Les nouvelles modalités de la déclaration préalable à l'embauche

Depuis le 1er août 2011, la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) et la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ont fusionné.

Textes de référence : Articles D 1221-1 et suivants du code du travail

La déclaration préalable à l’embauche contribue à la simplification des démarches liées à l’embauche.

Cette déclaration obligatoire offre en effet la particularité de regrouper de nombreuses formalités.

Au moyen de la déclaration préalable à l’embauche, l’employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

1. L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole,
2. L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance
3. L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage
4. La demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole
5. La demande d’examen médical d’embauche

Toute embauche d’un agent relevant du régime général de la Sécurité sociale, doit faire l’objet d’une DPAE.
Cette déclaration est obligatoire, quelles que soient les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement.

La déclaration préalable à l’embauche est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche.

La déclaration préalable à l’embauche est effectuée par voie électronique ou sur un formulaire spécifique.

L’employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l’URSSAF par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Lorsqu’il est transmis par télécopie, l’employeur conserve l’avis de réception émis par l’appareil et le document qu’il a transmis jusqu’à réception de l’accusé de réception reprenant les informations fournies.

Lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. L’employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu’à réception de l’accusé de réception.

Lorsque la déclaration est effectuée par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d’authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d’identification de l’établissement employeur, du numéro national d’identification du salarié s’il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s’il a déjà fait l’objet d’une déclaration préalable à l’embauche dans un délai de 14 mois tout en indiquant les date et heure d’embauche ainsi que les nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois.

Lors de l’embauche du salarié, l’employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception.

Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Le non-respect de l’obligation de déclaration préalable à l’embauche entraîne une pénalité dont le montant est égal à trois cents fois le taux horaire du minimum garanti.