Quelles sont les différentes étapes à respecter pour accueillir un nouveau salarié ? Comment faire en sorte que le nouveau collaborateur soit efficace, opérationnel et productif plus rapidement ? Comment l’intégrer au mieux aux équipes existantes ?
Voici quelques conseils à mettre en œuvre par les services RH pour un onboarding réussi !
Conseil n°1 : Préparer l’arrivée du nouvel embauché
Pour réussir un onboarding, celui-ci doit être préparé en amont.
Les équipes déjà en place doivent donc être informées de l’arrivée de leur nouveau collègue. Chacun doit connaître les tâches qui lui seront confiées et sa place au sein de l’équipe
Cette information préalable est essentielle dans les deux sens.
Rien de plus vexant pour le nouvel arrivant que de ne pas se sentir attendu et accueilli. Mais il n’est pas plus agréable pour les salariés déjà en place de voir débarquer dans une équipe un nouveau collègue du jour au lendemain sans en avoir été averti au préalable. Personne ne doit être surpris ou étonné.
Vous devez aussi vous assurer que le nouveau salarié dispose de tout le matériel nécessaire à l’accomplissement de ses missions : un bureau, un ordinateur, une ligne téléphonique, une tenue de travail, des fournitures, une carte d’accès à l’entreprise, etc.
De même, les comptes utilisateurs, les mots de passe et accès internet doivent avoir été créés en amont pour pouvoir les attribuer au nouvel embauché dès son premier jour de travail.
Il est également important de lui fournir un planning prévisionnel avec les dates des différentes formations et réunions auxquelles il devra participer dans les semaines qui suivent.
Conseil n°2 : Intégrer dans la durée
L’intégration d’un salarié ne se fait pas en un jour ! Même si la première impression, celle vécue le premier jour est essentielle, ce premier jour ne constitue que le début d’un processus d’intégration qui devra s’étaler sur plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
Il ne faut pas vouloir aller trop vite et comprendre qu’il est nécessaire de laisser du temps à une personne nouvellement embauchée pour assimiler toutes les procédures mises en place dans l’entreprise mais aussi sa culture, ses valeurs.
Une prise de poste progressive permet souvent de réduire l’appréhension liée à certaines missions jugées plus stressantes ou difficiles et évite des démissions hâtives en cours de période d’essai.
Conseil n°3 : Réduire la paperasse
L’idéal est de faire parvenir au nouvel embauché l’ensemble des documents administratifs liés à l’entreprise avant son premier jour de travail. Ainsi, le salarié peut les lire, les remplir et les signer calmement, sans précipitation depuis son domicile.
Ces documents peuvent notamment concerner :
- la mutuelle,
- les représentants du personnel,
- l’histoire de l’entreprise (sa création, ses filiales, ses produits),
- des journaux internes,
- des informations pratiques sur la cantine, les tickets repas, les adresses utiles, etc.
Débarrassé de ces différentes lectures, le salarié peut alors se consacrer entièrement aux tâches liées à son métier et non aux tâches administratives !
Conseil n°4 : Impliquer les autres salariés
Tous les salariés doivent être impliqués dans le processus d’intégration et d’accueil des nouveaux salariés. Le nouvel arrivant doit se sentir à l’aise dans son nouvel environnement de travail mais aussi auprès des autres salariés.
Il est essentiel de présenter les différentes fonctions existant dans l’entreprise et les personnes qui les exercent. Connaître l’entreprise dans sa globalité est indispensable pour une intégration réussie.
Selon la fonction occupée par le nouveau salarié, la désignation d’un tuteur ou d’un parrain peut permettre de l’accompagner quelques temps.
Le tuteur, choisi pour sa pédagogie et son envie de transmettre, aura pour mission de :
- présenter les produits et les méthodes de travail ;
- présenter les autres collaborateurs de l’équipe ;
- donner des renseignements pratiques (organisation de la cantine d’entreprise, du vestiaire, du parking, la machine à café, etc.) ;
- effectuer une visite détaillée des locaux.
Cette visite peut être l’occasion de communiquer au nouveau salarié le règlement intérieur de l’entreprise et les consignes de sécurité : plan de circulation, issues de secours, procédures d’évacuation en cas d’incendie, port des équipements de protection individuelle, etc.
Ce système permet également de valoriser les salariés les plus expérimentés qui voient dans cette mission de tuteur une reconnaissance de leur travail par l’employeur.
Conseil n° 5 : Rédiger une fiche d’intégration
Pour ne rien oublier, il est conseillé de formaliser les différentes étapes de l’intégration dans une fiche d’accueil et d’intégration. Cette fiche permet de recenser, organiser et encadrer les différentes étapes à respecter. En pratique, elle prendra la forme de check-list à cocher au fur et à mesure du processus d’intégration.
Les rubriques suivantes peuvent être développées :
- Tâches à effectuer avant l’arrivée ;
- Formalités administratives à accomplir ;
- Documents à fournir ;
- Personnes à prévenir.
Conseil n°6 : Rester à l’écoute
Toute procédure d’intégration et d’accueil des nouveaux salariés doit pouvoir évoluer en prenant en compte les remarques effectuées par chacun lors de son arrivée. Le service RH ne doit pas hésiter à questionner les salariés quelques jours et même quelques mois après leur embauche pour ajuster le processus de onboarding mis en place dans l’entreprise.
Le recrutement d’un salarié implique souvent un investissement en temps et en argent, notamment si des cabinets de recrutement interviennent. Une intégration réussie devient alors un enjeu stratégique à ne pas négliger !
