettes correspondant ;

– dans le cadre de la réponse à la lettre d’observations, le cotisant pourra indiquer toute précision ou tout complément qu’elle juge nécessaire notamment en proposant des ajouts à la liste des documents consultés ;

– lorsque la personne contrôlée a répondu à la lettre d’observations dans les délais impartis, l’agent de contrôle devra, dans sa propre réponse, apporter une réponse motivée à chaque observation exprimée de manière circonstanciée (dans sa réponse, il devra détailler, par motif de redressement, ceux qui ne sont pas retenus et ceux qui demeurent envisagés).

Dans le cadre de l’exploitation de documents dématérialisés, l’entreprise contrôlée devra mettre à disposition de l’agent de contrôle qui le demande un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur son matériel.

Le décret précise également les conditions dans lesquelles un contrôle antérieur n’ayant pas donné lieu à observations peut constituer un argument de défense de l’entreprise contrôlée. Pour ce, l’URSSAF doit avoir eu l’occasion au vu des documents consultés de se prononcer en toute connaissance de cause sur ces éléments et les circonstances de droit et de fait au regard desquelles les éléments ont été examinés sont inchangées.

Toutes ces mesures s’appliquent aux contrôles engagés à compter du 11 juillet 2016, sauf celle concernant la charte du cotisant contrôlée, applicable seulement à partir du 1er janvier 2017.

Sources : c. séc. soc. art. R. 243-59 modifié ; c. séc. soc. art. R. 243-59-1 modifié ; c. séc. soc. art. R. 243-59-7 nouveau ; c. séc. soc. art. R. 244-1 modifié ; c. séc. soc. art. R. 243-59-4 nouveau ; c. séc. soc. art. R. 142-1 modifié ; c. séc. soc. art. R. 142-4 modifié ; Décret 2016-941 du 8 juillet 2016, JO du 10. 

Contenu de la mise en demeure

La mise en demeure précise la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, la période à laquelle elles se rapportent, ainsi que, précise pour l’avenir le code de la sécurité sociale, les majorations et pénalités qui s’y appliquent.

Le décret renforce le contenu de la mise en demeure lorsqu’elle fait suite à un contrôle URSSAF, en vue d’améliorer l’information des cotisants. Il est ainsi prévu qu’à partir du 1er janvier 2017 le document mentionne également :

• au titre des différentes périodes annuelles contrôlées, les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés le cas échéant à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent chargé du contrôle ;
• la référence et les dates de la lettre d’observations et, le cas échéant, du dernier courrier établi par l’agent en charge du contrôle lors des échanges consécutifs à la lettre d’observation.

Autres mesures signalées

Le décret revient aussi sur les hypothèses de recours à la taxation forfaitaire et les modalités de calcul du forfait, pour les contrôles engagés à partir du 11 juillet 2016.

Pour les mises en demeure notifiées à compter du 1er janvier 2017, la modification du délai de saisine de la commission de recours amiable (CRA), qui passe à 2 mois à compter de la notification de la mise en demeure (au lieu d’un mois).

En outre, toujours à partir de 2017, il est prévu que dans le cas d’un redressement consécutif à un contrôle URSSAF ou à une procédure de vérification des déclarations, la décision de la CRA comporte de nouvelles mentions :

• détail, par motif de redressement, des montants qui, le cas échéant, sont annulés et ceux dont le cotisant reste redevable au titre de la mise en demeure ;
• indication des délais et voies de recours.

Sources : Décret 2016-941 du 8 juillet 2016, JO du 10